Процесс согласования актов в Битрикс24

Ситуация

В этом кейсе продолжаем рассказывать, как настроили Битрикс24 для нашего клиента — компании MOLODAY. После того как мы автоматизировали работу с договорами и счетами, клиент попросил нас выстроить аналогичный процесс согласования актов.

Необходимо было решить несколько задач.

1. Ускорить согласование. Вся работа велась в мессенджерах или по почте, там же хранились комментарии сотрудников. Процесс был хаотичным и неудобным: например, чтобы узнать, почему акт не был согласован, ответственный сотрудник тратил время на телефонные звонки или сообщения коллегам.
2. Обеспечить актуальность информации, чтобы каждый участник процесса в любой момент понимал, на каком этапе сейчас согласование.
3. Сделать работу удобной для всех участников, кто бы ни был инициатором процесса — ответственный сотрудник или делопроизводитель, которому прислали оригинал акта.
4. Связать воронки согласования актов, договоров и счетов. В ходе согласования сотрудникам нередко приходится уточнять детали договора или проверять соответствие счетов и актов, и нужно было настроить возможность привязывать друг к другу элементы из разных воронок.

Решение

Для начала мы подробно обсудили с клиентом, как должен выглядеть процесс и с какими проблемами обычно сталкиваются сотрудники. После этого мы спроектировали и настроили воронку смарт-процесса — перейти в неё можно прямо из главного меню:

Процесс состоит из пяти этапов: создание карточки акта, назначение ответственного сотрудника, согласование руководителем и исполнительным директором и, наконец, подписание акта.

Этап «Создание карточки»

Создать карточку акта может или делопроизводитель, который получил оригинал акта, или сотрудник компании, который работает с контрагентом. Соответственно, мы настроили два разных сценария создания карточки.

Вариант А. Инициатор — делопроизводитель

Делопроизводитель создаёт новую карточку и заполняет обязательные поля:

1. Отдел — в зависимости от того, какой отдел будет указан, на следующем шаге будет назначен тот или иной ответственный руководитель
2. Акт — сюда загружается скан акта
3. Оригиналы получены — в этом поле ставится галочка

Руководитель отдела получает задачу назначить ответственного за акт сотрудника. Для этого он вручную меняет в карточке делопроизводителя на нужного сотрудника:

После этого карточка переходит на этап «Назначен ответственный сотрудник».

Вариант Б. Инициатор — сотрудник компании

В этом варианте сотрудник самостоятельно создаёт карточку и также заполняет обязательные поля (в поле «Оригиналы получены» в этом случае указывает «Нет»), прикладывая файл с актом, и сохраняет карточку, которая сразу переходит на следующий этап.

Этап «Назначен ответственный сотрудник»

На этом этапе назначенный сотрудник получает задачу взять акт в работу и заполняет оставшиеся поля:

• Компания/клиент — можно выбрать название из выпадающего списка или добавить новое
• Договор — это поле привязано к воронке согласования договоров
• Дата и номер акта
• Сумма акта
• Обоснование выполненных работ

В блок «Договор» автоматически подтягиваются поля из карточки привязанного договора — условия действия и оплаты, описание, срок действия. Здесь же есть и ссылка, по которой можно перейти в другую воронку в карточку соответствующего договора.

После этого карточка переходит руководителю на согласование, и на всех последующих этапах процесс идёт одинаково — различий между тем, кто именно инициировал согласование акта, уже нет.

Этап «Согласование руководителем отдела»

На этом этапе руководитель отдела, указанного в карточке, получает задачу согласовать акт или отправить его на доработку с комментарием. В задании он видит всю необходимую для принятия решения информацию

Если акт требует доработки, то ответственный сотрудник получает задачу скорректировать его — например, изменить дату, пишет ответный комментарий и сохраняет карточку. Руководитель получает задание повторно согласовать документ, и после этого акт переходит на следующий этап — исполнительному директору.

В случае необходимости сотрудник может не редактировать акт, а аннулировать его — в этом случае работа в воронке завершается, а карточка закрывается как неуспешная. 

Этап «Согласование исполнительным директором»

Исполнительный директор получает аналогичную задачу — согласовать или вернуть документ на доработку. Руководитель может отредактировать акт самостоятельно или делегировать подчинённому. После этого в карточку добавляется ответный комментарий, а задача направляется исполнительному директору на повторное согласование.

Этап «Подписание документа»

Если для документа достаточно электронной подписи, то на этом этапе делопроизводитель должен получить её и заполнить поле «Дата подписания с нашей стороны». После этого карточка автоматически закрывается как успешная. Если договорённость с контрагентом предполагает обмен оригиналами и оригинал акта уже получен, задача аналогичная — подтвердить подписание и указать дату.

А если требуется обмен оригиналами, но самого оригинала ещё нет, то делопроизводителю необходимо отследить получение акта, подписать его у руководителя, после чего загрузить в систему скан и указать дату подписания акта. После этого карточка закрывается как успешная.