КАК ИНТЕГРАЦИЯ 1С И БИТРИКС24 (BITRIX24) УПРОСТИЛА РАБОТУ ДИЛЕРСКОГО ЦЕНТРА

В кейсе показываем, как всего за 180 тысяч полностью закрыли бизнес-процесс выкупа автомобилей, подключив отдел выкупа к Битрикс24 и наладив оперативную обратную связь между 1 С и Битрикс24.

Ситуация

К нам обратилась компания из Санкт-Петербурга — дилерский центр, крупная дочка одного из известных автодилеров. 

Клиент для нас не новый — мы уже успешно сотрудничали с этой компанией по Битрикс24: разработали кастомный отчёт и настроили автоматизацию для бизнес-процесса согласования счетов. А теперь руководство решило подключить к Битрикс24 ещё один отдел, который занимается оценкой и выкупом автомобилей клиентов.

Исторически сложилось так, что этот отдел работал в самописной CRM. Рабочие процессы были налажены, но со временем накапливались трудности — сначала незначительные, а потом всё более серьёзные — и ситуация вот-вот могла перерасти в огромный снежный ком. Поддержка и доработка этой CRM становилась всё дороже, а услуги по доработке были привязаны к определенным подрядчикам, что тоже не всегда удобно.

Проблема

Из-за полного отсутствия интеграции и обратной связи между 1С и CRM в работе отдела было много шероховатостей и проблем. Вот некоторые из них.

1. У менеджеров было много ручной работы. Большое количество отчётов (например, рабочие листы оценки) приходилось формировать и заполнять вручную. В результате сотрудники теряли драгоценное время, которое могли бы потратить на основную работу и принести компании прибыль.

1. Менеджеры не видели, какой номер листа оценки присваивается автомобилю. Без этого невозможно потом проверить выплату по автомобилю в отчёте. Для менеджеров это было серьёзной проблемой, потому что в этом случае им не начислялся бонус за приведённого клиента, а это их демотивировало.

1. Менеджеры не знали, в какую сумму оценили автомобиль клиента. Зная предварительную стоимость, менеджер может более эффективно выстроить общение с клиентом — например, если разница с первоначальной суммой оказывается не такой большой, можно попробовать уговорить клиента всё-таки продать им автомобиль.

Так как другие отделы уже успешно работали в Битрикс24, то и данный отдел руководство решило перевести на него — так удобнее, проще и дешевле. Подрядчика выбирали тщательно, изучая не только сроки и стоимость реализации, но и предложенное решение — в результате выбрали Vitamin C.

Решение

Сотрудники дилерского центра раньше не работали в такой системе, поэтому нам нужно было собрать для начала максимально простую воронку сделки. С самого начала столкнулись с двумя основными ограничениями:

• Обмен между программами должен был быть максимально быстрым. Например, рабочий лист оценки автомобиля в 1С должен быть создан через минуту-две после внесения данных в Битрикс24, иначе бонус получал не менеджер, а оценщики в сервисе — как будто клиент приехал к ним напрямую, а менеджер не участвовал в процессе.

• У нас не было доступа к рабочей базе 1С, всю работу мы вели на копии, а сотрудники компании потом самостоятельно устанавливали расширение на свои базы. Это затрудняло работу — например, тестировать финальную интеграцию мы могли только с помощью стороннего разработчика. А это значит, что приходилось долго согласовывать удобное всем время для тестирования — да и программы удалённого доступа немного замедляли работу.

Тем не менее, за три недели все вопросы были закрыты и все требования клиента учтены. Задачу мы начали решать с того, что выстроили логику обмена данными. Нам очень помогло то, что клиент был максимально вовлечён в процесс:

• Ещё до начала работы чётко понимал, что именно требуется сделать и чего не хватает в текущей версии системы, сразу развёрнуто сформулировал задачу и подготовил максимально детальный список функциональных требований к обмену.

• В процессе работы не было никаких проблем с коммуникацией. Клиент давал подробную обратную связь от всех специалистов, благодаря чему все вопросы решались оперативно.

В результате для отдела выкупа мы проработали логику работы — зафиксировали этапы лидов и сделок, согласовали перечень полей для заполнения и автозадач, сформировали отчёты Битрикс24 по данной воронке.

Реализация

Бизнес-процесс «Выкупа автомобилей» мы реализовали с помощью простой двухэтапной воронки.

Рассмотрим стандартный для дилерского центра пример: клиент хочет сдать автомобиль в трейд-ин и оставляет на сайте заявку на оценку или звонит напрямую в отдел выкупа. В этот момент в Битрикс24 автоматически создается лид, а менеджер начинает работу и открывает заявку. Форму заявки мы разработали исходя из требований клиента. 

На этапе «Заявка с сайта» следующие поля заполняются автоматически (если заявка пришла с сайта) или вручную (если менеджер принял заявку по телефону):

• марка автомобиля;
• модель автомобиля;
• пробег;
• год выпуска;
• модификация/объём двигателя;
• ссылка на объявление;
• дилерский центр, в который назначен визит клиента;
• ожидания клиента по цене.

Пока этих данных достаточно (но при необходимости можем добавить дополнительные), и можно переходить к следующему этапу — «В работе».

