Как нефтегазовая компания вернула себе CRM после ухода Salesforce

Ситуация

Производитель оборудования для нефтегазовой отрасли обратился к нам с запросом: «Перенесите данные из Salesforce в “Битрикс24”». 

Задача понятная, но когда начали разбираться, оказалось, что потребность была не только в переезде.

1. Полная зависимость от чужой системы и потеря контроля

Все процессы, включая согласования и отчеты, были заперты в Salesforce и управлялись «сверху». Нельзя ничего изменить или адаптировать под свои нужды. Компания не владела своей CRM

2. Риск саботажа со стороны опытной команды

Менеджеры и руководители привыкли работать в интерфейсе Salesforce и через почту. Переход на стандартный «Битрикс24» грозил сопротивлением и потерей эффективности — люди просто не готовы работать в неудобной для них системе.

3. Ключевые процессы висели на почте и Excel

После ухода Salesforce согласование сделок, рисков и бюджетов перешло в хаотичную переписку по почте. Процессы терялись, затягивались, не было понятно, на каком этапе находится проект, кто виноват в задержке. Это приводило к срыву сроков, и в результате –– упущенной прибыли.

4. Данные под угрозой, истории нет

Вся история коммуникаций, контактов и сделок осталась в недоступной CRM. Без правильного переезда компания рисковала потерять не только информацию, но и коннект с клиентами.

Таким образом, переезд был не просто технической задачей, а первым шагом к построению своей экосистемы, где дальше нужно было автоматизировать согласования, платежи и отчетность. Но сначала сохранить данные и сделать так, чтобы команда захотела работать в новой системе.

Решение

Полностью перестроили систему, сделали ее удобной для менеджеров и автоматизировали самый сложный процесс — согласование коммерческих проектов и рисков.

Вот как теперь все работает.

Этап 1. Переезд и кастомизация интерфейса

Первым делом перенесли все исторические данные по сделкам из Salesforce. Чтобы менеджеры не саботировали новую систему, полностью переделали интерфейс сделки в «Битрикс24», сделав его максимально похожим на старый. Это позволило команде быстрее адаптироваться.

Этап 2. Автоматическое согласование проектов

Раньше менеджеры вручную решали, кому и в каком порядке отправлять проект на согласование. Теперь в карточке сделки есть вкладка «Коммерческое согласование». Менеджер создает новый запрос, система сама определяет цепочку согласующих (L0, L1, L2…) на основе бюджета, маржинальности и продукта.

Этап 3. Уведомления на почту

Руководители часто не хотят заходить в CRM, поэтому согласование приходит к ним прямо в email — с полной информацией по сделке и двумя кнопками: «Согласовать» или «Отклонить». Ответ из письма автоматически меняет статус в «Битрикс24».

Этап 4. Визуальный контроль и параллельные процессы

Пока сделка на рассмотрении, ключевые поля подсвечиваются желтым. После успешного согласования они становятся зелеными. Параллельно можно запустить согласование рисков и другие процессы — система укажет нужные поля для заполнения в зависимости от типа сделки (если MSA, то не требуется), бюджета и других нюансов.

Этап 5. Гибкость и самостоятельность бизнеса

Матрица согласования не зашита в код. Бизнес может сам менять правила. Например, если бюджет больше 100 млн, а маржинальность меньше 25%, то нужно согласование до ступени L3. Можно назначать ответственных прямо в админке системы.

Как это работает

1. Менеджер заполняет сделку. Вручную вносит ключевые данные: бюджет, продукт, маржинальность.
2. «Коммерческое согласование». В карточке сделки он переходит на вкладку, нажимает «Create» и формирует запрос.
3. Лист согласования. Во вкладке Approval details менеджер вносит комментарии руководителям, чтобы создать лист согласования. Далее система сама определяет, кто должен согласовывать и подставляет людей в список.
4. Запуск. После подтверждения активной сделки в CRM ставится задача согласующему, а руководителю приходит письмо на почту с данными.
5. Согласование. Руководитель принимает или отклоняет задачу и пишет комментарий. Если согласовано, поля становятся зелеными. Отклонено — менеджер видит комментарий, исправляет замечания и запускает процесс заново.

Если есть несколько уровней согласования, система автоматически переходит к следующему руководителю в цепочке. Параллельно можно работать с другими процессами — система покажет нужные поля. Также в ленте видны все процессы: комментарии, время согласования.

Результат

Команда быстро начала работать в новой CRM

Знакомый интерфейс и автоматизация рутины помогли сразу приступить к задачам вместо изучения системы.

Согласование сделок стало прозрачным

Теперь каждый видит, где решение, кто отвечает и каковы сроки. Эта ясность убрала лишние вопросы и ускорила процесс.

Бизнес получил контроль над правилами

Все настройки согласования теперь живут в гибкой админке. Их можно менять под новые задачи без помощи программистов.

Данные и история клиентов сохранены

Компания перенесла все старые сделки и теперь полностью владеет своей клиентской базой и процессами.