Как мы помогли выстроить процесс бронирования услуг по аренде техники в Битрикс24

Ситуация

К нам обратился новый клиент — компания, которая предоставляет услуги по аренде спецтехники из собственного парка.

Процессом бронирования занимается менеджер: перед тем, как оформить заказ, он вручную проверяет, есть ли в наличии необходимые заказчику машины, и при необходимости заказывает их у поставщика, а также выставляет счёт на предоплату. А после выезда техники менеджер проверяет, сколько часов было фактически отработано — и если были переработки, выставляет клиенту дополнительный счёт на доплату.

Проблема

До внедрения Битрикс24 клиент работал в Excel: там велись все расчёты и фиксировались все сделки. Excel — привычный и относительно простой инструмент, но, несмотря на это, его использование приводило к ряду проблем в компании.

• Ведение сделок в Excel занимало много времени: все необходимые отчёты приходилось готовить вручную.
• Зачастую менеджер мог не успеть или забыть вовремя внести информацию по сделке, и тогда данные в Excel были неактуальны. Но для контроля дебиторской задолженности очень важно вовремя видеть статус оплаты и переработки по технике.
• Процесс оформления заказа техники у поставщика и учёта оплат был достаточно сложным: чтобы выставить счёт, менеджеру приходилось обращаться за помощью к бухгалтеру, и на это уходило много времени.

Для решения этих проблем нам требовалось выстроить воронки продаж клиента так, чтобы они соответствовали сложным бизнес-процессам компании. А для этого было необходимо организовать процесс бронирования техники в Битрикс24 так, чтобы менеджер:

• сразу видел все актуальные бронирования на нужную дату и мог при необходимости заказать технику у поставщика;
• выставлял счета и занимался учётом оплат самостоятельно, без помощи бухгалтера — для этого мы должны были сделать связку CRM-системы Битрикс24 и 1С.

Решение

Нам удалось реализовать все поставленные задачи в Битрикс24, где мы построили несколько воронок продаж: лиды, аренда, бронирование техники и счета. Кроме того, мы автоматизировали подготовку требуемых отчётов.

Воронка лидов

Заказчики обращаются к нашему клиенту через разные каналы: телефония, соцсети, мессенджеры. Обращения из всех подключенных источников попадают в единую воронку лидов.

Воронка аренды техники

В этой воронке есть два типа сделок:

1. Качественные лиды из прошлой воронки (то есть заказчики, готовые оформить заказ), которые попадают сюда автоматически.
2. Сделки, которые менеджер заводит вручную.

В этой воронке менеджер подбирает для клиента технику, готовит и согласовывает коммерческое предложение, бронирует технику, а после — работает со счетами.

Воронка бронирования техники

В эту воронку попадают сделки из предыдущей в тот момент, когда во время бронирования клиент согласует КП. Кроме того, при необходимости менеджер может самостоятельно создать бронирование из основной сделки:

Для процесса бронирования мы решили создать отдельную воронку, так как в рамках одной и той же сделки заказчик может арендовать сразу несколько видов техники, и для каждого могут быть свои тарифы, водители и даты предоставления машины. Кроме того, у каждого вида техники количество отработанных по факту часов может не совпадать с заказанным.

В этой воронке менеджер:

1. При оформлении заказа: проверяет, в наличии ли нужная клиенту техника. Если в собственном парке техники нет, то здесь же автоматически создаётся элемент смарт-процесса «Техника обеспечения» (подробнее о смарт-процессах Bitrix24 можно прочитать по ссылке).
2. После подбора техники и получения предоплаты: подтверждает заказ на выезд данной машины и бронирует технику. При этом возможные накладки при бронировании исключены: система не позволит менеджеру забронировать технику или водителя, если на определённую дату они уже забронированы.

Бронирование автоматически отображается в календаре Битрикс24. В нём указывается дата выезда, услуга и водитель:

3. После подтверждения заказа: передаёт водителю все детали заказа (в компании водители не работают в Битрикс24, поэтому информацию от менеджера получают через мессенджер), и техника отправляется на выезд.

4. После выезда: получает от водителя путевой лист и фиксирует количество отработанных часов. В случае, если фактические часы больше оплаченных, то в следующей воронке создаётся карточка счёта для оплаты переработки.

Воронка счёта

В этой воронке мы создали бизнес-процесс, который автоматически создаёт нужный счёт. Компания работает с двумя видами счетов:

• счета на предоплату — выставляются до предоставления техники в аренду;
• счета на постоплату — выставляются уже после, в случае если техника по факту отработала больше часов, чем клиент оплатил изначально.

Исторически сложилось так, что клиент ведёт счета разных контрагентов в разных базах 1С, и очень важно, чтобы новый счёт создавался в правильной базе. Поэтому мы создали бизнес-процесс, который автоматически создаёт счёт там, где нужно — благодаря этому менеджеры перестали тратить время на дополнительную коммуникацию с бухгалтером: теперь бухгалтер просто отмечает нужную базу в Битрикс24.

До внедрения Битрикс24 печатную форму счёта мог создать только бухгалтер. Это было неудобно, потому что рабочие графики бухгалтера и менеджера часто не совпадали. Бывали ситуации, когда менеджер собирался выставить клиенту счёт, но не мог — просто потому что рабочий день бухгалтера был уже окончен. Счёт приходилось выставлять только на следующий день, а за это время клиенты нередко успевали уйти в другую компанию, где счёт им выставляли сразу. Поэтому мы настроили процесс так, что печатная форма счёта генерируется в Битрикс24 автоматически.

Благодаря интеграции с Битрикс24 счёт создается в 1С автоматически, там же отмечается оплата, и при получении оплаты эта информация автоматически уходит в Битрикс24, после чего сделка меняет статус.

Отчёты

Для анализа эффективности работы наш клиент готовит два вида отчётов: отчёт для расчёта заработной платы водителям и отчёт по госномерам. До внедрения Битрикс24 менеджеры составляли оба отчёта в Excel. Ручной сбор необходимых данных, их проверка и актуализация занимали много времени, и поэтому мы настроили автоматическое формирование отчётности штатными методами Битрикс24.

В отчёт по заработной плате подтягиваются данные по каждому выезду водителя из карточки сделки:

• наименование техники;
• её грузоподъёмность;
• номер автомобиля;
• имя водителя;
• количество отработанных им часов;
• часовая ставка;
• общая сумма, которую заработал водитель за выезд.

Отчёт по госномерам формируется аналогично. В нём собираются следующие данные:

• название контрагента;
• тип и грузоподъёмность техники;
• госномер автомобиля;
• поставщик (если в заказе использовался автопарк поставщика);
• количество отработанных часов;
• тариф;
• общая выручка по заказам (сумма общей выручки по часам и общей выручки по километражу).

Оба отчёта позволяют выгружать и анализировать данные за любой отчётный период, а с помощью отчёта по зарплате можно дополнительно выгружать аналитику по каждому водителю, а также учитывать сумму, потраченную на оплату сторонних водителей (тех, которые не находятся в штате).