Как мы помогли менеджерам детейлинг-центра тратить меньше времени на работу с заказ-нарядами с помощью 1С

Ситуация

Наш клиент — компания Brooklands, один из самых известных российских детейлинг-центров премиум-сегмента. Мастера, механики и бухгалтеры работали в 1С:Автобизнес, а менеджеры отделов — преимущественно в Битрикс24, который мы внедрили в компании ранее.

Недавно клиент снова обратился к нам, чтобы интегрировать существующую систему CRM и 1С:Автобизнес. Интеграция нужна была для того, чтобы решить две основные проблемы:

• менеджеры тратили слишком много времени, чтобы получить от механиков информацию о статусе работ по автомобилю клиента;
• в компании были трудности со сбором статистики, которую приходилось брать из разных источников.

Проблема

Специалисты рассматривали два основных решения — перенос процессов в Битрикс24 и интеграцию с помощью модуля 1С:Бэкофис.

С обоими вариантами были сложности.

Для переноса в Битрикс24 необходимо было:

• разработать схему интеграции;
• подготовить подробное ТЗ;
• реализовать интеграцию на практике;
• протестировать её работу;
• обучить сотрудников пользоваться новой версией программы.

Несмотря на то, что все эти задачи — привычные для нас, в данном случае перенос готовых механизмов 1С в Битрикс 24 пришлось бы делать кодом — а это сделало бы интеграцию слишком дорогой и нерентабельной.

Кроме того, это заняло бы от 4 до 8 недель, а ждать столько клиент не был готов — необходимо было запустить систему в максимально сжатые сроки. Поэтому специалисты начали прорабатывать второй вариант — с модулем 1С:Бэкофис.

Модуль 1С:Бэкофис позволяет запускать окно 1С прямо внутри Битрикс24 и проводить необходимые операции уже непосредственно в карточке 1С. Но и здесь клиента ожидала трудность — по умолчанию этот модуль может интегрироваться только со стандартными документами 1С (ограничения модуля Бэкофис на момент проведения работ), например, заказом клиента или актами о поступлении денег. А у клиента была нетиповая конфигурация 1С — он активно работал с заказ-нарядами, а такая форма в 1С:Бэкофис просто не была предусмотрена.

Многие говорили, что доработать этот модуль с учётом нетиповых документов невозможно. Но мы знаем, что возможно всё, ведь интеграция Битрикс24 с 1С — и есть наша прямая специализация, в рамках которой мы знаем чуть больше остальных.

Решение

Мы оценили работу, убедились, что доработать функционал 1С:Бэкофис под конфигурацию клиента всё-таки возможно, и согласовали с клиентом сценарий интеграции. Всего через две недели клиент получил готовую связку Битрикс24 и 1С — при этом весь необходимый функционал 1С был сохранён, и менеджеры смогли продолжать работать в привычной для них среде — интерфейс и алгоритм работы внутри Битрикс24 удалось сохранить без изменений.

Компании не пришлось кардинально менять принцип работы в 1С, налаженный годами, и все связанные бизнес-процессы и работы не изменились.

Реализация

Функционал мы доработали следующим образом. Когда клиент уже согласен сделать заказ, менеджеру необходимо «запустить» процесс и забронировать машиноместо на оговоренные работы. Он нажимает кнопку «Заказ-наряд», и внутри Битрикс24 открывается окно 1С.

Дальше работа ведется на стороне 1С: создается новый заказ-наряд, туда же уходит контакт клиента, и автоматически создаётся контрагент по этому клиенту.

Внутри 1С менеджер:

• формирует список товаров и услуг, которые клиент планирует приобретать;
• выставляет их стоимость;
• заполняет окно с данными по автомобилю (VIN, марка, модель, госномер, пробег).

После сохранения работы 1С можно закрыть и вернуться снова в Битрикс24 — теперь сделку можно отслеживать там, не проваливаясь каждый раз в 1С.

В Битрикс24 автоматически возвращаются все указанные менеджером данные — информация об автомобиле (в том числе госномер и VIN) и цены на товары и услуги.

Мастер работает только в 1С, и когда он меняет статус работ в 1С, этот статус синхронно обновляется и в Битрикс24, где его сразу же может увидеть и менеджер в привычном для себя интерфейсе:

В любой момент, без задержек и дополнительных запросов, он может, например:

• увидеть, что бухгалтер привязал к заказу счёт на оплату или сформировал акт выполненных работ;
• провалиться в заказ-наряд, чтобы добавить какую-то информацию, уточнить что-то или скорректировать.