Как компания стала тратить меньше времени на аналитику, благодаря интеграции Google таблиц и AmоCRM

Ситуация

К нам обратился клиент — агентство недвижимости, с которым мы уже работали: внедрили amoCRM и организовали в ней удобную и эффективную систему распределения сделок.

В этот раз клиент попросил оптимизировать процесс формирования аналитического отчёта для маркетологов компании. С помощью такого отчёта они изучают, насколько эффективно работает не только компания в целом, но и каждый отдел и каждый сотрудник.

Аналитический отчет был нужен отделу маркетинга ежедневно — без него специалисты не могли оперативно регулировать количество новых обращений и отслеживать конверсию по каждому менеджеру. Все данные приходилось собирать из amoCRM вручную по каждому сотруднику, и на подготовку такого отчёта уходило около часа в день (более 20 часов в месяц). При этом ручной сбор данных всё равно не позволял увидеть всю информацию в режиме реального времени.

И тогда руководство компании обратилось к нам, чтобы мы помогли автоматизировать и ускорить подготовку отчёта.

Решение

Для реализации требуемого функционала мы использовали интеграцию amoCRM и Google Таблиц — данные для отчётов выгружались из amoCRM, а сам аналитический отчёт со всеми промежуточными расчётами формировался уже в Google Таблицах.

Отчёт состоит из двух частей: первая часть позволяет контролировать эффективность работы каждого отдельного сотрудника, а вторая предоставляет информацию для оценки эффективности отдела в целом.

В каждой части отчёта можно применять два фильтра:

• период (можно легко выбрать любой интересующий период);
• воронка (всего в отчёте три воронки, полностью соответствующие воронкам в amoCRM).

После изменения параметров выбранного фильтра отчёт автоматически и моментально перестраивается.

Первая часть отчёта представляет собой количество сделок в каждой воронке и на каждом этапе в разрезе по ответственным сотрудникам:

Для каждого сотрудника из amoCRM в отчёт подтягивается его имя, отдел или группа, в которой он работает, а также количество сделок у него в выбранной воронке. В отчёте отражается и общее количество сделок, и в разбивке по этапам, например:

• «Новая сделка»;
• «Квалификация»;
• «Встреча с клиентом»;
• «Бронь / внесён аванс»;
• «Сделка успешно реализована».

Кроме того, для более глубокой аналитики есть информация и по неуспешным сделкам: не только их количество по каждому сотруднику, но и сводные данные по причинам закрытия. Можно легко увидеть, сколько сделок не завершено, потому что покупка оказалась неактуальна клиенту, сколько — потому что он был недоступен пять дней, и так далее.

Вторая часть отчёта — сводная аналитика по всем отделам — устроена абсолютно аналогично, но даёт информацию не по каждому отдельному сотруднику, а по каждому из отделов в целом: