Основная деятельность клиента: организация праздничных мероприятий в городе Горно-Алтайск. Агентство “Феерия” работает в нескольких смежных направлениях:
- Организация и проведение мероприятий;
- Оформление площадок для мероприятий;
- Продажа сопутствующих товаров в оффлайн магазине.
Основные задачи при внедрении Битрикс24 (Bitrix24):
- Формирование и автоматизация воронок продаж, с учетом бизнес-процессов агентства;
- Контролировать процесс оплат после проведения мероприятия;
- Автоматизировать коммуникацию с клиентами: подключить Instagram, Whats App и сайт на платформе MODX Evolution.
- Систематизировать продажи в магазине и при заказе мероприятия;
- Настроить бронирование сотрудников на мероприятия.
Воронки Продаж
Мы изучили бизнес-процессы компании, сформировали и настроили 3 воронки продаж:

Было принято решение использовать классический вариант CRM с лидами. Новое обращение клиента (сообщение в Whats App, Instagram или заказ на сайте) попадает в Лиды. В воронке лидов происходит определение качества лида и конвертация в сделку в соответствующей Воронке продаж.
Каждая воронка отвечает за соответствующее направление компании.
Магазин
В этой воронке сотрудниками магазина обрабатываются заказы из онлайн-источников на приобретение товаров для праздника: выявляются потребности покупателя, подготавливается товар, если его нет в наличии — делается заказ, производится предоплата и организовывается получение заказа клиентом (самовывоз из магазина или доставка).

Мероприятие
В воронке Мероприятие ведется работа по продаже услуг организации праздничных мероприятий. Здесь менеджеры проводят квалификацию клиента и выявляют потребности, ведут подготовку к мероприятию и принимают оплату. Если для мероприятия клиента требуется покупка товаров для праздника, сделка копируется в воронку Магазин, где сотрудники магазина занимаются оформлением заказа, а менеджер мероприятия контролирует эту сделку. Если 100% оплаты получено, сделка закрывается, как успешная.

Оформление
Так как помимо продажи товаров и организации мероприятий, компания занимается оформлением площадок для проведения праздников, мы сформировали отдельную воронку для этого направления.
Здесь менеджеры формируют и согласовывают предложение для клиента, принимают оплату, при необходимости, делают заказ у дизайнера, назначаются сотрудники на монтаж и демонтаж оформления. Если 100% оплаты получено, сделка закрывается, как успешная.
Соцсети и мессенджеры
Настроены интеграции Instagram и Whats App. Во всех воронках настроены автоматические уведомления клиента о заказанных услугах и оплатах. В воронке Мероприятие, если сделка закрыта как успешная, клиенту автоматически отправляется сообщение с запросом отзыва
Помимо автоматической отправки сообщений, менеджеры могут вести диалоги с клиентом в Битрикс24, без перехода в Instagram и Whats App. Вся история переписки сохраняется в карточке сделки.

Бронирование сотрудников на мероприятие
Так как для проведения мероприятий требуется бронирование сотрудников на определенную дату, в карточке сделки мы создали поле, где менеджер может указать дату и время проведения мероприятия, тип мероприятия (например, день рождения) и выбрать участвующих в нем сотрудников. При создании бронирования, менеджер видит, свободны ли выбранные сотрудники в это время. После создания бронирования, оно отражается в календаре компании. Из календаря можно перейти в карточку сделки в один клик.



Автоматизация
На всех этапах каждой воронки сотрудникам автоматически ставятся задачи, это позволяет вовремя реагировать на движение сделки по воронке и не “забывать” о клиентах.

Настроена автоматическая смена статусов, которая работает при определенных условиях. Например, за 1 день до даты мероприятия сделка автоматически переносится в этап “Подготовка к мероприятию”, где менеджеру ставятся задачи по подготовке, а клиенту автоматически уходят уведомления.
Во всех воронках, если сделка находится на этапе продолжительное время, об этом уведомляется руководитель для принятия соответствующих мер.
Результаты внедрения:
- Внедрение Битрикс24 позволило вести всю коммуникацию клиентов в одном месте и сохранять историю диалогов;
- У менеджеров всегда есть актуальные задачи, выполнение которых, руководитель может с легкостью контролировать;
- Упростился процесс назначения аниматоров на мероприятия: менеджер всегда может увидеть, кто из сотрудников доступен на нужную дату/время без лишней траты времени на коммуникации по этому вопросу;
- Заявки обрабатываются быстрее — при получении новой заявки из подключенных источников, менеджер сразу уведомляется и может вовремя отреагировать на входящий запрос клиента, что в свою очередь, положительно сказывается на конверсии;
- Руководителю больше не нужно контролировать все сделки, он уведомляется, если что-то пошло не так и требуется его внимание.
Если вам нужна помощь в настройке Bitrix24, вы можете оставить заявку на консультацию по ссылке. Наши специалисты свяжутся с вами и помогут решить ваши вопросы.