Как мы упростили работу HR- и IT-отделов, используя возможности Битрикс24

Ситуация

К нам обратился наш постоянный клиент — интернет-магазин женской одежды CHARMSTORE. Для этого клиента мы уже выполняли некоторые работы: например, внедрили систему автогенерации умного артикула в 1С и помогли автоматизировать и ускорить сборку заказов с помощью QR-кодов.

На этот раз клиент обратился к нам за оптимизацией ещё одного внутреннего бизнес-процесса — регистрации нового сотрудника на корпоративном портале и помощи с его адаптацией к работе.

Проблема

Сотрудники компании работают в Битрикс24, и прежде чем разрешить новому сотруднику приступить к работе, требуется зарегистрировать его на внутреннем портале и присвоить необходимые права доступа.

Традиционно процедура интеграции нового сотрудника выглядела в компании так:

1. После приёма кандидата на работу отдел HR вручную готовил и передавал в отдел IT запрос на регистрацию с основной информацией о сотруднике:
   • имя, отчество, фамилия;
   • телефон;
   • адрес проживания;
   • дата рождения;
   • точка, на которой работает сотрудник.
2. Через некоторое время IT-служба принимала эту заявку, привязывала его вручную к нужному подразделению и выдавала необходимые права для работы в Битрикс24.

В процессе регулярной встречи по статусам проекта, руководитель IT совместно с нашим аналитиком выявили такие проблемы:

• Процесс был длительным, мог занимать целый день, сотрудникам HR приходилось торопить IT, и в итоге интеграция новых сотрудников в рабочую среду существенно замедлялась.
• Контроль над процессом приглашения новых сотрудников практически отсутствовал, и в результате страдала безопасность работы сотрудников в системе: например, из-за человеческого фактора сотрудники IT могли случайно предоставить новому работнику высшие права.
• Наконец, самим новым сотрудникам приходилось долго ждать, они долго интегрировались и не могли сразу начать работать более эффективно.

В результате мы предложили автоматизировать этот процесс, чтобы убрать эти проблемы.

Решение

Для решения этих задач мы создали в Битрикс24 автоматизированный бизнес-процесс, который позволяет оптимизировать и ускорить процесс регистрации новых сотрудников на корпоративном портале. И теперь работа устроена так.

Как только руководство финально утверждает кандидата, сотрудник отдела HR в своей воронке указывает в карточке кандидата подразделение, на работу в которое принят новый сотрудник, и переводит кандидата на этап «Оформление в штат».

На этом этапе система автоматически генерирует задание для сотрудника отдела IT: ему необходимо ввести почту и пароль для нового сотрудника и сохранить данные. На этом работа людей заканчивается, и все остальные этапы регистрации берёт на себя Битрикс24.

На основе указанных данных система самостоятельно:

• регистрирует нового сотрудника на портале;
• прикрепляет его к нужному отделу;
• распределяет права доступа;
• отправляет сотруднику автоматическое приглашение в Битрикс24.

То есть вся ручная работа сводится к тому, что HR-сотрудник указывает подразделение, к которому необходимо прикрепить нового сотрудника, а сотрудник службы IT добавляет логин и пароль к корпоративной почте.