КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ ВНУТРИ КОМПАНИИ НАД ПРОЕКТОМ ПО ВНЕДРЕНИЮ CRM, ЧТОБЫ ПОВЫСИТЬ ШАНСЫ НА УСПЕХ ПРИ ВНЕДРЕНИИ

Внедрение CRM системы состоит из 4 этапов:

1. Моделирование бизнес-процессов для переноса в систему. Задача этого этапа смоделировать CRM таким образом, чтобы она реализовывала цели, с которыми вы пришли. На этом этапе мы определяем задачи внедрения. После этого рисуется бизнес-процесс, который необходимо зашить в CRM. На этом шаге наша цель — привести всех членов команды заказчика к единому видению, взгляду на их внутренний бизнес-процесс. И только после это ваш процесс моделируется под возможности системы.
2. Второй этап — это техническая реализация. Его успешность полностью зависит от качества проведения первого этапа.
3. Ввод системы в использование. На этом этапе мы обучаем всех пользователей системы. Отдельно исполнителей, отдельно руководителей. Новая система — это всегда слишком много новой информации и волнения. Поэтому важно давать быструю обратную связь по всем вопросам сотрудников, чтобы у них не было желания вернуться на старую систему или наделать ошибок при использовании, которые в дальнейшем сильно снизят мотивацию, так как разгребать завалы никому не хочется. На этом этапе мы проводим детальный инструктаж руководителей: какие могут быть трудности и как их пройти.
4. Подгон системы под реальность. В процессе использования у пользователей могут появляться идеи по доработке системы. Например, руководители, видя статистику, понимают, что на каком-то этапе узкое место и понимают как можно его убрать. Сами пользователи в процессе видят какие-то препятствия в работе или понимают, что было бы хорошо еще добавить какую-то возможность, раз уж у нас все автоматизировано. Этот процесс никогда не закончится в компании, которая работает над собой. Постоянный цикл улучшений это нормально. Еще доработки могут понадобиться, если компания решает реализовать идеальный процесс в системе, но при переезде в систему оказывается, что по такому процессу компания просто не может жить, потому что есть более глубокие причины, которые так просто не исправить и тогда систему нужно быстро подогнать под реальность. Поэтому мы очень советуем перевозить в систему максимально реалистичную модель работы и потом постепенно ее улучшать — это обойдется дешевле.

Воспользуйтесь рекомендациями ниже. Они позволят избежать большинства ошибок, которые приводят к растягиваю проекта и увеличению расходов.

Как организовать процесс внедрения внутри компании

Четко определите цели внедрения

Подключить Whats App или телефонию это не цель — это ваши технические вводные. У вас есть Whats App и телефония, но такая задача не помогает понять как их подключать и настраивать. Даже самые базовые сервисы можно подключить множеством способов. Кроме того, подключить тот же Whats App можно разными решениями, каждое из которых имеет свои особенности. Выбор решения будет полностью зависеть от ваших целей и вашего бизнес-процесса.

Понаблюдайте за процессом менеджеров и руководителей. Что мешает им решать свои задачи быстрее? Какие действия приводят к ошибкам и переделкам? Из-за каких ваших действий или бездействий клиент может выбрать других?

Обеспечить прием первого обращения в течение 5 минут – это цель. Тут мы понимаем, что во первых, нам нужно подключить к системе все источники обращений (телефонии, месенджеры, сайты, почты, площадки и т.д.). Кроме того, становится ясно, что нам нужна система распределения, уведомления и контроля в случае, если обращение не обработано – просто общей колонкой неразобранных сделок тут не обойтись.

Или сократить время менеджеров на рутинных процессов типа составление договора или КП.

В процессе работы видеть кто из менеджеров в перспективе лучше закроет план, хотя сейчас по суммам и одинаково.

Иметь возможность бесшовно передать клиента от одного менеджера другому в случае необходимости без потери информации,чтобы не зависеть от конкретных людей.

Видеть данные по дебеторке и ее просрочке в разрезе менеджеров и клиентов, чтобы не попадать на кассовые разрывы.

Т.е. цель отвечает на вопрос: что конкретно должно измениться в жизни компании после внедрения CRM.

Соберите команду внедрения внутри компании

Некоторые компании принимают решение настраивать систему как правильно, а пользователи подстроятся. В начале внедрения это объяснимое решение. Но чаще всего оказывается, что есть много причин почему процессы в компании происходят так, как происходят. Поэтому, чтобы команда в системе работала по «идеальной схеме», нужно многое перестроить внутри компании, что сделать быстро просто невозможно. Поэтому принимается решение быстро перестраивать систему — а это, по сути, повторные расходы. Чтобы избежать такой ситуации соберите проектную команду. Все эти сотрудники в любом случае поучаствуют в проекте рано или поздно, но если рано — это сэкономит деньги)

В нее обязательно должны входить:

• Ответственный за проект — тот, кто принимает решения;
• Конечные пользователи системы;
• Собственник процесса. Т.е. тот, кто организует работу пользователей (РОП, Коммерческий, Директор по персоналу и т.д).

Все участники должны понимать пользу от внедрения и важность этой задачи. Они должны быть замотивированы выделять время для внедрения. CRM-система это не инструмент тотального контроля. Это помощник, который помогает быстро работать с информацией, оперативно принимать решения и помогает ничего не забыть и берет на себя скучную рутинную работу. При необходимости, мы помогаем клиентам отработать возражения по внедрению CRM внутри команды.

Скачать бесплатно руководство "5 шагов для роста продаж"

Имя

Телефон

Скачать

Новые идеи откладывать на отдельный этап после первичного запуска CRM в работу

В процессе разбора бизнес-процессов всегда появляются новые идеи. Это происходит, потому что клиент начинает видеть новые детали происходящего, в которые раньше не погружался. Или потому что клиент узнает глубину возможностей системы и ему хочется использовать их по максимуму. Иногда это происходит сразу после окончания настроек. Появляется ощущение, что можно сделать еще удобнее и эффективнее. В таком случае, внедрение может растянуть на неопределенный срок. CRM будет доводиться до идеала, а за это время процессы изменяться и придется подгонять под них систему заново. Запустите систему в работу ,чтобы сотрудники уже начали привыкать к новой программе и она начала давать вам первую информацию и повышать результаты за счет выполнения первоначальных целей из первого пункта.

Самые успешные проекты — это проекты, в которых решили ключевые задачи клиента, запустили систему в работу и потом в процессе наживую делали самые актуальные и рентабельные доработки.

Зафиксируйте ключевые задачи, а все новые идеи будут реализованы второй очередью.

Исключение составляют идеи, влияющие на структуру движения данных. Например, сначала вы не хотели подключать 1с, поэтому сайты подключались на прямую к CRM, а потом решили подключить — в этом случае было бы лучше сайты подключать к 1с, а уже из нее передавать данные в CRM. Это концептуальные вопросы, которые нужно определить на берегу.

Эти 3 совета могут сэкономить много времени, сил и денег компании!

Если вам нужна помощь в внедрении CRM, вы можете оставить заявку на консультацию по ссылке. Наши специалисты свяжутся с вами и помогут решить ваши вопросы.

С уважением,

Команда Vitamin C для вашего бизнеса.