Настройка Битрикс24 для аренды спецтехники

Ситуация

Наш клиент — компания по аренде спецтехники: манипуляторы, экскаваторы, бетоновозы и др. У компании могут заказать технику как на один день, так и оплатить сразу несколько выездов. Например, заказчик — подрядчик по укладке асфальта и у него есть задача укатать 300 км, каток ему понадобится на 7 дней. Встает вопрос — а как убедиться, что техника выехала на заказ, что каждый выезд оплачен. Как контролировать оплаченное количество часов, если каждый день техника работает разное количество часов? Например, в 1-й день каток работал 10 часов, а на 2-й день была плохая погода и каток отработал 4 часа. Также, сложность этого кейса в том, что у одной из сделки может быть несколько заказов и в каждом заказе может быть несколько разных видов техники. У каждого вида техники может быть разный  водитель с разной стоимостью оплаты, свой тариф, свои способы оплаты и так далее.

Проблема

У клиента и раньше были воронки в Битрикс24, в которых работали менеджеры. Когда его заказчик оплачивал депозит, создавалась “основная сделка клиента”. Если заказчик с оплаченным депозитом заказывал выезд техники, основная сделка копировалась в той же воронке и уже в копии менеджеры работали над заказом по выезду. Минусов у такого способа несколько:

• создается путаница в сделках, особенно когда сделок много и у одного и того же клиента несколько заказов на аренду (разобраться где основная сделка, а где копия становится сложно)
• сложно посчитать, какая сумма осталась в депозите у клиента после выезда техники
• такой способ работы со сделками влияет на аналитические отчеты в Битриксе. Если переносить сделку на начальные этапы воронки, правильной аналитики не добиться.  К тому же, при таком подходе сложно посмотреть аналитику по “основным” сделкам и по заказам на аренду. Рассмотрим на примере заказчика с укладкой асфальта за 7 дней: “основная” сделка клиента дошла до этапа с выездом техники. Каждый рабочий день, менеджер копирует “основную” сделку и переносит копию в предыдущие этапы воронки. Как итог, в аналитике невозможно посмотреть, сколько было “основных” сделок у заказчика, сколько было копий сделок с выездом техники.
• на подбор техники уходило много времени: не было возможности посмотреть, какая техника свободна из своего парка, какую нужно дозаказать.  Это приводило к потере заказчиков. Пока сотрудники нашего клиента разбирались со своим штатным расписанием, заказчик на срочные проекты уже выбирал других.

Наша основная задача: организовать работу в CRM с учетом сложного бизнес-процесса компании штатными инструментами Битрикс24. Отделить сделки от заказов клиентов на выезд. Настроить систему таким образом, чтобы у руководителя была возможность строить аналитику. Например, сколько было “основных” сделок, сколько заказов на выезд техники, какой транспорт чаще всего заказывают, видеть остаток по оплаченным часам, чтобы не было перерасхода и не образовывалась дебиторская задолженность, которую потом нужно “выбивать”.

Решение

Мы реализовали данный бизнес-процесс штатными инструментами Битрикс24, не прибегая к доработкам. Создали основную воронку продаж и 3 смарт-процесса: Заказы, Счета, Транспорт. Подробнее о функционале смарт-процессов в Битрикс24 вы можете прочитать тут. (ссылка на статью про СП) Рассмотрим работу воронки “Перевозки 2022”. В воронке 3 этапа: “Поиск исполнителя”, “Работа у бухгалтера”, “Выезд техники”.

В каждой сделке есть заказы клиента. У каждой сделки может быть несколько заказов и в каждом заказе клиента может быть несколько видов транспорта, которые заказал клиент.

Как проходит работа в воронке

При создании новой сделки, менеджер ищет исполнителя, после чего необходимо передать сделку в работу бухгалтеру для подготовки счета. В этот момент создается элемент смарт-процесса в воронке бухгалтера. Бухгалтер готовит счет, договор и получает оплату. После чего завершает элемент как успешный. Если  оплата получена, сделка автоматически переходит на этап Выезд техники. Таким образом, менеджер не тратит время на уточнение информации об оплате — все оплаченные сделки находятся на своем этапе. Помимо этого, менеджер может отслеживать статус работы со счетом в карточке сделки.

Когда клиент готов сделать заказ техники, менеджер создает заказ в карточке сделки. Создается элемент смарт-процесса “Заказы техники”. У каждого заказа есть свои этапы для ожидания начала работ, выезда техники, сверки, оплаты водителю. Менеджер добавляет транспорт и заполняет необходимые поля, контролирует ход работ, сверяет часы после выезда и закрывает заказ как успешный.

В карточке заказа можно отследить, какую технику заказал клиент. Есть возможность перейти в карточку каждого транспорта для получения более детальной информации.

Для каждой техники менеджер указывает: ставку для клиента и исполнителя, тип оплаты, планируемое и фактически отработанное количество часов.

На основании этих данных автоматически рассчитывается:

• сумма, которую нужно оплатить водителю
• сумма, которую должен оплатить клиент
• прибыль
• налог, если он есть исходя из типа оплаты

Эти данные рассчитываются для каждого типа транспорта, далее они подтягиваются в карточку заказа. Суммы из карточки заказа подтягиваются в карточку сделки.

Когда клиент делает новый заказ, менеджер создает новую карточку заказа и добавляет в нее транспорт. Сделка клиента не закрывается до тех пор, пока не будет исчерпан депозит. Для отслеживания депозита, мы создали поле, в которое автоматически подтягивается сумма, которую оплатил клиент.

Бывают случаи, когда техника отработала больше часов, чем оплатил клиент. Мы предусмотрели такой вариант развития событий и настроили автоматизацию.

Если при сверке часов выясняется, что техника отработала “в долг”, происходит перерасчет депозита. Депозит в таком случае имеет значение “минус” — эту сумму должен клиент.

В таком случае, автоматически создается новый элемент в смарт-процессе бухгалтера. Бухгалтер видит сумму долга и выставляет новый счет клиенту.

После того, как бухгалтер получает оплату от клиента по новому счету, сумма депозита в карточке сделки автоматически становится 0 и сделка закрывается как успешная.