Сотрудники в Битрикс24

«Сотрудники» в Битрикс24 — это не просто телефонная книга. Это полноценный кадровый учёт, центр управления доступами, задачами и коммуникацией. Здесь хранится вся информация о каждом члене команды: контакты, должность, отдел, руководитель, график работы, отпуска, больничные, загрузка задачами и многое другое.

Простыми словами: это ваша цифровая оргструктура, которая работает в реальном времени.

Зачем это нужно? (3 проблемы, которые решает)

• Хаос в управлении доступом. Кто имеет доступ к CRM? Кто видит финансы? Кто может приглашать новых сотрудников? Когда люди приходят и уходят, права доступа приходится менять вручную в каждой системе. Это часы работы и риск утечек. Битрикс24 централизует управление доступом — уволили сотрудника, и он за секунду теряет доступ ко всему порталу.
• Потеря времени на согласования. Где сейчас сотрудник? В отпуске, на больничном, в командировке или работает из дома? Чтобы это узнать, нужно писать в чат, звонить, спрашивать у коллег. В Битрикс24 статус сотрудника всегда виден: календарь, график работы, отсутствия — всё в одном месте.
• Разобщенность команды. Новый сотрудник приходит и не понимает: кто за что отвечает, кому писать с вопросом, кто его руководитель. Адаптация затягивается на недели. В Битрикс24 структура компании наглядна: отделы, руководители, подчиненные — всё видно сразу.

Как это устроено?

Раздел «Сотрудники» в Битрикс24 имеет несколько ключевых блоков:

Пример из практики

К нам пришла компания из 85 человек. Их боль: руководители тратили до 2 часов в день на вопросы «А кто этим занимается?», «А где Петров?», «А кому поставить эту задачу?».

Что происходило:

• Сотрудники не знали структуру компании
• Задачи ставились не тем людям
• Руководители не видели загрузку отдела
• Отпуска согласовывались в чатах, информация терялась
• При увольнении сотрудника права доступа меняли неделями

Что мы сделали:

• Настроили полную структуру компании с отделами и руководителями
• Внедрили календари отсутствий (отпуска, больничные)
• Настроили права доступа по отделам и должностям
• Обучили руководителей смотреть загрузку подчиненных в задачах

Результат через месяц:

• Время на поиск «кто за что отвечает» сократилось на 90%
• Задачи стали попадать к правильным исполнителям с первого раза
• Руководители видят перегрузку сотрудников до срыва дедлайнов
• Согласование отпусков перестало быть головной болью HR

Пошаговая инструкция по настройке

Шаг 1. Заполните список сотрудников

• Зайдите в раздел «Сотрудники» (левый сайдбар)
• Нажмите «Пригласить сотрудников»
• Введите email-адреса (по одному или списком из Excel)
• Каждому придет приглашение со ссылкой для входа

Шаг 2. Создайте структуру компании

В разделе «Сотрудники» перейдите в «Структура компании»

Нажмите «Добавить отдел» и создайте основные отделы:

• Продажи
• Маркетинг
• HR
• Производство
• Склад / Логистика
• IT / Администрирование
• Бухгалтерия
• Администрация

Внутри отделов создайте подотделы (например, в «Продажах»: «Активные продажи», «Клиентский сервис», «Тендерный отдел»)

Шаг 3. Назначьте руководителей

• В каждом отделе нажмите на значок шестеренки
• Выберите «Настроить отдел»
• В поле «Руководитель» выберите сотрудника
• Сохраните изменения

Зачем это нужно: Руководитель отдела автоматически получает доступ к задачам и отчетам своих подчиненных.

Шаг 4. Заполните карточки сотрудников

Откройте карточку каждого сотрудника и заполните важные поля:

Шаг 5. Настройте график работы

Зайдите в «Настройки» → «Настройки портала» → «Рабочее время»

• Зайдите в Сотрудники → Время и Отчёты → Рабочие графики → Добавить график Для всех сотрудников.
• Установите стандартный график: с 9:00 до 18:00, обед с 13:00 до 14:00

Если в компании разные графики (смены, удаленка), настройте индивидуально в карточке каждого сотрудника

Шаг 6. Настройте права доступа

Зайдите в «Настройки» → «Права доступа»

Настройте роли:

• Администратор — полный доступ ко всему
• Руководитель отдела — видит свой отдел, задачи подчиненных, отчеты
• Сотрудник — видит только свое
• HR — видит всех, но не может менять настройки портала

Ограничьте доступ к финансовой информации (CRM, отчеты по выручке)

Шаг 7. Настройте отсутствия

• Зайдите в раздел «Отсутствия» (в левом меню «Сотрудники»)
• Добавьте типы отсутствий: отпуск, больничный, командировка, удаленка, отгул
• Обучите сотрудников отмечать отсутствия заранее

Почему это важно: Календарь отсутствий виден всем. Никто не будет дергать сотрудника в отпуске, а планирование встреч перестанет быть квестом.

Совет на старт

Не пытайтесь заполнить всё и сразу. Начните с малого, но важного:

1. Сначала структура. Создайте отделы и назначьте руководителей. Без этого ничего не будет работать.
2. Потом — ключевые сотрудники. Заполните карточки руководителей и ключевых специалистов. Остальные добавят данные сами, когда увидят пользу.
3. Заведите ритуал обновления данных. Раз в месяц напоминайте сотрудникам проверять свои контакты, график и отсутствия.
4. Закрепите ответственного. Назначьте человека (HR или администратора), который следит за актуальностью данных о сотрудниках.

Золотое правило: Битрикс24 должен знать о сотруднике всё, что нужно для работы, и ничего лишнего. Не просите вводить паспортные данные, если они не нужны для интеграции с 1С.