Настройка уведомлений в Битрикс24 (Bitrix24)

Когда Битрикс24 начинает сыпать уведомлениями как новогодний дождь из конфетти — это прекрасно… первые 5 минут. Потом понимаешь: половина сообщений не нужна, а важные тонут в потоке. Битрикс24 предоставляет множество инструментов для настройки оповещений, которые помогут вам не упустить важные события и вовремя реагировать на изменения. В этой статье мы рассмотрим, как правильно настраивать уведомления в Битрикс24, чтобы они работали на вас, а не отвлекали от работы.

Базовые настройки уведомлений

Первое, с чего стоит начать — базовые настройки уведомлений в Битрикс24. Они определяют, какие события будут вызывать оповещения. Существует возможность оставить все ненужные уведомления, чтобы не отвлекаться на вопросы в процессе использования функционала. Чтобы настроить их, перейдите в раздел «Настройки», затем в «Уведомления».

Они позволяют задать общие параметры оповещения:

1. Выбор типов уведомлений. Выберете, какие именно уведомления необходимы: о новых сообщениях, задачах, событиях и т.д. Убедитесь, что отметили только те типы, которые действительно важны для работы.
2. Каналы доставки. Настройте, как именно хотите получать информирование — по email, в мобильном приложении, через push-уведомления или в личном кабинете. Просмотрите доступные услуги и выберите лучшее.
3. Периодичность уведомлений. Битрикс24 позволяет управлять частотой уведомлений: сделать их ежедневными или устанавливать временные зоны, когда вы не хотите получать оповещения.

Расширенные настройки уведомлений

В отличие от базового режима, где можно только включать или отключать целые каналы уведомлений, расширенный режим позволяет настроить каждое событие отдельно, распределив их по различным каналам доставки.

Битрикс24 в расширенных настройках позволяет:

• создать сценарии оповещений с учётом различных условий;
• настроить групповые оповещения для разных отделов;
• включить интеграции с другими системами;
• настроить персональные настройки для каждого сотрудника.

Можно настроить разные каналы для разных событий, например:

• смена ответственного по сделке → e-mail;
• просроченная задача → SMS + push.

Настройка уведомлений в задачах

Одна из самых частых настроек — это уведомления по задачам. Внутри задачи в Битрикс24 есть поле для установки напоминаний. В режиме создания, ниже блока с основными полями, есть “Дополнительно”. В “Дополнительно” находится пункт “Напомнить о задаче”, поддерживающий конфигурацию напоминания на ответственного или постановщика в установленную дату либо за определенное количество времени до дедлайна, если он определен.

Главная цель — сократить время на ненужные действия и повысить эффективность работы. Например, автоматическое напоминание позволит не отвлекаться на ручное отслеживание сроков.

Нажатием на одну из двух кнопок — с иконками сообщения или почты — нужно выбрать то, как портал будет отправлять сообщения.

В готовой задаче настройка напоминаний находится в правой панели. Настраивать можно все так же по дате/сроку относительно дедлайна.

В Битрикс24 можно настроить, что адресату сделать при получении оповещения, например, напоминать о необходимости отправить клиенту письмо, когда ответственный будет за компьютером; оповещать в приложении на телефоне, что нужно сделать звонок.

В корпоративной версии Битрикс24 можно настроить эскалацию — если заявка «висит» без обработки долгое время, уведомления автоматически пойдут руководителю. Это одно из лучших решений для контроля исполнения проектов.

Настройка уведомлений по почте

На почту полезно слать напоминания о важных, но не критически срочных событиях. Например, имеет смысл отправлять на email уведомления Битрикс24 о постановке задачи, получении оценки качества, об изменении статуса.

Для регулирования, о чем Битрикс24 будет напоминать в письмах на электронную почту, нужно:

• нажать на свой аватар в верхней части портала, чтобы открыть выпадающее меню профиля;
• нажать на кнопку “Уведомления”;
• выбрать Простой или Расширенный режим настройки.

В простом режиме включается и отключается рассылка от Битрикса 24 на конкретный канал связи: сайт, почту, приложение.

В расширенном режиме можно включить, отключить отправку служебных сообщений на почту, сайт, приложение с привязкой к конкретным событиям.

Лайфхак: Используйте фильтры в почтовом клиенте (например, Gmail), чтобы автоматически сортировать письма от Битрикс24.

