Как упорядочить работу с заданиями в Битрикс24

Ситуация

Наш клиент — крупная строительная компания, сотрудники которой активно пользуются Битрикс24 для согласования заявок, оплат и бюджетов. Для ускорения работы мы уже настроили несколько смарт-процессов: например, автоматизировали процесс согласования заявок на оплату и комплектации строительных объектов.

Каждый процесс — это отдельная воронка, в которой пользователи получают задания — например, проверить заявку, согласовать её или делегировать коллеге. В Битрикс24 предусмотрен штатный инструмент для работы с потоком заданий — все задания для конкретного сотрудника попадают в раздел «Автоматизация», где настроены фильтры для сортировки по статусу выполнения или инициатору задачи.

Проблема

Сложность заключалась в том, что когда у пользователя накапливается слишком много заданий, работать с ними неудобно, и нужно быстро находить задания не только с определённым статусом выполнения, но и по какому-либо смарт-процессу. 

Например, руководитель компании выделил время, чтобы согласовать все заявки на оплату. В работе у него может быть больше ста заданий одновременно, при этом нет возможности быстро выделить только заявки на оплату, нужно долго листать общий список, а на это тратится много времени. Все задания отображаются вперемешку, и очень сложно разбирать их вручную или, например, искать те, которые нужно согласовать максимально оперативно. Более того, мы постоянно добавляем для клиента новые процессы, и искать нужные задачи становится ещё сложнее.

Поэтому клиент попросил нас продумать, как упорядочить актуальные задания и сделать работу с ними более комфортной для исполнителей — в противном случае дальнейшая автоматизация и внедрение новых процессов могли затруднить или вовсе остановить работу в Битрикс24.

Решение

Идеальным решением стала отдельная доработка для организации заданий. В основное меню мы добавили пункт «Смарт-задачи», при клике на который открывается новая страница с подписанными иконками. Каждому смарт-процессу в Битрикс24 соответствует своя иконка. На момент реализации проекта таких процессов в компании было пять:

• Согласование элементов бюджета
• Согласование бюджета
• Комплектация объектов
• Согласование заявки на комплектацию
• Согласование оплат 

У иконки есть подписанное название и счётчик — по нему пользователь сразу видит, сколько заданий нужно сделать внутри каждого смарт-процесса. По мере их выполнения значение счётчика у иконки уменьшается.

Работа устроена так: например, руководитель выделил время, чтобы заняться согласованием заявок на комплектацию объектов. Он выбирает нужную иконку и при клике на неё попадает на страницу со списков всех актуальных заданий. На этой странице всё выглядит стандартно: привычный фильтр для заданий, возможность их сортировки и ссылка на каждое задание, пройдя по которой можно приступить к выполнению. Но в отличие от стандартной страницы здесь отображаются только задания по выбранному смарт-процессу.

А если в компании появится новый смарт-процесс? Мы предусмотрели это: как только в Битрикс24 создаётся новая воронка смарт-процесса, то сразу же генерируется и иконка для этого процесса в разделе «Смарт-задачи». По желанию можно легко отредактировать название иконки, поменять картинку или деактивировать иконку. Для этого не требуются ни специальные навыки разработчика, ни изменение кода доработки — сделать это легко сможет специалист вашей компании самостоятельно.

Результат

Такая доработка понравилась клиенту и сделала работу с заданиями бизнес-процессов в компании гораздо удобнее, а значит, и быстрее.

15 часов в месяц — именно столько времени экономит руководитель благодаря организации и группировке заданий. 

Все задания теперь можно отфильтровать по процессам — например, если сейчас в компании идёт работа над бюджетом, можно выбрать только задания по согласованию статей бюджета, при этом делается это одним кликом, и необходимости искать задания в списке из сотен позиций нет.

Быстрое согласование оплат и заявок ускоряет решение рабочих вопросов и помогает компании работать эффективнее. А благодаря тому, что любой бизнес-процесс легко встраивается в систему, можно беспрепятственно внедрять в Битрикс24 новые воронки, и это не усложнит работу, а сделает её ещё более удобной.