Автоматизация процесса согласования счетов в Битрикс24

Ситуация

В компании уже существовал процесс согласования на базе стандартных бизнес-процессов Битрикс24. Но при нем пользователи не видят этапов процесса — сотрудникам не было видно на ком и по какой причине зависло согласование . Это приводило к постоянным запросам информации через различные каналы связи (чаты, мессенджеры, почту, звонки) между инициаторами и согласующими. Были и другие проблемы:

1. Отсутствие системы фиксации комментариев в процессе согласования. Без комментариев теряется важная информация, принятые решения не документируются, возникает риск повторного обсуждения уже решенных вопросов, и невозможно отследить, кто и какие замечания высказывал.
2. Отсутствие единой карточки счета. Информация разрознена, сотрудники работают с разными версиями документов, возникает путаница в данных, затрудняется контроль за статусом счета.
3. Поиск истории согласования требует просмотра всей переписки. Это отнимает значительное время сотрудников и повышает риск пропустить важные детали. 

Также не контролировалось наличие обязательных документов (например, актов для постоплатных счетов). То есть всегда есть риск оплатить работу раньше, чем её приняли. Ещё одна сложность — соответствие затрат запланированному бюджету компании. Из-за этого возрастает риск перерасхода средств. Типичная ситуация выглядела так: сотрудник направлял счет на согласование и после этого терял возможность отслеживать его статус. Чтобы узнать, на каком этапе находится согласование, приходилось писать в чатах, звонить согласующим или отправлять письма по электронной почте. Это отнимало время как у инициаторов, так и у согласующих сотрудников.

Проблема

Основные проблемы процесса до оптимизации:

1. Отсутствие прозрачности статуса согласования счетов. 
2. Неэффективные коммуникации между участниками процесса. 
3. Отсутствие единого места хранения комментариев и истории согласования. 
4. Сложность контроля соответствия счетов запланированному бюджету. 
5. Отсутствие автоматического контроля наличия актов для постоплатных счетов. 
6. Большие временные затраты на выяснение статусов согласования. 

Решение

Наша команда разработала новый процесс согласования счетов со следующими ключевыми особенностями:

1. Создание визуальной воронки с четкими этапами согласования. 
2. Внедрение карточки счета с историей согласования и комментариями. 
3. Автоматическая смена этапов согласования. 
4. Контроль наличия актов для постоплатных счетов. 
5. Интеграция с 1С для формирования платежного календаря. 
6. Автоматическое информирование об оплате счетов. 

Как это работает

Сотрудник, которому нужно согласовать счет, создает карточку в специальном разделе CRM. В карточке он заполняет основную информацию: сумму, реквизиты счета, привязывает договор и загружает сам документ. Важный момент — если система постоплатная, она не пропустит счет дальше без прикрепленного акта.

После создания карточка проходит несколько уровней согласования. Сначала счет попадает к руководителю отдела, затем к финансовому менеджеру, после к финансовому директору. В особых случаях документ может быть направлен на согласование исполнительному директору. На каждом этапе согласующий может либо одобрить счет, либо отправить его на доработку с комментариями. Все замечания и исправления сохраняются в истории карточки.

После всех согласований счет передается в бухгалтерию на оплату. Как только платеж проводится, финансовый менеджер отмечает счет как оплаченный, и карточка автоматически закрывается. Главное преимущество процесса — все участники в любой момент видят, на каком этапе находится документ и какие комментарии были оставлены.

Результат

Внедрение нового процесса позволило достичь следующих результатов:

1. Полное соответствие процесса согласования регламенту компании. 
2. Прозрачность статусов согласования для всех участников. 
3. Сохранение истории согласования и комментариев в карточке счета. 
4. Автоматический контроль наличия необходимых документов. 
5. Снижение времени на коммуникацию между сотрудниками. 
6. Исключение человеческого фактора при смене этапов согласования.