Оценка 360° за 2 недели: реализация проекта в Bitrix24 для IT-компании

Ситуация

Оценка 360° напрямую влияла на премии сотрудников. Чем выше баллы от коллег и руководителей, тем больше была квартальная выплата. Но сам процесс был устроен так, что создавал много сложностей.

Десятки файлов рассылались между сотрудниками, руководителями проектов и HR.
HR-ам приходилось вручную искать всех коллег, которые работали с оцениваемым в каждом проекте, и сводить их ответы в один отчет.
Чтобы найти именно тех, кто реально взаимодействовал с сотрудником, а не просто числился в проекте, требовались долгие согласования с руководителями.
Конфиденциальность была важна, но не было гарантии, что сотрудник не увидит, как его оценили.

На проведение одной волны оценки могло уходить до 2–3 месяцев.

Решение

Мы разработали и внедрили в Bitrix24 комплексное решение, которое начинается с этапа «Предоценки 360°» — подготовки к опросу.

Этап 1. Создание карточки оценки

HR-специалист заполняет в системе форму:

1. Выбирает сотрудника для оценки (Иванов И.).
2. Указывает его должность и грейд (Middle-разработчик).
3. Задает период для анализа (январь-март 2025).
4. Устанавливает дедлайны для руководителей.

Этап 2. Автоматизация согласований

Система автоматически направляет задачу руководителю проекта (РП). Он видит список всех, кто работал с сотрудником в указанный период, и отмечает тех, кто действительно может дать адекватную оценку (например, тех, с кем было совместных задач более 5 часов).

Как это работает

Мы сделали процесс согласования оплат через две взаимосвязанные воронки: основную воронку бюджета и воронку согласования элементов бюджета.

Создание заявки начинается с заполнения карточки бюджета, где указывается тип бюджета, отчетный период и объект. После этого ответственный сотрудник добавляет конкретные позиции техники? для оплаты. При добавлении каждой позиции система автоматически проверяет соответствие нормам по количеству и стоимости. Если происходит превышение норм, битрикс просит указать обоснование, иначе система не позволит продолжить согласование.

Согласование происходит в два этапа. Сначала документы проверяет служба безопасности, которая оценивает обоснованность расценок и отсутствие задвоений в затратах. После этого заявка автоматически направляется на утверждение директору. На каждом этапе согласующие видят информацию о превышении норм, если таковые имеются.

После успешного согласования всех элементов бюджет отправляется в бухгалтерию для внесения в общий сводный бюджет. Система автоматически уведомляет инициатора о статусе согласования на каждом этапе, а все комментарии согласующих сохраняются в карточке заявки.

Результат

Внедрение автоматизированной системы привело к значительным улучшениям в трех ключевых направлениях:

1. Экономия времени:

— Автоматическая проверка норм затрат вместо ручной

— Ускорение процесса согласования, так как отпала необходимость отправлять дополнительные запросы

1. Финансовая эффективность:

— Сократили до нуля проекты с превышением бюджета из-за человеческой ошибки

— Прозрачная система контроля расходов

— Оперативное принятие решений при обоснованных превышениях

В системе теперь автоматически фиксируются все превышения норм, а их обоснования документируются в обязательном порядке. Процесс согласования стал полностью прозрачным для всех участников, что позволило значительно повысить эффективность работы с бюджетными заявками.

Автоматизация рутинных проверок дала сосредоточить внимание сотрудников на действительно важных аспектах работы, требующих экспертной оценки.