Настройка ленты новостей в Битрикс24

Когда процессы построены таким образом, что сотрудникам важно постоянно держать фокус внимания на событиях, происходящих в CRM, внутри компании, удобно использовать для координации “Ленту новостей”. Она представляет собой настраиваемую ленту событий конкретного корпоративного портала, которая отражает все: от системных сообщений до комментариев.

“Лента новостей” в Битриксе 24 — нужна для того же, для чего пользуются лентами в социальных сетях. В ней делятся новостями, обмениваются сообщениями персонально и между командами, реагируют на комментарии друг друга, а еще портал в этом потоке может отображать изменения в статусах задач, что дает возможность конвертировать сообщения в задачи на выполнение.

Просматривать “Ленту” можно в двух режимах: экспертном и в режиме умного слежения. Для переключения режима в один клик, нажмите на иконку шестеренки возле фильтра ленты, выберите:

• экспертный режим — отключает появление сообщений о задачах в ленте;
• умное слежение — перестраивает ленту таким образом, чтобы наверх поднимались только адресные новости — с упоминаниями, адресными реакциями.

Экспертный режим позволяет разделить коммуникации внутри портала и задачи; второй — поможет не пропустить важное, когда задач много, уследить за всеми крайне сложно.

Настройка сообщений: просмотр и фильтрация уведомлений

Для глубокого контроля над уведомлениями, чтобы не пропустить важное сообщение, Битрикс24 предлагает возможность фильтрации и просмотра всех приходящих сообщений:

1. Фильтрация уведомлений по типу. В регулировании уведомлений вы можете выбрать, какие системные сообщения отображать: только важные, все, или же только те, что касаются ваших задач.
2. Просмотр истории уведомлений. Если какое-то уведомление вас интересует, вы всегда можете вернуться к истории, проверить его детали.

В мобильном приложении Битрикс24 можно настроить фильтры по словам. Например, скрыть все сообщения с «кофе-брейк».

Как отключить уведомления

Когда много сообщений и пуш-уведомлений, на сосредоточенную работу не остается ни времени, ни сил. Поэтому крайне важно на старте пользования порталом Битрикс24 определить, какие нотификации портал будет отправлять, а какие — глушить.

Как отключить уведомления:

1. Глобально:Настройки → Уведомления → Снять галочки
2. Временно:Нажмите колокольчик → «Не беспокоить»
3. Выборочно:Правая кнопка на чате → «Отключить оповещения»

Для ситуаций, когда системные сообщения не дойдут до адресата, например, если он занят звонками или делает доклад на совещании, CRM поддерживает режим “Не беспокоить”, который отключает все звуки и пуши.

Как убрать звук и отключить то, что отвлекает

Переходим в правую панель меню, нажимаем на колокольчик. Он открывает ленту системных уведомлений и чаты. Чтобы оттуда перестали приходить оповещения, нужно в самом низу найти панель смены режимов доступности, выбрать “Не беспокоить”.

Смена статуса заблокирует сообщения о событиях. Поэтому важно не забыть вернуть “Онлайн”, чтобы не пропустить ничего важного, например, новое сообщение от клиента или оповещение о дедлайнах.

Как еще можно напоминать пользователям Битрикс24 о событиях в CRM

Битрикс24 поддерживает интеграцию с мессенджерами, в том числе для рассылки нотификаций. Битрикс24 гибкая облачная платформа, которая может стать мощным инструментом для результативной оцифровки процессов и автоматизации маркетинга. Чтобы Битрикс24 не превратился в “источник шума” с бесконтрольными звуковыми оповещениями, раздражающими всплывающими нотификациями, важно изначально правильно определить процессы, настройка системы под них, а не наоборот:

• интеграция с Telegram — бот присылает сообщения в личный чат;
• виджеты на рабочий стол — всегда перед глазами;
• еженедельные дайджесты — разбор событий за неделю.

Правильная калибровка уведомлений в Битрикс24 — это ключ к эффективному управлению бизнесом. Не бойтесь экспериментировать с настройками, ведь именно так вы найдёте оптимальное решение для компании.

Хотите получить профессиональную помощь в настройке уведомлений? Наши эксперты помогут настроить Битрикс24 под ваши задачи.