КАК МЫ ПОМОГЛИ МЕНЕДЖЕРАМ ДЕТЕЙЛИНГ-ЦЕНТРА ТРАТИТЬ МЕНЬШЕ ВРЕМЕНИ НА РАБОТУ С ЗАКАЗ-НАРЯДАМИ С ПОМОЩЬЮ 1С

Рассказываем, как доработали типовой модуль 1С:Бэкофис с учетом нестандартных требований клиента и как благодаря нам он смог выстроить сбор сквозной аналитики и сэкономить рабочее время менеджеров.

Ситуация

Наш клиент — компания Brooklands, один из самых известных российских детейлинг-центров премиум-сегмента. Мастера, механики и бухгалтеры работали в 1С:Автобизнес, а менеджеры отделов — преимущественно в Битрикс24, который мы внедрили в компании ранее.

Недавно клиент снова обратился к нам, чтобы интегрировать существующую систему CRM и 1С:Автобизнес. Интеграция нужна была для того, чтобы решить две основные проблемы:

• менеджеры тратили слишком много времени, чтобы получить от механиков информацию о статусе работ по автомобилю клиента;
• в компании были трудности со сбором статистики, которую приходилось брать из разных источников.

Проблема

Специалисты рассматривали два основных решения — перенос процессов в Битрикс24 и интеграцию с помощью модуля 1С:Бэкофис. 

С обоими вариантами были сложности.

Для переноса в Битрикс24 необходимо было:

• разработать схему интеграции;
• подготовить подробное ТЗ;
• реализовать интеграцию на практике;
• протестировать её работу;
• обучить сотрудников пользоваться новой версией программы.

Несмотря на то, что все эти задачи — привычные для нас, в данном случае перенос готовых механизмов 1С в Битрикс 24 пришлось бы делать кодом — а это сделало бы интеграцию слишком дорогой и нерентабельной. 

Кроме того, это заняло бы от 4 до 8 недель, а ждать столько клиент не был готов — необходимо было запустить систему в максимально сжатые сроки. Поэтому специалисты начали прорабатывать второй вариант — с модулем 1С:Бэкофис.

Модуль 1С:Бэкофис позволяет запускать окно 1С прямо внутри Битрикс24 и проводить необходимые операции уже непосредственно в карточке 1С. Но и здесь клиента ожидала трудность — по умолчанию этот модуль может интегрироваться только со стандартными документами 1С (ограничения модуля Бекофис на момент проведения работ), например, заказом клиента или актами о поступлении денег. А у клиента была нетиповая конфигурация 1С — он активно работал с заказ-нарядами, а такая форма в 1С:Бэкофис просто не была предусмотрена.

Многие говорили, что доработать этот модуль с учётом нетиповых документов невозможно. Но мы знаем, что возможно всё, ведь интеграция Битрикс24 с 1С — и есть наша прямая специализация, в рамках которой мы знаем чуть больше остальных.

Решение

Мы оценили работу, убедились, что доработать функционал 1С:Бэкофис под конфигурацию клиента всё-таки возможно, и согласовали с клиентом сценарий интеграции. Всего через две недели клиент получил готовую связку Битрикс24 и 1С — при этом весь необходимый функционал 1С был сохранён, и менеджеры смогли продолжать работать в привычной для них среде — интерфейс и алгоритм работы внутри Битрикс24 удалось сохранить без изменений.

Компании не пришлось кардинально менять принцип работы в 1С, налаженный годами, и все связанные бизнес-процессы и работы не изменились.

Реализация

Функционал мы доработали следующим образом. Когда клиент уже согласен сделать заказ, менеджеру необходимо «запустить» процесс и забронировать машиноместо на оговоренные работы. Он нажимает кнопку «Заказ-наряд», и внутри Битрикс24 открывается окно 1С.

Дальше работа ведется на стороне 1С: создается новый заказ-наряд, туда же уходит контакт клиента, и автоматически создаётся контрагент по этому клиенту.

Внутри 1С менеджер:

• формирует список товаров и услуг, которые клиент планирует приобретать;
• выставляет их стоимость;
• заполняет окно с данными по автомобилю (VIN, марка, модель, госномер, пробег).

После сохранения работы 1С можно закрыть и вернуться снова в Битрикс24 — теперь сделку можно отслеживать там, не проваливаясь каждый раз в 1С.

В Битрикс24 автоматически возвращаются все указанные менеджером данные — информация об автомобиле (в том числе госномер и VIN) и цены на товары и услуги.

Мастер работает только в 1С, и когда он меняет статус работ в 1С, этот статус синхронно обновляется и в Битрикс24, где его сразу же может увидеть и менеджер в привычном для себя интерфейсе:

В любой момент, без задержек и дополнительных запросов, он может, например:

• увидеть, что бухгалтер привязал к заказу счёт на оплату или сформировал акт выполненных работ;
• провалиться в заказ-наряд, чтобы добавить какую-то информацию, уточнить что-то или скорректировать.

Результат

Вот что изменилось в работе компании, после того как мы доработали стандартный функционал модуля 1С:Бэкофис.

1. Менеджеры смогли в несколько раз быстрее получать актуальные данные:

• по параметрам автомобиля:
• по бюджету проекта;
• по статусу работ, за выставление которых отвечает мастер цеха;
• по товарам, которые требуются для работы.

Это не просто удобно, но и существенно экономит дорогое время менеджера. Раньше, чтобы успеть вовремя пригласить клиента забрать из центра свой автомобиль, менеджеру приходилось самостоятельно звонить мастеру или писать в чате уточняющие вопросы, чтобы узнать, на каком этапе сейчас работа.

      2. Был выстроен процесс сбора статистики.

До внедрения этого модуля статистику практически не собирали — клиенты писали менеджерам напрямую, данные приходилось собирать из разных источников, и качество сводной информации оставляло желать лучшего.

А сейчас компания может легко отследить все этапы пути клиента— с момента обращения в сервис до момента, когда автомобиль клиента покидает центр, и даже после этого — когда клиент обращается в центр повторно.

Чем это помогает компании? Можно автоматически собирать полноценную статистику по продажам, например:

• сумму и частоту покупок по каждому клиенту;
• реальную конверсию в продажу;
• продажи и выполнение плана по компании в целом и по каждому менеджера.

Кроме того, сквозная аналитика помогает понять, из каких источников приходят клиенты и на какую сумму в итоге покупают. На основе этого легко собирается детальный маркетинговый отчёт: например, можно увидеть, что Яндекс Карты приносят большое количество клиентов, но средний чек у них низкий, а вот из YouTube приходит мало клиентов, но как раз они покупают дорогие услуги. Всё это даёт базу для принятия решения по рекламным кампаниям — то есть определиться, в какие рекламные источники эффективнее вкладываться.

Важным плюсом для компании стало то, что ей не пришлось менять стандартные бизнес-процессы, а менеджерам — привыкать к новым алгоритмам работы и новому интерфейсу ПО. Процессы и стандарты работы выстраивались годами, и для мастеров, механиков и бухгалтеров внешне ничего не изменилось — им не пришлось переучиваться.

Заключение

В этом проекте мы доработали стандартный модуль 1С:Бэкофис под нетиповую конфигурацию 1С:Автобизнес. И всего через две недели после начала нашей работы клиент смог существенно упростить работу менеджеров и настроить сбор аналитики.

Мы специализируемся на таких доработках и с радостью настроим любые стандартные модули 1С именно под ваши нужды.