Внедрение Битрикс24 в компанию по производству и продаже кухонь

Ситуация

Задачи клиента:

Наладить связь между различными структурами компании и клиентом. Добиться прозрачной коммуникации с ним (клиентом), для того чтобы упростить работу с претензиями и в “один клик” осуществлять контроль и качество выполнения регламентов и скриптов организации. Получать в режиме онлайн данные по эффективности работы отдела продаж и выполнения плана продаж. Исключить возможность просрочки заказа из-за несвоевременного старта работ по производству. После беседы с клиентом и изучением его бизнес процессов мы спроектировали и структурировали новую модель его бизнеса, на основе предыдущих стандартов нашего заказчика. Мы подключили к порталу нашего клиента все мессенджеры, через которые работает его компания.

• Основными этапам продаж у клиента было:
• Посещение салона или обращение в соц сети/телефон;
• Замер;
• Посещение салона для моделирования будущего изделия;
• Подписание договора.

Было принято создать 5 воронок для сделок для автоматизации процессов в компании:

• Проектирование;
• Производство;
• Доставка;
• Рекламации;
• Посещение салона.

Решение

На этапе лидов менеджер квалифицирует клиента вплоть до мельчайших деталей.

Что же происходит внутри этих воронок

На первом этапе первой воронки мы распределяем сделку между сотрудниками, которые занимаются чертежами. Чтобы забрать заказ им требуется принять его. Намного чаще бывают ситуации, когда клиент сам приходит в салон и консультируется с сотрудниками. В этом случае мы воспользуемся воронкой Посещение офиса. В ней всего два этапа: Клиент пришел и Формирование заказа. На втором этапе мы вносим все пожелания клиента и информацию куда и когда приехать провести замер. Когда закрывают сделку, она появляется в этапе Замер (Воронка Проектирование), и мы бронируем сотрудника.

Далее в этапе Замер помещения мы назначаем доступного сотрудника, который выезжает на объект для проведения замера. В Битриксе мы можем бронировать определенных сотрудников или ресурсы (напр. Бригада) и если определенный сотрудник занят в определенный момент, то именно в это время мы не можем забронировать на него еще одну задачу.

Календарь доступности сотрудника мы можем посмотреть из поля Бронирование или в Календаре Сотрудника или, если это ресурс, то в календаре ресурса.

Сотрудник, который занимается замером помещения приходит на Whats App сообщение о новом бронировании, в сообщении ссылка на сделку и ключевая информация. В конце рабочего дня этому сотруднику приходит его график бронирований на следующий день. Когда сотрудник провел замер, он заносит эти данные в мобильном приложении Битрикс24 не отходя от объекта. Но бывают случаи, когда клиент сам отправляет данные замеров и в этом случае мы просто пропускаем этот этап.

Если стоит галочка “Куплено из каталога”, то мы назначаем ответственного руководителя производства и пропускаем этап с Проектированием. Если проект индивидуальный (нестандартный), то он для начала проходит этап с ПРОЕКТИРОВАНИЕМ, где ответственному ставят соответствующие задачи и напоминания о сроках. После окончания проектирования, к рук производства идёт задание, в котором он вводит примерное время выполнения.

Это время согласовывается с клиентом (менеджер, с которым общался клиент, прикреплен к сделке, что обеспечивает быструю коммуникацию между компанией и клиентом) и только после визы клиента переходит в этап Ожидание начала производства. Далее сотрудники из отдела Производства забирают сделку. Если это не было сделано, то в момент за одну неделю до крайнего срока начала работ отсылается уведомление руководителю, о том что заказ простаивает и так же отсылается задача.

Далее переходим в следующую воронку ПРОИЗВОДСТВО ТОВАРА. Сделка попадает в первый этап. ответственного за проектирование мы выносим в отдельное поле и меняем ответственного в сделке на сотрудника, который производит товар. Далее сотрудник сам передвигает сделку на этап Производство. В этом этапе мы ставим напоминания ответственному и руководителю производства о крайних сроках. Напоминаем за неделю до крайнего срока, за два дня и один день. Далее мы должны доставить товар и смонтировать его. Это отдельная воронка, в которой присутствуют этапы Погрузка и Доставка. На этапе Доставка при успешном окончании работ сотрудник также в моб приложении отмечает принятие товара клиентом и сделка закрывается. Также присутствует отдельная воронка Рекламации. Так как у нашего клиента нет системы учета остатков, мы создаем список, который прикрепляем к нему(Клиенту), в который автоматически вносим продукт, который он купил и срок гарантии. Так менеджер получит возможность быстро определять закончилась ли гарантия, что за продукт и кто его произвел. На первом этапе менеджер определяет какой это гарантийный случай и от этого зависит дальнейший процесс. После окончания работ, мы переводим сделку в воронку Доставка.