Автоматизация платежей и сверки счетов в Bitrix24

Ситуация

Выставление и оплата счетов были разорваны между двумя системами: CRM и банковским ПО. Из-за этого возникало много сложностей:

• Риск ошибок. Бухгалтер каждый раз переписывал реквизиты из карточки счета в Bitrix24 в форму «Банк-клиента». Одна опечатка в номере счета или сумме вела к серьезным последствиям.
• Путаница с подтверждениями. Чтобы отметить счет оплаченным, финансисту приходилось вручную искать платежки в почте или выписке, скачивать и загружать их в сделку. Это было медленно и ненадежно.
• Невозможность контроля частичных оплат. Если клиент вносил предоплату или оплачивал счет частями, отследить это в CRM было сложно. Статус счета не обновлялся, что вело к ошибкам в отчетах и лишним напоминаниям контрагентам.
• Долгое согласование. Руководитель, видя в Bitrix24 счет «на оплате», не понимал, отправлен ли он в банк и оплачен ли он. Это мешало быстро закрывать финансовые периоды.

На обработку одного цикла «счет — оплата — подтверждение» могло уходить до 2–3 рабочих дней.

Решение

Избавили бизнес от рутины, создав в Bitrix24 модуль, который сам ведет счет от готовности к оплате до полного закрытия.

Отправляем счет в банк за секунду

В карточке счета в Bitrix24 появилось специальное поле с данными для оплаты: номер счета, назначение, НДС. Бухгалтер одним кликом нажимает кнопку «Экспорт».

Система мгновенно генерирует структурированный файл (в формате, поддерживаемом «Банк-клиентом» заказчика). Этот файл остается только загрузить в систему, все реквизиты в нем уже точны и заполнены.

Загружаем подтверждение оплаты одним кликом

После того как контрагент оплатил счет, бухгалтер выгружает из «Банк-клиента» файл с подтверждением (платежное поручение). Вместо поиска нужной сделки и ручной загрузки, он просто нажимает кнопку «Импорт» в Bitrix24 и выбирает этот файл.

Система автоматически находит в CRM счет по реквизитам, прикрепляет к нему платежку и ставит статус «Оплачен».

Контролируем частичные оплаты

Если клиент заплатил не полностью, система это покажет. В карточке счета отображается внесенная сумма, а сам счет остается в статусе «На оплате». Платежное поручение при этом уже зафиксировано в системе.

Это дает полную прозрачность: менеджер и финансист видят, сколько уже поступило и сколько еще ожидается. Счет не закроется, пока не придут все деньги, — это страхует от недоплаты. Можно загрузить несколько платежек на один счет.

Результат

Вот что изменилось в ежедневной работе после внедрения системы:

• Свобода от рутины. Время обработки счетов сократилось на 80%. Освободившиеся часы бухгалтерия тратит на аналитику и стратегические задачи.
• Точность под контролем. Ошибки в реквизитах из-за человеческого фактора полностью исключены. Платежи всегда доходят до цели.
• Прозрачность в реальном времени. Статус любого счета в CRM всегда соответствует действительности. Руководитель видит актуальную финансовую картину здесь и сейчас.
• Порядок. Никакой траты времени на поиск документов, контроль частичных оплат и закрытие периодов. Процессы работают сами.

Автоматизация убрала рутину, ошибки и неразбериху, освободив время для более важных задач.