Как в Битрикс24 ускорить согласование и проведение счетов

Ситуация

Наш клиент — всемирно известный производитель ингредиентов для выпечки Dr Bakers («Академия выпечки»). Ежедневно компания оплачивает большое количество счетов от разных контрагентов. И как раз работу со счетами требовалось автоматизировать и упростить.
Какие задачи решали:

1. Дубли счёта. При выставлении счёта поставщики самостоятельно присваивали ему номер по собственному алгоритму, и менеджеры «Академии выпечки» вручную переносили этот номер из печатной формы в систему. Иногда, случайно или по невнимательности, два сотрудника могли одновременно направить один и тот же счет. В результате счёт оплачивался дважды, компания теряла деньги, а обнаружить это было сложно: бухгалтерам приходилось проверять все счета вручную, и это требовало много времени и внимания
2. Замещение пользователей в согласовании. Второй проблемой было то, что процесс согласования документов иногда останавливался — например, если ответственный сотрудник уходил в отпуск или на больничный. В результате счета на согласовании накапливались и приходилось или оперативно назначать вручную нового ответственного, или ждать, пока сотрудник появится на работе. Несвоевременная оплата счетов зачастую приводила к критическим проблемам: срывам поставок сырья, задержкам с предоставлением транспорта и т. д. — и в результате компания снова теряла деньги.
3. Выгрузка счетов в банк. Каждый день компания в ручную заносила по 20-30 счетов в банкинг. На это уходило около 63 человеко часов в месяц и больше 700 человеко часов в год! До знакомства с нами сотрудники “Академии выпечки” уже пытались решить задачу с другими интеграторами, но тогда реализацию не согласовали, т.к не нашли решение ситуации, как из Битрикс24 согласованные счета быстро и удобно загружать в банкинг и потом оперативно проставлять статус оплаты по всем оплаченным счетам. Такого функционала в Битрикс24 нет и предполагалось, что надо будет вручную переносить каждый согласованный счет. А после оплаты вручную проставлять статус оплаты по каждому оплаченному счету. Это очень долго и может быть допущено множество ошибок из-за человеческого фактора.И вот как нам удалось решить все эти проблемы, немного модифицировав стандартную схему работы в Битрикс24.

Решение

Для решения поставленных задач мы решили доработать стандартный смарт-процесс «Счета», и вот какие три доработки мы внедрили.

Дубли счёта

В каждом выставленном счёте есть информация о названии юридического лица, которому нужно перечислить деньги, и номере этого счета. Когда менеджер пытается создать в системе счёт, Битрикс24 автоматически проверяет, есть ли на любом этапе смарт-процесса «Оплата счета» документ с точно такой же связкой «юрлицо — номер счёта». В случае, если в воронке уже присутствует дубль этого счета, система запрещает запускать его и сразу закрывает как дубль.

Замещение пользователей в согласовании

Чтобы ни одно задание не оставалось невыполненным, если ответственный сотрудник уходит в отпуск, мы предложили использовать функционал Битрикс24 по учету отсутствия сотрудников.

Работает это так: когда становится известно, что сотрудник уходит в отпуск или на больничный, в систему вносится информация по датам его отсутствия и выхода на работу. И — самое важное — в этот же момент указывается имя другого сотрудника, который будет замещать его в этот период.

Когда в воронке ставится задание для любого сотрудника, система сразу проверяет, присутствует ли он на работе: если нет, то его имя автоматически заменяется на имя его временного заместителя. В результате процессы идут так же гладко и не останавливаются, даже если кто-то из сотрудников неожиданно заболевает.

Выгрузка счетов в банк и загрузка обратно в CRM

В отличие от 1С в Битрикс24 нет возможности автоматически выгружать файлы с оплатами в банковское приложение, поэтому мы реализовали доработку, чтобы проводить все платежи максимально просто и быстро. Работает это так.

После согласования счета на оплату информация загружается в банк: для начала бухгалтер выделяет нужные счета в общем списке и нажимает на кнопку «Экспорт».

В этот момент Битрикс24 формирует специальный файл в формате .TXT, в котором есть вся необходимая для оплаты счета информация: сумма к оплате, дата создания счёта, банковские реквизиты получателя и отправителя.

Этот файл полностью готов для корректной загрузки в банк — это позволяет очень быстро загружать в банковское приложение большое количество счетов.

После того, как счёта согласуются в Битрикс24, они выгружаются и передается в банк для оплаты. После оплаты платежки выгружаются из банкинга, бухгалтер загружает их обратно в Битрикс24 с помощью нашей доработки. Битрикс24 распознает платежи, находит соответствующие счета и проставляет в них статус “Оплачено”.