Кейс: как автоматизировать процесс утверждения договоров в Bitrix24 и перестать искать правки по чатам

Ситуация

Согласование договора в компании MOLODAY было похоже на квест. Ответственный мог отправить документ сразу генеральному директору, пропустив юриста и финансиста. Все обсуждения и правки терялись в бесконечных переписках: чатах Bitrix, почте, мессенджерах.

Процесс был неструктурированным, что привело к таким сложностям как:

• Комментарии и правки терялись. Обсуждения велись в чатах и почте. Чтобы собрать все замечания по одному договору, приходилось просматривать десятки сообщений в разных местах.
• Нарушалась этапность согласования. Документ мог уйти в обход регламента прямо к топ-менеджеру, минуя необходимых специалистов (юриста, финансиста). Это создавало риск ошибок и лишнюю работу.
• Статус согласования был тайной. Никто, включая ответственного, не мог быстро понять, где сейчас документ, кто его проверяет и когда будет принято решение. Приходилось постоянно отвлекать руководителей уточнениями.
• Тратилось время всех участников. Ответственный тратил часы на контроль, а согласующие — на вылавливание договоров в общем потоке сообщений и поиск недостающей информации.

Фактически CRM Bitrix24 была, но ключевой процесс в ней не работал. Нужно было встроить в систему четкую и комфортную для всех последовательность действий.

Решение

С нашей помощью процесс согласования перенесен в Bitrix24 и оформлен как отдельный процесс. Это задает понятный путь для движения договора от подготовки до подписания с автоматическими задачами и фиксацией всех решений.

Сначала смоделировали схему процесса на основе регламента MOLODAY и реальных ролей участников, затем настроили процесс в CRM: этапы, поля карточки, правила переходов, задачи и уведомления.

Запуск и заполнение

Ответственный создает карточку договора в Bitrix24, заполняет необходимые поля (контрагент, тип документа, сроки, условия оплаты) и прикрепляет файлы. Можно сделать пометку «Срочное согласование». После сохранения остается перетащить карточку на этап «Согласование руководителем», и процесс запущен.

Последовательное согласование

• Задача приходит согласующему автоматически. В ней есть все данные по договору и прямая ссылка на действие: «Согласовать», «Вернуть на доработку» или «Отклонить».
• Решение фиксируется с комментарием. Каждое действие (например, «Согласовано, проверить пункт 5.1») сразу попадает в историю карточки.
• Карточка переходит дальше. После согласования одним участником система автоматически перемещает договор на следующую ступень и ставит задачу новому согласующему.

Финальное подписание и архив

После согласования всеми руководителями процесс переходит к делопроизводителю для подписания через ЭДО. Он загружает подписанный документ в карточку и фиксирует дату. Система автоматически закрывает процесс как успешный, а вся цепочка решений и документов остается в CRM.

Результат

Автоматизация процесса согласования договоров принесла компании конкретные результаты:

• Договоры теперь не теряются и не пропускают этапы согласования, система сама ведет их от руководителя и юриста до генерального директора.
• Статус каждого договора виден в реальном времени, больше не нужно никого дергать, чтобы узнать, на ком застрял документ и когда ждать решения.
• Все правки и комментарии собраны в одной карточке, а значит, не нужно искать их в почте и чатах, история согласования всегда под рукой.
• Сотрудники экономят несколько часов в день, теперь это время тратится на работу с клиентами.

Согласование из хаотичной переписки превратилось в быстрый и прозрачный процесс, где все идет по плану.