Воронки в Битрикс24: как видеть весь путь сделки и управлять им

Эта инструкция объяснит руководителям отделов, что такое воронки в Битрикс24, зачем они нужны для контроля и анализа, как они работают на практике и как их правильно настроить для ваших бизнес-процессов.

Что это такое воронка в Битрикс24?

Воронка в Битрикс24 — это наглядное представление вашего бизнес-процесса в виде последовательных этапов (стадий). Чаще всего это воронка продаж, где на верхнюю стадию попадают все новые возможности (лиды), а на нижней остаются успешно закрытые сделки.

Простыми словами: Это карта движения ваших клиентов, проектов или задач. Она показывает, сколько их находится на каждом этапе работы (например, «Первичный контакт», «Переговоры», «Согласование договора», «Оплата») и как они перемещаются от начала к завершению. Это не просто список, а визуальный инструмент управления.

Примеры воронок:

Для отдела продаж: Воронка сделок (Лиды → Квалификация → Презентация → Согласование → Оплата).

Для отдела маркетинга: Воронка запуска рекламной кампании (Идея → Бриф → Создание креативов → Модерация → Запуск).

Для HR-отдела: Воронка подбора кандидатов (Новая заявка → Скрининг → Собеседование → Оффер → Вышел на работу).

В Битрикс24 воронки могут быть у классической CRM (сделки), у задач в проектах и у современных Смарт-процессов, которые вы создаете сами.

Зачем это нужно?

Использование воронок решает ключевые управленческие проблемы:

Прогноз выручки на месяц. 

• Текущая воронка продаж:
• Переговоры» — 40 сделок на сумму 4 млн руб. 
• Историческая конверсия «Переговоры → Оплата» — 35% — Прогноз: 40 × 35% = 14 сделок — 4 млн × 35% = 1.4 млн руб. выручки в этом месяце 
• Действие: Если план 2 млн руб., нужно срочно добавить — еще 15-20 сделок в стадию «Переговоры»

Воронка производства сайтов:
• «Анализ ТЗ» — 10 проектов
• Конверсия до «Сдача проекта» — 60%
• Среднее время проекта — 3 недели
• Мощность отдела — 5 проектов одновременно

Прогноз: 10 × 60% = 6 проектов в работе.
Перегрузка: 6 > 5. Нужно либо нанять еще разработчика,
либо перенести сроки 1 проекта.

Воронка службы поддержки:

Заявки в статусе более 3 дней:
• «В работе» — 5 заявок у сотрудника X
• «Ожидание ответа клиента» — 2 у сотрудника Y
• «На проверке» — 8 у сотрудника Z ⚠️

Вывод: Сотрудник Z — «бутылочное горлышко».
Нужно либо помочь ему разгрузиться, либо
пересмотреть процесс проверки.

Как это работает?

Принцип работы воронки строится на трех основных элементах:

1. Стадии (Этапы): Это вертикальные или горизонтальные колонки. Каждая стадия имеет название, цвет и может иметь свою настройку (например, автоматическое выполнение действий при попадании на нее).
2. Элементы (Карточки): Это сделки, проекты, заявки или любые другие сущности. Они представлены в виде карточек, которые вы или ваши сотрудники вручную или автоматически перетаскиваете из одной стадии в другую.
3. Аналитика и автоматизация:
   1. Над каждой стадией отображается количество элементов и их сумма (если это денежные сделки).
   2. Система автоматически подсчитывает конверсию между этапами и общее время прохождения воронки.
   3. На воронку можно настроить роботов: при переносе карточки на определенную стадию система сама создаст задачу, отправит письмо или выполнит другое действие.

На практике это выглядит так: Менеджер по продажам получил нового клиента (лида) и создал сделку в Битрикс24. Карточка этой сделки попадает на первую стадию воронки «Первичный контакт». После звонка менеджер перетаскивает ее на стадию «Переговоры». Когда договор согласован — на стадию «Ожидание оплаты». Руководитель в это время видит всю воронку целиком, понимает нагрузку и прогнозирует выручку.

Как это настроить? Практический пример

Шаг 1: Определитесь с типом воронки

Решите, где вы будете ее создавать:

• Для классических продаж: Используйте раздел CRM → Сделки. Там уже есть стандартная воронка, которую можно адаптировать.
• Для гибких процессов (рекомендуется): Создайте Смарт-процесс. Это даст больше свободы. Перейдите в Автоматизация → Смарт-процессы → Создать смарт-процесс. Назовите его, например, «Маркетинг-проект».

Шаг 2: Создайте и назовите стадии (этапы)

Во вкладке «Стадии» конструктора Смарт-процесса добавьте этапы жизненного цикла вашего проекта. Для нашего примера:

• `Идея / Бриф` (Цвет: Серый)
• `Дизайн и копирайтинг` (Цвет: Синий)
• `Согласование креативов` (Цвет: Желтый)
• `Настройка рекламы` (Цвет: Оранжевый)
• `Запущено и тестируется` (Цвет: Зеленый)
• `Завершено / Анализ` (Цвет: Фиолетовый)

Расставьте их в нужном порядке — это и будет ваша воронка.

Шаг 3: Настройте автоматизацию между стадиями (опционально, но очень эффективно)

Перейдите во вкладку «Роботы». Вы можете настроить автоматические действия при смене стадии.

• Пример робота 1: Когда элемент попадает на стадию «Согласование креативов» → Создать задачу руководителю отдела: «Согласовать креативы для [Название_проекта]» сроком на 1 день.
• Пример робота 2: Когда элемент покидает стадию «Настройка рекламы» (то есть проект запускается) → Отправить уведомление всей команде в чат: «Кампания [Название_проекта] запущена!».

В итоге

.  Нажмите «Сохранить и начать использование».

Теперь ваша команда будет создавать новые проекты («Маркетинг-проекты») и перетаскивать их по воронке.

Чтобы анализировать эффективность, откройте ваш Смарт-процесс в режиме «Доска» (это и есть вид воронки). Вы сразу увидите:

• Где скопилось больше всего проектов («узкое место»).
• Как долго карточки находятся на каждой стадии (время указано на самих карточках).
• Общую картину нагрузки на отдел.

Важный совет: Начните с одной, самой важной воронки. Отработайте ее с командой, соберите обратную связь, а затем создавайте воронки для других процессов.

Настроенная воронка превращает невидимую работу в зримый, управляемый поток и становится вашим основным инструментом для оперативного контроля и стратегического планирования.