Кейс «Крит»: модуль учета рабочего времени и ведения проектов в Bitrix24

Ситуация

Компания «Крит» работает по проектной модели и фиксирует трудозатраты каждого сотрудника. На основании полученных данных оценивается стоимость проектов и начисляется заработная плата. До перехода в Bitrix24 коллеги вносили данные вручную в самописную систему, каждый специалист тратил на заполнение около 2–3 часов за расчетный период.

Разработали кастомный модуль учета трудозатрат и ведения проектов на базе Bitrix24. Вся работа теперь ведется в режиме одного окна: задачи, проекты и фиксация времени в одной системе. Время от формирования заявки до открытия проекта сократилось до полудня.

Самописная система и 3 проблемы, тормозившие работу

До внедрения модуля сотрудники «Крит» использовали несколько программ одновременно. Проекты велись в одном месте, трудозатраты фиксировались в другом, а для согласования приходилось переносить данные вручную.

• Ручной ввод трудозатрат. Каждый специалист самостоятельно заводил данные о затраченном времени. На заполнение за 1 расчетный период (с 1 по 15 или с 16 по 30/31 число месяца) уходило 2–3 часа.
• Работа в нескольких программах. Для фиксации времени, ведения проекта и согласования результатов сотрудники переключались между разными системами. При открытии нового проекта данные сначала заводились в одной программе, затем переносились в другую и только потом согласовывались.
• Отсутствие единой аналитики. Руководители видели трудозатраты в одной системе, статусы задач в другой, финансовые расчеты в третьей. Целостная картина по проекту формировалась только вручную.

2 модуля в 1 решении: учет времени и управление проектами

Для компании «Крит» разработали комплексную систему на базе Bitrix24, состоящую из двух связанных частей: модуля учета трудозатрат и модуля ведения проектов.

Учет трудозатрат сотрудника

Каждый сотрудник видит персональный лист с назначенными проектами, этапами и задачами. Из листа переходит в конкретную задачу, смотрит описание, сроки, файлы и переписку с коллегами. Для фиксации времени достаточно ввести количество часов прямо в карточке задачи. Система мгновенно обновляет данные за текущий период.

По завершении расчетного периода сотрудник отправляет трудозатраты на согласование руководителю проекта. После подтверждения информация поступает в HR-отдел для начисления заработной платы. Аналитический отчет показывает, сколько сотрудников задействовано на проекте, какие трудозатраты зафиксированы за период и какие комментарии оставлены.

Ведение проектов на базе смарт-процессов

Проектное управление реализовано через смарт-процессы Bitrix24. Жизненный цикл проекта проходит по выстроенному бизнес-процессу: формирование заявки, согласование, открытие, выполнение работ, утверждение результатов, выплата бонусов и закрытие.

Каждый проект по договору делится на этапы (до 5), каждый этап содержит задачи с назначенными исполнителями и сроками. Все элементы связаны между собой, управляются из единого интерфейса и защищены гибкой системой прав доступа.

8 типов проектов и сложная логика согласований за 12 месяцев

Реализация заняла около 12 месяцев. Главной сложностью стали 8 типов проектов, и для каждого действовали свои условия. Где-то требовались дополнительные поля, где-то расширенное согласование, где-то специфический учет. Стандартные инструменты Bitrix24 под такую вариативность рассчитаны не были, поэтому потребовалась комбинация бизнес-процессов, кодовых доработок и настроек отчетности.

Согласование трудозатрат тоже оказалось нетривиальным. Первоначально логика выглядела линейно: сотрудник вводит цифру, руководитель подтверждает. На практике выявились десятки условий и сценариев, под каждый выстраивалась отдельная цепочка автоматизации.

Сейчас 95% функциональности отлажено и работает в штатном режиме. Оставшиеся 5% приходятся на задачи развития: новые доработки и расширение возможностей модуля.

Открытие проекта за полдня вместо переключений между 3 программами

Сотрудники компании «Крит» работают с системой уже 3-й расчетный период (около 1,5 месяцев). Вот что изменилось:

• Время от заявки до открытия проекта сократилось до полудня. Раньше приходилось заводить данные в одной программе, переносить в другую и согласовывать. Теперь весь процесс проходит внутри Bitrix24.
• Режим одного окна. Задачи, проекты, трудозатраты и согласования находятся в единой системе. Сотрудники перестали переключаться между программами и тратить время на ручной перенос данных.
• Прозрачная аналитика по проектам. Руководитель в реальном времени видит, сколько людей задействовано на проекте, какие трудозатраты зафиксированы и на каком этапе находятся работы.
• Удобная фиксация времени. Вместо 2–3 часов ручного заполнения за период сотрудник вводит часы в карточке задачи за несколько секунд.

Автоматизация учета рабочего времени и проектного управления разгрузила сотрудников «Крит» от рутины. Часы, которые раньше уходили на ручной ввод и переключение между программами, теперь расходуются на выполнение проектных задач.

Если ваша компания работает по проектной модели и сотрудники тратят много времени на фиксацию трудозатрат вручную, оставьте заявку. Подберем решение и встроим учет рабочего времени в Bitrix24 под вашу специфику.