От хаоса в данных к управляемому бизнесу: внедрение «1С:УНФ» на производстве игрушек

Ситуация

Компания-производитель детских игрушек работала в «МойСклад» и Excel. Производственного учета не было: расход сырья и себестоимость оставались «слепой зоной», ошибки в подготовке приводили к неверно просчитанным ценам и кассовым разрывам.

Мы внедрили «1С:УНФ», перенесли остатки и взаиморасчеты, настроили учет сырья и себестоимости. В результате компания получила прозрачные данные, стабильное ценообразование и единую систему для бухгалтерии и продаж. Подробнее о достигнутых результатах рассказываем в этом кейсе.

Что происходило в компании до внедрения «1С:УНФ»

К нам обратилась компания, производящая детские игрушки из пластика на основе кукурузного крахмала. В штате около 50 сотрудников: операторы 3D-принтеров, сборщики, отдел продаж, бухгалтерия.

Производственный цикл выглядел так:

1. Со склада в цех передавали катушки с пластиком.
2. Принтеры печатали полуфабрикаты с поддержками.
3. Операторы вручную обрезали поддержки.
4. Сборщик приклеивал детали, обжигал, упаковывал и передавал товар в продажу.

Продажи шли в основном по комиссии через крупные торговые сети. Для учета компания использовала две системы:

• Excel — для производства (расход сырья, выпуск продукции, зарплаты).
• «МойСклад» — для продаж и остатков.

Но с ростом объемов заказов этих инструментов стало не хватать. Ошибки начали возникать сразу в нескольких зонах.

Неясная себестоимость

Катушки пластика закупались у разных поставщиков и по разным ценам. На складе их учитывали раздельно, а в цехе фиксировали только общий расход. Excel не мог свести эти данные в единую картину, из-за чего себестоимость товаров считалась неточно. В итоге производство не имело понимания, во что обходится каждая партия и сколько компания зарабатывает на игрушках.

Ошибки в цене

Excel не защищает от ошибок человеческого фактора: в ячейку можно вписать любую себестоимость, программа ее примет. Например, если вместо 1000 рублей случайно указать 5000, цена в прайсе вырастет в 5 раз, и товар перестанет продаваться. Если же цифра занижена, компания будет продавать почти без прибыли.

Неактуальные остатки

Списания пластика вели вручную. В таблицах мог числиться материал, которого на складе уже не было. Когда пластик внезапно заканчивался, производство останавливалось, сотрудники не могли работать, а зарплату при этом нужно было выплачивать. Компания теряла деньги, заказы срывались, падала выручка.

Проблемы с оплатами

В платформе «МойСклад» не всегда отражали закрытия по оплатам. Из-за этого было непонятно, сколько клиенты должны на самом деле. Деньги поступали с задержкой, возникали кассовые разрывы.

Лишняя ручная работа

Бухгалтерия вручную переносила платежи. Продажники уточняли у бухгалтеров, прошла ли оплата. На сверку данных уходили часы, которые могли быть потрачены на клиентов и продажи.

Компания добилась впечатляющих результатов на старте — наладила производство, расширила сбыт, вышла на комиссионные продажи. Но именно рост обнажил слабые места старой системы учета: без производственной аналитики и прозрачных данных компания не могла точно посчитать себестоимость и вовремя планировать закупки.

Решение: как выстраивали систему учета

Чтобы исправить ситуацию, мы начали с анализа и моделирования процессов. Совместно с руководством и начальником производства разобрали:

• Из чего состоит цикл — от закупки пластика до отгрузки готовых игрушек.
• Какие данные нужны отделу продаж, бухгалтерии и производству.
• Что можно закрыть стандартным функционалом «1С:УНФ», а где нужны доработки.

Этап 1. Определили подход к себестоимости

Главный вопрос был в том, как учитывать сырье, купленное по разным ценам. Если вести учет каждой катушки отдельно, производство тратило бы слишком много времени на заполнение документов. Вместе с клиентом приняли решение: при передаче пластика в цех учитывать его как «универсальный» со средней себестоимостью.

Этап 2. Настроили базовые справочники и остатки

Перенесли номенклатуру, контрагентов и остатки из платформы «МойСклад» и Excel. Проверили взаиморасчеты, актуализировали данные по оплатам и задолженностям. В процессе компания навела порядок в дебиторке: стало видно, кто и сколько реально должен.

Отобразили, какой контрагент, какие у него есть заказы, что из этих заказов оплачено и не оплачено.

Этап 3. Настроили интеграцию с банком

Подключили «Клиент-Банк» и «Директ-Банк». Теперь бухгалтерия формирует платежку прямо в «1С» — документ сразу уходит в банк. Поступления клиентов также автоматически загружаются в систему. 

Этап 4. Организовали учет на производстве

Создали спецификации для выпуска игрушек, настроили списание пластика и учет полуфабрикатов. Для большинства заказов используется «универсальный» пластик, но при необходимости можно учитывать и цвет под конкретный заказ.

Система прогнозирует, сколько сырья нужно докупить, показывает минимальный уровень запаса по каждой позиции.

Этап 5. Обучили сотрудников

Продажников научили работать с заказами в «1С», производство — оформлять выпуск продукции и списание сырья, бухгалтерию — использовать новые отчеты и загрузку из банка. Для закрепления сделали видеоинструкции и скринкасты, чтобы сотрудники могли вернуться к материалам при необходимости.