Организация работы нескольких компаний на одном портале Битрикс 24

Ситуация

В современном бизнесе часто встречается ситуация, когда группа компаний включает несколько юридических лиц, имеющих общих сотрудников и пересекающиеся бизнес-процессы. Например, главный бухгалтер одновременно работает в нескольких компаниях группы, участвует в согласованиях документов, ведет коммуникацию с сотрудниками разных организаций.

Например: 

Есть группа компаний, включающая ООО «Васильки» и ООО «Ромашки». Их процессы тесно пересекаются, например, в единой бухгалтерии. В итоге бухгалтеру придётся находится одновременно в двух системах и обслуживать две компании. Это неудобно, так как приходится отслеживать задачи в двух проектах по отдельности. Увеличивается и время ответа, и риск ошибок. Решение есть — объединить работу двух ООО в единую систему.  При этом отчетность собственнику часто нужно предоставлять общую по всем компаниям.

Решение

На что обратить внимание чтобы принять правильное решение.

Структура компании

Первый момент — организация структуры компаний в системе. Битрикс24 предполагает создание иерархической структуры подразделений, которая напрямую влияет на настройку прав доступа и автоматизацию процессов. При работе нескольких компаний на одном портале важно правильно выстроить эту структуру, чтобы каждая компания была представлена отдельным подразделением с собственными отделами. Почему это важно:

1. У каждого сотрудника есть конкретный руководитель, который контролирует и проверяет его задачи. 
2. Бухгалтерия может легко отслеживать финансы по каждой организации отдельно. 
3. Руководство холдинга получает четкие отчеты по каждой компании. 
4. Документы и файлы хранятся в порядке по разным организациям, не перемешиваются и не путаются. 
5. Легче настраивать права доступа для разных сотрудников. 
6. Четко видно, кто за что отвечает в компании. 
7. Понятная система согласования документов и задач. 

Во втором варианте структуру компании полностью перемешаны между собой. Сложнее отслеживать показатели по каждой организации, а также нет руководителей среднего звена и иерархии — непонятно кто кому подчиняется, а как проходит согласование задач. 

Воронка лидов

Следующий момент — работа с лидами. В Б24 может быть только одна воронка лидов, а вот воронок сделок может быть несколько.

То есть при работе нескольких компаний на одном портале, воронка лидов становится общей. При этом видимость лидов можно разграничить правами доступа. Если же бизнес-процессы компаний сильно различаются и настроить общую воронку не получится — придется отказаться от неё, работая с лидами в сделка. Особенность модуля сделок заключается в том, что она базируется на конкретном целевом запросе и имеет более простую структуру. Предполагается, что клиент уже хочет заключить договор. А взаимодействие до его заключения может быть не настолько удобным. 

Воронка продаж

В Битрикс24 количество доступных воронок зависит от выбранного тарифа. Базовый тариф предоставляет только одну воронку, а «Энтерпрайз» позволяет создавать неограниченное количество воронок.

При отсутствии ограничений по тарифу вы можете создать отдельные воронки для каждой компании. Система позволяет настроить права доступа таким образом, чтобы сотрудники видели только сделки своей компании

Контакты компании

Существует два основных подхода к организации базы контактов:

• Единая база для всех компаний

Подходит, когда менеджеры разных компаний работают с одними клиентами. 

Преимущества: полная информация о клиенте доступна всем сотрудникам. 

Недостатки: все комментарии и данные видны всем участникам, отсюда проблемы с конфиденциальностью. 

• Раздельные базы для каждой компании

Оптимально, когда компании работают с разными клиентами. Можно настроить права доступа так, чтобы менеджеры видели только своих клиентов.

Интеграция с 1С

Если вы планируете интеграцию с 1С и у каждой компании своя база, то появляется вопрос — можно ли сделать интеграцию одного Б24 с разными базами 1С? 

Ответ — да, можно.

Но нужно учитывать номенклатуру: она общая для разных компаний или разная. В зависимости от этого, нужно будет сделать доработку модуля интеграции, а это дополнительные затраты.

В чем разница? 

1. Номенклатура разная —можно разделить номенклатуру разных компаний по группам, менеджер выбирает номенклатуру своей группы. 
2. Номенклатура общая — более сложный вариант, когда требуется склеить номенклатуру из разных баз в 1С. В работе менеджер выбирает номенклатуру из общей группы. 

Аналитика

Битрикс24 позволяет формировать разнообразные отчеты по продажам, оценивать эффективность сотрудников и контролировать выполнение задач.

При работе на общем портале руководитель получает удобный доступ к консолидированной статистике по всем компаниям. Это значительно упрощает процесс анализа данных и принятия управленческих решений. В случае использования отдельных порталов придется тратить время на переключение между ними для сбора полной картины. 

Впрочем, эту проблему можно решить, подключив внешний аналитический сервис, который будет собирать и обрабатывать информацию со всех порталов в едином интерфейсе. Но в таком случае будьте готовы к дополнительным расходам.

Выбор тарифа

В Битрикс24 есть разные тарифы с лимитом по количеству пользователей. Соответственно, если на портале работают сотрудники из нескольких компаний, то это количество будет больше, а стоимость системы — выше.

Например: 

ООО «Васильки» — 50 сотрудников

ООО «Ромашки» — 40 сотрудников

Куплена лицензия Б24 тариф «Профессиональный», где лимит — 100 пользователей (стоимость лицензии 13 990 руб/мес*)

Компания ООО «Ромашки» нанимает в штат еще 20 сотрудников. Теперь на портале не 90, а 110 пользователей. Тариф уже не подходит и нужно переходить на тариф выше — на «Энтерпрайз», где лимит 250 пользователей (стоимость лицензии 33 990 руб/мес*)

*стоимость тарифа указана на момент публикации

Насколько выгодно объединять компании в таком случае? Хороший вопрос. Попробуйте рассчитать стоимость Битрикс24 по отдельности или для совместной работы с учетом количества сотрудников в ваших компаниях. Иногда экономически выгоднее оплатить две отдельные системы. 

Результат

Правильно организованная работа нескольких компаний на одном портале Битрикс24 приносит ряд преимуществ:

1. Экономия на стоимости лицензии при соблюдении лимита пользователей. 
2. Удобная коммуникация между сотрудниками разных компаний:
   1. общие чаты;
   2. совместные задачи;
   3. единое рабочее пространство. 
3. Централизованная аналитика по всем компаниям без использования дополнительных сервисов. 
4. Единая база клиентов позволяет видеть полную историю взаимодействий между компаниями и клиентами. 

Но есть и минусы:

1. Риск превышения лимитов по количеству пользователей или воронок продаж. В этом случае требуется переход на более дорогой тариф. 
2. Сложности в настройке:
   1. более трудоемкая проработка прав доступа;
   2. сложная настройка организационной структуры;
   3. необходимость доработки интеграции между Битрикс24 и 1С.
3. Ограничения в работе;
4. 1. 1. невозможность использования воронки лидов при различающихся бизнес-процессах;
      2. сложности в разграничении доступа к клиентской базе, если требуется конфиденциальность между компаниями. 

Работа нескольких компаний на одном портале Битрикс24 может быть эффективной при правильной организации процессов и настройке системы. Главное — грамотное построить организационную структуру, корректно настроить права доступа и продумать интеграцию с внешними системами.

При принятии решения о формате работы учитывайте особенности бизнес-процессов компаний, потребности в общей аналитике, наличие общих сотрудников и клиентов, а также финансовые аспекты использования системы. А мы всегда рады помочь вам с грамотной реализацией выбранного решения.