станьте нашим
клиентом
Напишите, чем занимается ваша компания, и кратко опишите задачу. Менеджер перезвонит в рабочее время и договорится о встрече.
Как запрет редактирования документов в 1С помог бороться с подтасовкой отчетности
simakin
05 мая, 2025
Ситуация
К нам обратился интернет-магазин табачных изделий — компания внедрила с нуля «1С:Управление нашей фирмой» и готовилась к началу полноценной работы с ней.
К сожалению, иногда менеджеры в этой компании корректировали накладные задним числом. Так они могли скрыть свои ошибки, недоработки, изменить остатки товаров на складах и подтасовать отчёт по остаткам, то есть покрыть недостачу. Это приносило компании убытки и проблемы, и клиент задумался — что можно с этим сделать, чтобы в новой 1С такой проблемы не было.
Проблема
До того, как обратиться к нам, клиент рассматривал разные способы решить эту проблему.
Первый вариант — самый простой и очевидный: воспользоваться функционалом 1С. 1С позволяет поставить запрет на редактирование документов после закрытия месяца. Но этот вариант не устроил руководство компании — закрытие отчётности делает бухгалтер, как правило, не чаще одного раза в 2–4 недели. А клиенту требовалось запрещать оперативно, то есть почти сразу после закрытия каждого документа.
Второй вариант — запретить редактирование на уровне прав. Но и здесь есть подвох — бизнес-процесс компании устроен так, что в некоторых случаях сотрудникам всё-таки необходимо отредактировать документ. А редактирование с помощью управления правами доступа запрещает делать это на постоянной основе.
Здесь требовалось нестандартное решение. Клиент обратился к нам в Vitamin C и не пожалел! Мы предложили интересный вариант — дополнить запрет на редактирование документов необычной фишкой — возможностью открыть этот функционал при условии введения пин-кода. Это полностью решало проблему несанкционированной корректировки документов. Посмотрим, как это работает на практике?
У вас похожая задача?
Проконсультируйтесь со специалистом прямо сейчас
Решение
Каждый день менеджер работает с несколькими заказами. Он создаёт расходную накладную, отгружает товар клиенту и после этого проводит накладную. Именно в этот момент начинается обратный отсчет времени, после которого менеджеру запрещается что-то изменять в документах. В нашем случае это один час.
Бывают ситуации, когда по истечении часа всё-таки возникает «легальная» необходимость что-то поправить — например, изменить в заказе какие-то позиции. В этом случае при входе в накладную высвечивается уведомление: «Прошел час с проведения документа, введите пин-код для редактирования», после чего менеджер закрывает уведомление и открывается окно для ввода пин-кода.
Как получить этот пин-код?
Было ясно, что постоянным он быть не может, иначе, узнав его, менеджер мог применить его ещё неоднократно и получить возможность редактировать документы на постоянной основе — а именно этого требовалось избежать.
Поэтому мы сделали пин-код динамичным, то есть при каждой необходимости скорректировать документ он генерируется заново. После этого код отправляется на почту или в сообщении руководителю отдела продаж или даже собственнику компании — в зависимости от того, какой именно документ хочет отредактировать сотрудник.
Далее руководитель анализирует ситуацию и принимает решение: является ли запрашиваемая корректировка обоснованной? Если он согласен с сотрудником, то сразу передаёт ему пин-код, и накладная становится доступной для редактирования.
Когда менеджер повторно проводит накладную, через час возможность редактирования опять закрывается, и открыть её с помощью того же пин-кода уже не получится.
Для нашего клиента мы реализовали этот функционал для следующих документов:
- Поступление на расчетный счет
- Поступление в кассу
- Приходная накладная
- Инвентаризация
- Расходная накладная
А если у вас есть необходимость защитить любой другой документ — мы легко сможем это сделать!
Результат
В итоге собственник всегда может быть спокоен, ведь такой функционал полностью исключает возможность подтасовки данных. У менеджеров не остаётся никаких лазеек для несанкционированных изменений документов. Они больше не могут в корыстных целях изменять стоимость или количество товара — ведь об этом сразу станет известно руководителю.
Но если необходимость действительно есть (например, он случайно допустил ошибку при оформлении документа) — всё можно поправить. И данные документов всегда будут корректны и актуальны.
Заключение
Разработанный нами функционал просто и быстро внедрить и очень легко использовать. Никакого специального обучения сотрудников вам не потребуется. Зато благодаря такой простой вещи можно полностью защитить собственника от недобросовестных менеджеров, обезопасить компанию и избежать множества неприятных проблем.
Будем рады помочь вам в похожей ситуации!
Нужна помощь с настройкой интеграции 1C?
Оставьте контактные данные, чтобы наш сотрудник мог связаться с вами и на примере ваших процессов рассказать о том, как инструменты цифровой экосистемы для бизнеса могут упростить и ускорить выполнение задач сотрудниками.
другие кейсы
Наш клиент — строительная компания, которая реализует крупные проекты.
Наш клиент — небольшая компания-реселлер, у которой было более 10 сайтов по продаже бытовой техники и сантехники.
В кейсе показываем, как всего за 180 тысяч полностью закрыли бизнес-процесс выкупа автомобилей, подключив отдел выкупа к Битрикс24 и наладив оперативную обратную связь между 1 С и Битрикс24.
Наш клиент — стоматологическая клиника «Астра» в г. Набережные Челны. В компании клиента уже была внедрена amoCRM, но система была неудобной, воронки и этапы не соответствовали бизнес-процессам компании, что делало работу в системе не эффективной.
Деятельность клиента: сеть салонов красоты в Астрахани.
Деятельность клиента: агентство по составлению смет.
К нам обратился клиент, который только начал развивать свой стартап по доставке различных продуктов питания, с просьбой помочь ему наладить его бизнес-процессы и сделать его работу комфортной.
станьте нашим
