Как Битрикс24 обеспечивает непрерывность бизнес-процессов, даже если ответственный сотрудник в отпуске

Ситуация

Наш клиент, с которым мы уже реализовали несколько проектов (внедрили бизнес-процесс обработки сервисных сообщений и автоматизировали процесс найма сотрудников), обратился к нам с новой задачей.

Больше 250 сотрудников компании работают на внутреннем портале в Битрикс24, где настроены все рабочие процессы — от согласования счетов на оплату до организации командировок. За каждый процесс отвечает конкретный сотрудник, и если его нет на рабочем месте (например, он уходит в отпуск), то работа над его задачами прерывается:

• Потенциальный клиент, с которым должен был связаться менеджер, так и не дожидается звонка и уходит к конкуренту.
• Процесс найма нового сотрудника останавливается, и кандидату приходится слишком долго ждать.
• Оплата нового счёта задерживается.

Перед нами стояла задача помочь выстроить работу в привычном Битрикс24 так, чтобы на время отсутствия сотрудника все его дела автоматически передавались другому ответственному и все задачи продолжали выполняться.

Решение

Для решения задачи мы внедрили и доработали смарт-процесс, с помощью которого на время отсутствия сотрудника назначается новый ответственный за его задачи.

На первом этапе сотрудник создаёт новую карточку и фиксирует в ней причину и даты начала и окончания отсутствия, а также указывает фамилию сотрудника, который будет замещать его в указанный период.

После этого все дальнейшие процессы реализуются автоматически, без участия пользователя Битрикс24. Когда наступает указанная дата, карточка перемещается на следующий этап — «Отсутствие на рабочем месте» — и запускается автоматизация. Никаких дополнительных действий при этом от сотрудника не требуется.

В системе меняется ответственный за задачи:

За старые и новые лиды компании:

А также за контакты, сделки и все новые (созданные в период отсутствия сотрудника) задачи.

Вся работа продолжает выполняться в стандартном интерфейсе — новый ответственный получает задачи в Битрикс24 и обрабатывает их в рабочем режиме. А когда основной сотрудник возвращается на работу, он снова становится ответственным за свои задачи, и карточка отсутствия автоматически закрывается как успешная.