Как настроить бизнес-процессы в Битрикс24

Эта инструкция поможет понять, как с помощью простых инструментов автоматизировать рутину, контролировать сроки и повысить эффективность команды.

Что это такое Бизнес-процесс?

Бизнес-процесс в Битрикс24 — это заранее созданный сценарий, который автоматически управляет рутинной задачей: согласует документы, контролирует продажи, взаимодействует с клиентами или ставит задачи сотрудникам.

Представьте, что вместо постоянных напоминаний подчиненным или поиска потерявшихся бумаг вы настраиваете один раз понятные правила. После этого система сама будет вести сотрудника по этапам: напомнит о звонке клиенту, отправит руководителю на утверждение счет или запустит процесс онбординга для нового сотрудника в HR.

Простыми словами: Это цифровой регламент, который работает за вас. Вы задаете логику — «если это, то сделать то», — а Битрикс24 следит за исполнением.

Зачем это нужно?

Автоматизация процессов решает три ключевые проблемы руководителя

• Прозрачность. Вы в любой момент видите, на каком этапе находится каждая задача.
  • Пример для отдела продаж: Воронка продаж становится полностью видимой. Вы видите не просто «ведется переговоры», а конкретный этап: «отправлено КП, ждем ответа до 15 апреля». Это позволяет точно прогнозировать выручку и точечно помогать менеджерам.
• Контроль сроков и качества. Система не даст задаче «зависнуть».
  • Пример для маркетинга: Процесс публикации статьи в блог. После написания текст автоматически отправляется редактору на проверку (срок — 1 день), затем дизайнеру на иллюстрации (срок — 2 дня). Если на любом этапе происходит задержка, система напоминает исполнителю, а затем уведомляет руководителя. Все правки фиксируются.
• Освобождение ресурсов. Робот берет на себя рутинные действия.
  • Пример для отдела продаж: При поступлении заявки с сайта процесс автоматически создает лид, распределяет его среди менеджеров по четким правилам (например, по очереди или по региону) и тут же ставит первую задачу — «Позвонить клиенту в течение 15 минут».

Как отмечено в справке, после настройки вы получаете четкую статистику по среднему времени выполнения каждого процесса. Это позволяет объективно оценивать, где есть узкие места, и требовать их устранения, опираясь на данные, а не на ощущения.

Как это работает?

Любой процесс состоит из заданий (действий для сотрудников) и логических условий (правил перехода между этапами).

Последовательные задания выполняются одно за другим. Например, сначала менеджер готовит коммерческое предложение, и только после этого оно отправляется вам на утверждение.

Параллельные задания могут выполняться одновременно. Например, пока бухгалтерия готовит счет, менеджер может параллельно собирать дополнительные данные от клиента.

Интерфейс контроля (как вы это видите):
Все запущенные процессы отображаются в едином списке (`Автоматизация > Бизнес-процессы`). Для каждого из них вы сразу видите:

• Статус: выполняется, завершен, отклонен.
• Участников и время, которое они уже потратили.
• Итоговое время выполнения (округленное в большую сторону).
• Активность: цветные счетчики показывают, есть ли в процессе невыполненные задания (красный) или непрочитанные комментарии (зеленый).

Выполнять задания можно прямо из карточки процесса. Если нужно начать с конкретного параллельного задания, используется Протокол — детальная лента всех действий по процессу.

Как это настроить? Практический пример

Шаг 1: Создаем шаблон

Давайте настроим простой, но эффективный процесс «Согласование счета на оплату», который избавит вас от хаоса в почте и чатах.

1. 1. Перейдите в `Автоматизация > Бизнес-процессы > Процессы`.
   2. Нажмите «Создать бизнес-процесс» и выберите тип «Согласование с руководителем».
   3. Дайте ему понятное имя, например, «Согласование счета до 100 000 руб.».

Шаг 2: Настраиваем схему

В визуальном конструкторе выстройте цепочку:

1. Старт: Процесс запускается, когда менеджер в карточке счета нажимает кнопку «На согласование».
2. Задание для вас (руководителя): Система автоматически создает для вас задачу «Согласовать счет №…» с указанием суммы, контрагента и ссылкой на документ. Срок — например, 1 рабочий день.

Шаг 3: Логика решения

Если вы нажали «Согласовать» → процесс завершается, а менеджер и бухгалтер получат автоматическое уведомление.

Если вы нажали «Отклонить» → процесс создает задачу для менеджера с вашим комментарием на доработку.

Если вы не ответили в течение дня → система автоматически напоминает вам, а затем может эскалировать, например, заместителю.

Запускаем и контролируем

1. В параметрах шаблона уберите отметку «Убрать из меню ручного запуска» если активна и отметьте пункт «Показывать события этого процесса в таймлайне», проинструктируйте команду.
2. Теперь все согласования будут приходить не в случайный мессенджер, а в виде четких задач в Битрикс24.
3. В разделе «Бизнес-процессы» вы увидите общую картину: какие счета ждут вашего решения, сколько времени в среднем тратится на согласование (эта статистика формируется автоматически), и где возникают задержки.

В итоге

Начать лучше с одного такого небольшого процесса. Увидев результат, вы сможете по тому же принципу автоматизировать согласование отпусков в HR, обработку входящих заявок в маркетинге или контроль этапов ключевых проектов.