КАК МЫ АВТОМАТИЗИРОВАЛИ ПРОЦЕСС СОГЛАСОВАНИЯ ЗАЯВОК НА ОПЛАТУ В СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ В БИТРИКС24 (BITRIX24)

Рассказываем, как с помощью Битрикс24 можно быстро и безошибочно согласовывать заявки на оплату.

Ситуация

Один из наших постоянных клиентов — компания, которая работает в сфере строительства. Мы успешно сотрудничаем уже полтора года: вместе работаем над их порталом и автоматизируем бизнес-процессы. В этом кейсе расскажем о том, как началось наше сотрудничество — клиент обратился к нам, чтобы мы помогли оптимизировать процесс оплаты счетов.

У компании постоянно возникает необходимость оплачивать счета — каждый день у клиента несколько заявок на оплату в работе, и все они должны пройти через несколько этапов:

• Согласование в ПТО (производственно-техническом отделе)
• Согласование в бухгалтерии
• Одобрение службой безопасности
• Согласование у директора

После всего заявка возвращается в бухгалтерию для оплаты. 

На реализацию такой схемы требовалось много времени и действий сотрудников, а на практике клиент регулярно сталкивался с проблемами и ошибками при согласовании. 

Проблема

Согласование даже самой простой заявки могло отнять у ответственного сотрудника несколько часов. Ему нужно было лично обходить коллег из ПТО, службы безопасности и бухгалтерии, отвлекать их от работы, после чего самому относить документы на подпись директору, объяснять ему суть заявки и отвечать на вопросы. Могло выясниться, что какой-то из сотрудников приложил не все необходимые документы или что чьей-то подписи и вовсе не хватало.

Зачастую нарушался регламент компании — не соблюдалась цепочка этапов согласования, и в целом весь процесс затягивался, был хаотичным, регулярно возникали ошибки — например, служба безопасности «развернула» заявку, а бухгалтер был не в курсе и успевал оплатить. 

Руководство компании обратилось к нам для того, чтобы бизнес-процесс согласования заявок в Битрикс24 стал простым, понятным и удобным для всех пользователей и полностью соответствовал регламенту компании. 

Решение

По регламенту компании процесс согласования заявки на оплату состоит из нескольких стандартных этапов. Для решения поставленных задач мы выстроили воронку процесса так, чтобы этот порядок соблюдался автоматически, а для этого использовали функции смарт-процессов. И теперь движение по воронке происходит так.

Этап 1. «Новая заявка»

Чтобы запустить согласование, пользователь — инициатор — создаёт заявку и вносит в карточку заявки все необходимые данные. Мы максимально упростили этот процесс и сделали его интуитивно понятным: достаточно нажать на иконку, соответствующую нужному типу заявки на оплату, и автоматически будет создана пустая карточка с определённым набором полей.

Система предусматривает несколько разных вариантов заявки. Так как наш клиент работает в сфере строительства, для него актуальны такие:

• Оплата подрядчикам
• Аренда техники
• Аренда недвижимости
• Прочие услуги
• Поставки
• Подотчётные средства

В зависимости от выбранного типа заявки процесс согласования будет проходить по-разному. Например, если выбран тип «Оплата подрядчикам», то заявка отправляется на согласование вначале начальнику ПТО и только потом — бухгалтеру. Кроме того, тип заявки определяет и набор полей — этот функционал мы реализовали с помощью модуля «Зависимые поля».

Работает это так: допустим, инициатору необходимо согласовать заявку на оплату аренды недвижимости. Он выбирает соответствующую иконку, и в пустой заявке высвечиваются актуальные поля: тип аренды, объект, количество дней аренды.

У нашего клиента несколько юридических лиц, поэтому кроме полей, касающихся типа заявки, пользователь указывает также юридическое лицо, к которому относится новая заявка. Исходя из этого автоматически будет назначен бухгалтер, который будет согласовывать её далее. 

Заполнив все необходимые поля, одним нажатием кнопки пользователь переносит карточку на следующий этап.

Этап 2. «Проверка наличия документов в ПТО и бухгалтерии»

На втором этапе ПТО и бухгалтер, назначенный на прошлом этапе, независимо друг от друга проверяют наличие необходимых для согласования заявки документов. Каждый из них может либо согласовать заявку, либо отклонить её — в этом случае необходимо добавить комментарий с указанием причин отклонения.

Если и ПТО, и бухгалтерия согласуют заявку на оплату, она автоматически переходит на следующий этап.

Этап 3. «На проверке в СБ»

На третьем этапе заявку проверяет служба безопасности. Здесь всё устроено аналогично — если СБ отклоняет заявку с комментарием, она возвращается на повторное согласование с самого начала, если одобряет — карточка уходит дальше.

Этап 4. «Согласование с директором»

Последний этап перед оплатой — это согласование заявки директором. Директор также может либо согласовать заявку (в этом случае она движется по воронке дальше), либо отклонить её (тогда ответственному за эту заявку необходимо доработать её или внести изменения).

Но у директора также есть дополнительная опция — отложить согласование до определённой даты. В этом случае задание на согласование временно закроется и вновь будет открыто в указанный день.

Этап 5. «На оплате у бухгалтера»

Финальный этап — оплата счёта бухгалтером, на этом процесс завершается.

Результат

Вот что удалось достигнуть в результате внедрения такой системы.

• Быстрота

Процесс стал занимать гораздо меньше времени — заявка на оплату теперь согласуется примерно в 5 раз быстрее. Сотрудникам больше не нужно переходить в карточку сделки или дозапрашивать необходимую информацию, а инициатору согласования не требуется самостоятельно собирать нужные подписи. В результате люди тратят меньше часов на административную работу и могут уделять больше времени основным рабочим задачам.

• Прозрачность

Весь процесс — абсолютно прозрачный. Каждый участник согласования заявки при её открытии сразу видит все данные и прикреплённую информацию. Получается, что у каждого сотрудника есть полная информация для принятия решения, а кроме того, в любой момент он может увидеть все дополнительные комментарии коллег. Не нужно прикладывать никаких усилий на сбор дополнительной информации — всё сразу видно и понятно.

• Корректность

Процесс согласования заявки на оплату стал упорядоченным, и заявка может двигаться только в строгом соответствии с регламентом компании. Ни один из этапов нельзя пропустить — пользователь может только перенести карточку на следующий этап, но не перепрыгнуть через один или два, и заявка всегда проходит через тех сотрудников, чьё согласование необходимо для её оплаты.

Процесс полностью автоматизирован, и карточка автоматически меняет статус в зависимости от решения того или иного согласующего, не требуя его ручного вмешательства.

В результате до бухгалтера доходят только актуальные заявки, и полностью исключены ситуации, когда на оплату уходит заявка, которую не планировали оплачивать и запустили по ошибке.

• Удобство 

Клиент отметил, что процесс согласования заявки стал удобным для сотрудников: весь он полностью ведётся в Битрикс24, больше нет необходимости дозваниваться до нужного сотрудника или ходить по кабинетам. Заниматься заявками можно в любое удобное для себя время.

В результате все сотрудники успешно работают в воронке, а бизнес-процесс полностью соответствует регламенту, исключены потери и простои в работе из-за не вовремя оплаченного счета  — именно этого и хотел наш клиент!

Заключение

В этом кейсе мы продемонстрировали, как настроенная работа в Битрикс24 может сделать удобным и корректным бизнес-процесс согласования заявки — так же, как и любой другой внутренний процесс. Обратитесь к нам — и мы с радостью поможем вам и вашим сотрудникам сэкономить время на административной работе, упростить и ускорить внутренние процессы и снизить количество ошибок.