Как с помощью Битрикс24 легко и безошибочно распределять сотни сотрудников по проектам

Ситуация

Герой этого кейса — компания «Высота». Сфера деятельности компании — строительные работы, для которых ведется найм сотрудников и их отправка на многочисленные объекты в формате вахт. В процессе работы HR менеджеры компании:

• подбирают подходящих сотрудников и формируют общую базу;
• формируют списки людей для отправки на каждый объект, в отпуск и на перевахтовку;
• трудоустраивают сотрудников по готовым спискам.

Работа на строительных объектах устроена так, что проект может требовать отправки нескольких волн сотрудников, причём в каждой волне может быть до 100 человек. В результате документооборот существенно усложняется, а HR-специалистам становится сложно ориентироваться в длинных пофамильных списках сотрудников.

Проблема

Путаница с документами возникала из-за огромного количества сотрудников (которое достигало нескольких сотен), а также из-за того, что весь учёт вёлся в обычном Excel — и в итоге работать с такими объёмными списками приходилось вручную. Вопросы возникали на всех этапах:

• При формировании списка сотрудников для отправки на новый объект. Чтобы случайно не пригласить сотрудника, который ушёл в отпуск или уже работал на другом объекте, приходилось вручную перебирать каждую строчку в огромной таблице и уточнять актуальный статус каждого сотрудника.
• При трудоустройстве. Было сложно разобраться, какие документы уже готовы для трудоустройства, а какие ещё нужно запросить. Кроме того, отделу охраны труда приходилось формировать многие документы вручную, переписывая данные из одной формы в другую.

В результате трудоустройство затягивалось, а специалисты компании тратили слишком много времени на просмотр таблиц и подбор подходящих сотрудников.

Поэтому поставленная перед нами задачи звучала так: ускорить и оптимизировать процесс найма, оформления и отправки сотрудников на объекты. Для решения этой задачи руководство изучило отзывы наших клиентов и обратилось к нам:

«При выборе подрядчика для этой работы мы опирались на рекомендации нашего IT-отдела. Они выделили несколько разработчиков, среди которых был и Vitamin C. Мы внимательно изучили отзывы клиентов о работе каждого, рассмотрели ценовые предложения и в результате остановились именно на вас.»

Решение

Этот проект мы реализовали в системе Битрикс24.

1. Сначала спроектировали нужные воронки для найма и трудоустройства кандидатов, формирования объектов и отправки сотрудников по спискам на работу, в отпуск или на перевахтовку.
2. После этого настроили несколько смарт-процессов по отправке людей на вахту или в отпуск и по формированию строительных объектов.

С помощью этих инструментов мы помогли создать единую базу сотрудников, настроили возможность изменять статус сотрудника при наступлении определённых событий (например, при уходе в отпуск) и упорядочили все процессы на каждом этапе.

И вот как мы это сделали.

Реализация

Для начала мы добавили в карточку сотрудника дополнительные поля.

• Поле с актуальным статусом: «Трудоустроен», «В отпуске», «На перевахтовке», «Готов к выезду». Это уже существенно упростило работу — появилась возможность приглашать только тех сотрудников, кто готов к выезду, и перестать обращаться к тем, кто находится в отпуске.
• Поля с информацией о том, на каком объекте сотрудник работает сейчас и работал раньше — так стало проще подбирать на новый объект сотрудников с релевантным опытом — например, если нужно было пригласить людей, которые уже работали на похожем объекте ранее.

Из карточек сотрудника информация подтягивается в карточку объекта: там появилась сводка по всем группам сотрудников:

• кого мы запланировали отправить на объект или хотим трудоустроить;
• кто уже работает на нём;
• кто в отпуске;
• кто уволен.

Далее мы внедрили несколько смарт-процессов для отправки людей на объект, в отпуск или на перевахтовку.

• Смарт-процесс «Отправить на объект»

По просьбе клиента мы добавили возможность отправлять людей на объект волнами: например, сначала 10 электриков, а спустя несколько дней — ещё 20 монтажников. Каждая такая волна отражается в карточке объекта отдельной строкой.

Чтобы отправить людей на объект, достаточно указать их имена в соответствующем поле карточки «Отправка на объект».

• Смарт-процесс «Трудоустройство»

Этот смарт-процесс запускается, если выбранный сотрудник ещё не трудоустроен, и включает в себя стандартное поэтапное согласование кандидатуры и оформление сотрудника. HR-специалисты собирают пакет необходимых документов, распечатывают формируемые в системе пропуска и направления на медосмотр и оформляют сотрудника на работу. После этого они ставят в карточке контакта статус «Трудоустроен», а в карточке проекта записывают его в «Сотрудники в проекте».

• Смарт-процессы «Отправка в отпуск» и «Отправка на перевахтовку»

Эти смарт-процессы устроены аналогично отправке на объект: сотрудников также отправляют в отпуска не по одному человеку, а волнами. Для этого достаточно зафиксировать дату начала и окончания периода отсутствия, а также сформировать список людей.

В период отпуска в карточке контакта будет стоять статус «Отпуск/Перевахтовка» — это помогает не отвлекать недоступных людей и не предлагать им отправляться на новый объект.