Выгрузка данных из Битрикс24 в Excel

Ситуация

Наш клиент — крупная строительная компания, для которой мы внедряем и настраиваем Битрикс24. Один из ключевых бизнес-процессов в компании — комплектация строительных объектов. Он состоит из двух воронок: общее согласование заявки и согласование каждой отдельной позиции.

В первой воронке руководитель объекта оформляет заявку на его комплектацию, перечисляя в ней все необходимые материалы, оборудование, технику. Эту заявку согласуют сотрудники производственно-технического отдела, отдела снабжения и службы безопасности.

В следующей воронке начинается работа с каждым элементом заявки: проводится конъюнктурный анализ, согласуется стоимость, осуществляется поставка и готовятся документы. 

Проблема

Иногда заявки в электронном виде недостаточно, и нужна её распечатанная копия. Например, регламент компании требует, чтобы заявку подписал руководитель — для этого необходим файл, который можно распечатать и отдать на подпись. Такой документ нужен и отделу снабжения, сотрудники которого отвечают за физическую комплектацию объекта.

В этот момент и возникает сложность — как это лучше сделать? Можно переписать содержимое заявки в отдельный файл и распечатать, но это было бы неудобно и занимало бы слишком много времени, особенно с учётом того, что в заявке может быть больше ста позиций. А в случае внесения изменений в заявку потребовалось бы корректировать файл вручную.

Так перед нами встала задача оптимизировать и ускорить подготовку печатного документа.

Решение

Для решения этой задачи мы реализовали смарт-процесс, который формирует Excel-файлы на основе информации по заявке. Работает процесс так.

Инициатор создаёт новую заявку и во вкладке «Общие» фиксирует основные данные по объекту: даты начала и окончания выполнения работ, номер договора, регион реализации.

После этого пользователь переходит на вкладку «Комплектация объектов», где составляет перечень необходимых позиций. Для этого он нажимает на значок плюса и добавляет в таблицу новые строки:

Для каждого элемента он выбирает категорию (например, «Строительные материалы»), указывает наименование (например, «Песок»), единицу измерения и количество.

Когда список составлен и заявка переходит на этап согласования, в поле «Заявка на комплектацию (файл)» появляется ссылка на Excel-файл с полным перечнем позиций. 

Этот файл можно скачать, он готов к работе, и в нём зафиксирована вся необходимая информация о каждой позиции: от фамилии ответственного за заявку до желаемой даты поставки на объект. 

Проблему поддержания файла в актуальном состоянии мы также решили. Если в процессе согласования заявки руководитель просит либо скорректировать некоторые позиции (например, сократить количество стройматериалов), либо вовсе удалить их, то заявка возвращается на первый этап воронки. Ответственный сотрудник редактирует её в соответствии с комментариями руководителя. Когда все изменения внесены, Excel-файл автоматически обновляется, а его предыдущая версия удаляется из Битрикс24, чтобы не занимать место на диске. В результате в любой момент файл с заявкой будет актуален.

Результат

В этом проекте мы реализовали для клиента смарт-процесс, формирующий в Excel необходимые документы. Вот преимущества такого способа:

• Удобство: Excel-таблица формируется автоматически, и для её скачивания достаточно перейти по ссылке в карточке заявки.
• Скорость: не нужно вручную перепечатывать или копировать данные из Битрикс24, таблица составляется моментально.
• Актуальность: любое изменение в составе позиций сразу отражается в итоговом файле — таким образом, он всегда актуален.