Объединение 5 компаний в Bitrix24 и автоматизация производственной цепочки для контрактного производителя

Ситуация

Клиент — контрактная производственная и инжиниринговая компания, объединяющая несколько дочерних бизнесов. Формально они работают в кооперации, но фактически — как самостоятельные ячейки со своими Excel-таблицами, почтовыми цепочками и разными стандартами работы. В портале занято 50+ сотрудников.

Главная задача: объединить все компании в одном портале, систематизировать отдел продаж и перенести ключевые этапы производства в Bitrix24, чтобы менеджеры могли отслеживать статусы заказов в реальном времени.

Проблема

Потеря заказов в письмах и «чёрный ящик» производства

Наш клиент — это несколько компаний, которые часто передают заказы друг другу, если одна не может выполнить заказ сама. И здесь возникали две ключевые проблемы:

Запросы терялись в корпоративной почте. Менеджер по кооперации вручную заносил запрос в Excel и рассылал по внутренним компаниям через почту. При большом количестве заказов письма путались, часть заказов просто «зависала». Та же проблема была на принимающей стороне: менеджеры других компаний не могли системно видеть входящие запросы.

Внутренний заказчик не видел статус производства. Когда заказ уходил на изготовление в другую компанию холдинга, контроль терялся. Менеджер не мог сказать клиенту, на какой стадии находится его заказ — «оценка», «в работе», «отгрузка». Это порождало бесконечные уточняющие звонки и недоверие.

Разное видение продаж и производства. Отдел продаж не знал реальных процессов производства. Менеджеры давали клиентам одни сроки и условия, производство думало иначе. Клиент оказывался введён в заблуждение, пусть и не намеренно.

В пересчёте на зарплаты и потерю заказов хаос обходился холдингу в миллионы рублей ежемесячно.

Автоматизация вместо Excel и почты: 3 этапа решения

Обычная CRM не подходила, потому что требовалось объединить несколько юрлиц в одном портале и создать единый прозрачный процесс «от запроса до отгрузки».

Этап 1

 Объединение компаний в единой воронке со смарт-процессами

Для каждой компании создали свои воронки продаж, но объединили их через 3 типа смарт-процессов оценки:

• Внутренняя оценка (своими силами)
• Оценка внутренним подрядчиком (другая компания холдинга)
• Оценка внешним подрядчиком

Теперь любой запрос автоматически попадал в нужный тип оценки без ручного перенаправления.

Этап 2

Построение сквозной воронки продаж и производства

В результате моделирования мы выстроили единую воронку из этапов:

Техническая оценка → Согласование и оплата → Выполнение заказа → Отгрузка.

Техническая оценка реализована через 3 подвида. Главный технолог назначает ответственного технолога, тот выбирает тип оценки. В зависимости от выбора система автоматически создаёт задачи:

При внутренней оценке — задача технологу со сроком, зависящим от сложности.

При кооперации — задача менеджеру по кооперации.

Согласование — менеджер формирует КП в карточке сделки → система отправляет задачу начальникам на согласование → после их визы сделка идёт клиенту. Как только бухгалтер выставляет «ДС получены = Да», сделка уходит в производство.

Выполнение заказа — автоматически создаётся смарт-процесс «Выполнение заказа» для диспетчера. Он ведёт канбан заказов в работе. Производство видит прозрачные статусы, продажи — тоже.

Перезапуск по кнопке — если нужна переоценка, сделка закрывается с причиной «Переоценка». Система создаёт копию сделки и перезапускает бизнес-процесс оценки. Менеджер может в любой момент конвертировать внутреннего подрядчика во внешнего и наоборот.

Этап 3

Адаптация без саботажа: портал как онлайн-офис

Ещё до полного запуска CRM сотрудники начали использовать Bitrix24 как онлайн-офис: вести задачи, проводить планерки, планировать встречи в календаре. К моменту сдачи работ портал стал естественной средой работы, а не «очередной системой сверху».

Результат: от хаоса — к прозрачности и экономии времени руководства

Структурированы все процессы. Пропали потерянные заказы. Информация не в блокнотах и Excel, а в единой системе.

Прозрачность производства для отдела продаж. Менеджер видит этап сделки, даже когда заказ находится в «Оценке» у технолога другой компании холдинга. Клиент всегда в курсе.

Убрана внутренняя «возня». Зоны ответственности чётко разделены. Нет ситуации, когда «начальник думал, что технолог сделал, а технолог ждал других».

Удобное ведение нескольких компаний. Руководитель проектов сказал: «Мне гораздо удобнее вести сразу много компаний, не забывать о них, не упускать звонки и отслеживать этап сделки, когда она в другом отделе».

Краткие результаты внедрения:

Настроена единая воронка продаж для холдинга

Настроены смарт-процессы: «Выполнение заказа», «Внешний субподрядчик», «Внутренняя кооперация», «Запрос на оценку»

Настроен бизнес-процесс «Перезапуск сделки» и БП контроля сроков

Отдел продаж перестал тратить время на сборку статусов «в ручном режиме»