Как запрет редактирования документов в 1С помог бороться с подтасовкой отчетности

Ситуация

К нам обратился интернет-магазин табачных изделий — компания внедрила с нуля «1С:Управление нашей фирмой» и готовилась к началу полноценной работы с ней.

К сожалению, иногда менеджеры в этой компании корректировали накладные задним числом. Так они могли скрыть свои ошибки, недоработки, изменить остатки товаров на складах и подтасовать отчёт по остаткам, то есть покрыть недостачу. Это приносило компании убытки и проблемы, и клиент задумался — что можно с этим сделать, чтобы в новой 1С такой проблемы не было.

Проблема

До того, как обратиться к нам, клиент рассматривал разные способы решить эту проблему.

Первый вариант — самый простой и очевидный: воспользоваться функционалом 1С. 1С позволяет поставить запрет на редактирование документов после закрытия месяца. Но этот вариант не устроил руководство компании — закрытие отчётности делает бухгалтер, как правило, не чаще одного раза в 2–4 недели. А клиенту требовалось запрещать оперативно, то есть почти сразу после закрытия каждого документа.

Второй вариант — запретить редактирование на уровне прав. Но и здесь есть подвох — бизнес-процесс компании устроен так, что в некоторых случаях сотрудникам всё-таки необходимо отредактировать документ. А редактирование с помощью управления правами доступа запрещает делать это на постоянной основе.

Здесь требовалось нестандартное решение. Клиент обратился к нам в Vitamin C и не пожалел! Мы предложили интересный вариант — дополнить запрет на редактирование документов необычной фишкой — возможностью открыть этот функционал при условии введения пин-кода. Это полностью решало проблему несанкционированной корректировки документов. Посмотрим, как это работает на практике?

Решение

Каждый день менеджер работает с несколькими заказами. Он создаёт расходную накладную, отгружает товар клиенту и после этого проводит накладную. Именно в этот момент начинается обратный отсчет времени, после которого менеджеру запрещается что-то изменять в документах. В нашем случае это один час.

Бывают ситуации, когда по истечении часа всё-таки возникает «легальная» необходимость что-то поправить — например, изменить в заказе какие-то позиции. В этом случае при входе в накладную высвечивается уведомление: «Прошел час с проведения документа, введите пин-код для редактирования», после чего менеджер закрывает уведомление и открывается окно для ввода пин-кода.

Как получить этот пин-код?

Было ясно, что постоянным он быть не может, иначе, узнав его, менеджер мог применить его ещё неоднократно и получить возможность редактировать документы на постоянной основе — а именно этого требовалось избежать.

Поэтому мы сделали пин-код динамичным, то есть при каждой необходимости скорректировать документ он генерируется заново. После этого код отправляется на почту или в сообщении руководителю отдела продаж или даже собственнику компании — в зависимости от того, какой именно документ хочет отредактировать сотрудник.

Далее руководитель анализирует ситуацию и принимает решение: является ли запрашиваемая корректировка обоснованной? Если он согласен с сотрудником, то сразу передаёт ему пин-код, и накладная становится доступной для редактирования.

Когда менеджер повторно проводит накладную, через час возможность редактирования опять закрывается, и открыть её с помощью того же пин-кода уже не получится.

Для нашего клиента мы реализовали этот функционал для следующих документов:

• Поступление на расчетный счет
• Поступление в кассу
• Приходная накладная
• Инвентаризация
• Расходная накладная

А если у вас есть необходимость защитить любой другой документ — мы легко сможем это сделать!