Оптимизация процесса согласования бюджета в Битрикс24

Ситуация

«Мехколонна» — строительная компания с численностью более 98 сотрудников, специализирующаяся на выполнении механизированных работ. Компания активно использует различную строительную технику, что требует постоянного контроля затрат на её содержание и эксплуатацию.

До автоматизации процесс формирования и согласования бюджета был достаточно трудоемким. Руководители проектов готовили таблицы в Excel с перечнем необходимых позиций, после чего ответственный сотрудник вручную переносил все заявки в общую таблицу. В той же таблице работали и другие сотрудники. Каждую позицию нужно было вручную проверить на соответствие бюджету.

Решение

В основу решения легло создание смарт-списков по типам техники с предустановленными нормами затрат. Наша команда разработала автоматическую систему проверки превышений норм и внедрен механизм обязательного обоснования превышений. Важным элементом стала настройка системы уведомлений для согласующих лиц.

Как это работает

Мы сделали процесс согласования оплат через две взаимосвязанные воронки: основную воронку бюджета и воронку согласования элементов бюджета.

Создание заявки начинается с заполнения карточки бюджета, где указывается тип бюджета, отчетный период и объект. После этого ответственный сотрудник добавляет конкретные позиции техники? для оплаты. При добавлении каждой позиции система автоматически проверяет соответствие нормам по количеству и стоимости. Если происходит превышение норм, битрикс просит указать обоснование, иначе система не позволит продолжить согласование.

Согласование происходит в два этапа. Сначала документы проверяет служба безопасности, которая оценивает обоснованность расценок и отсутствие задвоений в затратах. После этого заявка автоматически направляется на утверждение директору. На каждом этапе согласующие видят информацию о превышении норм, если таковые имеются.

После успешного согласования всех элементов бюджет отправляется в бухгалтерию для внесения в общий сводный бюджет. Система автоматически уведомляет инициатора о статусе согласования на каждом этапе, а все комментарии согласующих сохраняются в карточке заявки.

Результат

Внедрение автоматизированной системы привело к значительным улучшениям в трех ключевых направлениях:

1. Экономия времени:

— Автоматическая проверка норм затрат вместо ручной

— Ускорение процесса согласования, так как отпала необходимость отправлять дополнительные запросы

1. Финансовая эффективность:

— Сократили до нуля проекты с превышением бюджета из-за человеческой ошибки

— Прозрачная система контроля расходов

— Оперативное принятие решений при обоснованных превышениях

В системе теперь автоматически фиксируются все превышения норм, а их обоснования документируются в обязательном порядке. Процесс согласования стал полностью прозрачным для всех участников, что позволило значительно повысить эффективность работы с бюджетными заявками.

Автоматизация рутинных проверок дала сосредоточить внимание сотрудников на действительно важных аспектах работы, требующих экспертной оценки.