На этом этапе менеджер ждёт , когда клиент будет готов приехать на оценку автомобиля, согласует с ним дату и время визита и также заносит информацию в систему. За день до согласованной даты в Битрикс24 падает автоматическое напоминание — связаться с клиентом и подтвердить дату и время визита. Так менеджер точно не забудет провести встречу.

Заявка переходит к следующему статусу — «С продолжением», и именно на этом этапе срабатывает автоматизация: выполняется проверка двух условий:

• источник лида — входящий звонок;
• ответственный за лид сотрудник — если он работает в контакт-центре, то лид успешно конвертируется в сделку в ту воронку, в которой настроена интеграция с 1С.

В разделе «Сделка» как раз и отражается воронка «Встреча» с тремя последовательными статусами лида:

• РЛ (рабочий лист) создан;
• Встреча проведена;
• Завершить сделку.

Сейчас лид находится на этапе «РЛ создан», и в систему передались все указанные поля (дилерский центр, дата и время визита и так далее), а также ожидания клиента по цене.

До внедрения Битрикс24 интеграция осуществлялась медленно. Это было серьёзной проблемой, потому что в отделе закупок счёт иногда идёт на минуты — если немного опоздать, то сотрудник рискует не получить свой бонус за сделку. Поэтому высокая скорость обмена информацией между Битрикс24 и 1С была первоочередной задачей. Мы настроили синхронизацию на обмен данными один раз в 60 секунд!

В результате если на этом этапе перейти на сторону 1С, уже можно увидеть, что все данные подтянулись в рабочий лист менеджера по закупкам:

Все поля в рабочем листе полностью соответствуют указанным в Битрикс24, а его номер назначается автоматически в 1С и возвращается в Битрикс24. Осталось только дополнительно указать госномер автомобиля и его VIN (в базе есть проверка на его реальность).

На основании этих данных в 1С легко создать и лист оценки — форму с более детальной информацией. Когда автомобиль уже на месте, оценщик добавляет в эту форму:

• своё имя;
• КПП автомобиля;
• тип привода;
• тип кузова.

Лист оценки почти готов, осталось только указать стоимость оценки (для неё есть отдельное поле, потому что она может отличаться от желаемой стоимости клиента). В нашем примере клиент хочет получить за автомобиль 1,5 млн рублей, а в лист оценки идёт сумма чуть меньше — 1,4 млн.

Вернёмся в Битрикс24 и посмотрим, что произошло там: уже успели подтянуться все новые данные: VIN, госномер, стоимость оценки. В прошлой реализации не было никакой обратной связи, то есть данные о результатах посещения клиентом дилерского центра никак не переносились из 1С в CRM. Обязательно подтягивается и номер листа оценки — для того, чтобы потом проверить по нему выплату в отчёте. 

Кроме того, в момент создания листа оценки в 1С одновременно в Битрикс24 сделка автоматически переходит в статус «Встреча проведена»:

На следующий день после встречи менеджеру автоматически приходит уведомление, чтобы он не забыл связаться с клиентом и уточнить, как прошёл визит. В прошлой реализации программы такого не было, и менеджерам приходилось вручную ставить себе напоминалки.

Финал истории всё ближе: клиент и дилерский центр договариваются о цене, и в итоге происходит выкуп автомобиля, и эта финансовая операция отражается в 1С:

В итоге в системе указаны все три цены: сколько хотел клиент, во сколько оценил дилер и за сколько она в итоге была выкуплена:

Итак, на стороне 1С сделка полностью завершена вплоть до проводки получения денег. А что на стороне Битрикс24? Всё синхронно — сделка перешла в статус «Сделка успешна», и фактический бюджет также отразился в нужной строке.

Всё, сценарий отработан, автомобиль стоит в дилерском центре, довольный клиент уезжает с деньгами, и бизнес-процесс полностью закрыт!

Результат

Для нас этот проект был особенно интересным. Задача была нестандартная, а конфигурация, в которой работает клиент — достаточно редкая. И тем не менее, нам удалось полностью закрыть бизнес-процесс выкупа автомобилей с помощью простой двухэтапной воронки и интеграции 1С и Битрикс24 — в результате все отделы дилерского центра получили возможность работать в единой системе.

Клиент был доволен нашей работой, ведь мы чётко выполнили все требования ТЗ, и благодаря этому между 1 С и Битрикс24 была налажена обратная связь: обмен данными об автомобиле и результате посещения дилерского центра происходит очень быстро, без потерь и искажения информации. На практике это значит, что:

• Выросла мотивация менеджеров отдела — теперь они могли по номеру листа оценки уточнять выплату по автомобилю и получать бонус за сделку.
• Менеджеры получили возможность видеть в системе предварительную сумму, в которую специалисты оценили автомобиль, и оперативно реагировать — например, возобновить переговоры с клиентом, если эта сумма не слишком сильно отличалась от пожеланий клиента. А значит, упустить клиента стало сложнее!
• Наконец, менеджеры смогли тратить меньше времени на ручное заполнение рабочих листов оценки и других форм — теперь это стала делать за них система, а сотрудники стали проводить сэкономленные часы более продуктивно для бизнеса! 

В вашей компании пока ещё не всё так гладко? Обращайтесь в Vitamin C — мы проанализируем ваши бизнес-процессы, подберём наиболее подходящую CRM, внедрим её в бизнес, интегрируем с 1С или другим сервисом и обучим сотрудников пользоваться системой. Быстро и профессионально!