Как мы помогли клиенту автоматизировать рутинный бизнес-процесс с помощью Битрикс24

Ситуация

Битрикс24 — это не только мощный инструмент для работы с клиентами, но и онлайн-офис для всей компании. В системе CRM можно вести рабочий документооборот, напоминать сотрудникам о задачах и совещаниях или, например, согласовывать счета на оплату.

Для нашего клиента именно последняя функция стала наиболее актуальной. Когда штат компании вырос достаточно сильно, процесс согласования счетов заметно усложнился. Например, после того, как сотрудник подготовил документ на согласование у руководства, ему нужно было:

• обсудить с каждым руководителем удобное время, когда можно зайти и подписать документ;
• обойти всех руководителей;
• убедиться, что замечания каждого из них учтены в финальной версии документа.

Бывали ситуации, когда первый руководитель внезапно уехал в командировку, ко второму сотрудник забывал подойти, а правки третьего просто терялись в электронной почте ответственного сотрудника, а его рабочее время в итоге тратилось совсем не на основные функции, а на такие организационные несостыковки.

Проблема

Вот что не устраивало нашего клиента:

1. Процесс был слишком долгим, и занимал слишком много драгоценного рабочего времени сотрудников. Кроме того, длительное согласование счетов приводило к задержкам с оплатами, а это, в свою очередь, становилось причиной задержек поставок, срывов сроков по работам и даже потерям партнёров и поставщиков из-за несвоевременных оплат.
2. Большую роль играл человеческий фактор: сотрудникам нужно было постоянно помнить, у кого и когда нужно получить визу.

И мы предложили автоматизировать этот процесс в Битрикс24.

Решение

Вся работа ведётся на виртуальной доске — канбане. Процесс согласования разделён на три этапа:

1. «Создание запроса»
2. «Согласование»
3. «Бухгалтерия»

Создать запрос и запустить процесс согласования может любой сотрудник — для этого ему достаточно перейти из меню слева в раздел «Счёт на оплату» и нажать кнопку «Добавить».

Чтобы подготовить документ для отправки на согласование, инициатор заполняет в карточке следующие поля:

• «Статья ДДС» (нужная статья выбирается из списка)
• «В бюджете / Не в бюджете»
• «Срочная оплата» (если оплата счёта не может ждать, то в этом поле ставится галочка)
• «Дата оплаты» (это поле не заполняется, если стоит галочка на предыдущем)
• «Комментарий»

Кроме того, Инициатор прикладывает сам счёт на оплату (в формате pdf или jpg), а также при необходимости другие документы. Заполнив поля и проверив все данные, сотрудник нажимает кнопку «Отправить».

Далее задача идёт по цепочке: сотрудник → непосредственный руководитель → директор отдела.

На первом этапе она направляется непосредственному руководителю. В Битрикс24 уже содержатся все необходимые данные по организационной структуре компании, и это позволяет системе самостоятельно определять, какому именно руководителю нужно адресовать документы.

Руководитель подтверждает или отклоняет документ, и это отображается в карточке счёта.

Между Инициатором и директором отдела может быть не один руководитель, а несколько, в этом случае каждый этап процесса согласования счёта идентичен:

Когда руководитель согласует счёт, в Битрикс24 автоматически создаётся следующее задание внутри процесса — на следующего руководителя, и так по цепочке до директора отдела включительно.

Каждый руководитель может согласовать счёт или отклонить запрос на согласование.

• Если он согласовывает счёт, то Инициатор автоматически получает уведомление.

Если руководитель принимает решение отклонить запрос, то он должен заполнить обязательное поле с комментариями о причине отклонения. После этого Инициатору также приходит уведомление об отказе, где он видит причину отказа. Документ отправляется на переделку, после чего процесс согласования начинается заново, но с поправкой — есть возможность не отправлять его повторно сотрудникам, которые уже его согласовали.

Тогда счёт в итоге согласован, он переходит на третий, завершающий этап — «Бухгалтерия». На этом этапе автоматически формируется печатный документ — приложение к согласованному счёту на оплату с визами руководителей, принимавших участие в согласовании.

Весь процесс стал абсолютно прозрачным для Инициатора: в любой момент он может открыть канбан процесса и увидеть, на какой стадии сейчас счёт. Если счёт ещё не согласован, то Инициатор переходит в карточку процесса и видит, кто из руководителей уже согласовал его, а на ком согласование могло застрять.