Процесс согласования договоров в Битрикс24

Ситуация

Мы уже показывали несколько кейсов, в которых оптимизировали процессы согласования различных документов. Расскажем о том, как организовали согласование договоров для одного нашего клиента.

Этот процесс ранее не был внедрён в Битрикс24, в котором работал клиент, и происходил в мессенджерах или по электронной почте.

Процесс был хаотичным: последовательность этапов часто нарушалась, а комментарии терялись в переписках. В результате ответственному сотруднику было сложно корректировать договор — особенно если руководители изучали документ одновременно, а не по очереди. А сами согласующие тратили много времени, чтобы дозапросить информацию, например, по условиям оплаты договора, которая была важна для принятия решения о согласовании.

Перед нами стояли задачи:

1. Настроить процесс внутри Битрикс24, где этапы идут последовательно, информация и комментарии согласующих фиксируются в карточке договора и доступны всем участникам.
2. Добавить обязательный этап согласования ЗРС — предварительное одобрение договора исполнительным директором.
3. Связать процессы согласования счетов и договоров. К тому моменту у клиента в Битрикс24 уже был настроен процесс согласования счетов, и важно было корректно настроить связи между ними — например, прикреплять выставленные счета к конкретному договору, чтобы легче было отслеживать и контролировать оплаты.

Решение

Мы разделили процесс согласования договоров на несколько этапов.

Этап «Создание карточки»

Чтобы запустить процесс согласования, инициатор создаёт новую карточку договора и заполняет обязательные поля: название контрагента (можно выбрать из выпадающего списка, если ранее уже заключали договор с ним), краткое описание договора, условия действия и оплаты, тип подписания (обмен оригиналами или ЭДО).

Кроме того, необходимо указать, будет ли новый документ отдельным договором или дополнительным соглашением / приложением к действующему. Во втором случае появится ещё одно обязательное поле — основной договор, к которому будет привязан документ. Заполнив поля, инициатор согласования прикрепляет ссылку на договор и переводит карточку на следующий этап.

Этап «Согласование ЗРС»

Первый согласующий — исполнительный директор. Ему ставится задача согласовать ЗРС. Для этого он изучает информацию, которую указал ответственный сотрудник, и переходит по ссылке на страницу задачи.

После этого исполнительный директор фиксирует в карточке результат согласования и добавляет комментарий. Он может выбрать один из трёх вариантов.

• Согласовать договор.
• Не согласовать — и тогда карточка закрывается как неуспешная, а работа над ней завершается.
• Вернуть на доработку — в этом случае он должен указать причину отклонения, и Битрикс24 автоматически направит инициатору задачу скорректировать договор в соответствии с комментариями исполнительного директора.

На этом и последующих этапах задачи ставятся аналогично:

Сотрудник получает задачу на согласование → Переходит по ссылке на задание и открывает карточку договора → Изучает информацию по договору и комментарии всех предыдущих согласующих → Фиксирует результат согласования и добавляет комментарий → Завершает задание → Следующий сотрудник получает новую задачу

Когда ответственный сотрудник доработал договор, исполнительный директор получает задачу повторно согласовать его, после чего карточка автоматически отправляется руководителю.

Этап «Согласование руководителем отдела»

Руководитель отдела получает задачу согласовать договор, изучает все детали и может: 

• Согласовать его — тогда карточка автоматически отправляется на согласование юристу.

• Вернуть на доработку с комментарием — в этом случае ответственный сотрудник получает задачу внести корректировки в соответствии с замечаниями руководителя и возвращает договор на повторное согласование.

Этап «Согласование юристом»

Получив новую задачу, юрист может:

• Согласовать договор — и тогда карточка переходит на следующий этап.
• Вернуть на доработку и добавить комментарий — в этом случае ответственному за договор ставится задача согласовать правки с контрагентом.

В зависимости от реакции контрагента возможны два сценария.

Сценарий 1. Правки согласованы — и тогда юристу ставится задача на повторное согласование, после чего договор автоматически переходит финансовому директору.

Сценарий 2. Контрагент не согласен с правками и предлагает свою версию договора. Если юрист согласен её принять, то карточка переходит на следующий этап. В противном случае юрист отправляет договор на доработку исполнительному директору. Если он возвращает договор, то карточка закрывается как неуспешная, так как в текущем виде его не одобрили ни исполнительный директор, ни контрагент.

Этап «Согласование финансовым директором»

На этом этапе задачу на согласование получает финансовый директор. Дополнительно он указывает статью затрат, к которой будет отнесён договор — это помогает контролировать бюджет.

Финансовый директор может:

• Согласовать договор — и карточка автоматически переходит на этап подписания.
• Вернуть на доработку — в этом случае договор корректирует руководитель отдела или ответственный сотрудник, а финансовый директор повторно согласует его.

Этап «Подписание договора»

В зависимости от того, какой тип подписания указал ответственный сотрудник на этапе создания карточки, процесс может идти по двум сценариям.

Сценарий 1. Подписание по ЭДО. Тогда сотрудники получают такие задачи:

1. Руководитель отдела документооборота — проверить, что договор поступил по ЭДО, и приложить к карточке оригинал.
2. Руководитель отдела — подтвердить, что скан документа верен.
3. Делопроизводитель — подписать документ по ЭДО и проставить дату.

Сценарий 2. Обмен оригиналами. В этом случае задачи и их порядок немного другие:

1. Ответственный сотрудник — подписать договор со стороны контрагента, приложить скан и указать дату. 
2. Делопроизводитель — проконтролировать получение оригиналов документа и приложить к карточке скан.
3. Руководитель отдела — проверить соответствие скана оригинала документа тому, который выслал контрагент.
4. Делопроизводитель — присвоить документу внутренний номер.

Когда это задание завершается, карточка закрывается как успешная.

Особенности процесса

Работа устроена так, что вся информация, которую вводят согласующие, автоматически сохраняется в Битрикс24. К карточке договора прикрепляются и другие: карточки приложений или допсоглашений, а также карточки счетов, выставленных для оплат в рамках этого договора.

Сохраняются и все загруженные файлы — каждый участник процесса может добавить оригинал документа или свои редакции.

А чтобы работа была удобнее и нагляднее, участники могут настроить отображение дополнительных полей в карточке — например, статуса согласования. Это позволит сразу видеть, например, находится ли договор на доработке или на согласовании у финансового директора.

Результат

Нам удалось выполнить все поставленные задачи, ускорить и выстроить бизнес-процесс в соответствии с пожеланиями клиента.

1. Процесс ведётся полностью в Битрикс24, он простой и понятный, и для согласования не нужно переключаться на мессенджеры или искать комментарии руководителей в почтовых архивах. Пока инициатор не внесёт в карточку всю обязательную информацию, процесс не будет запущен — это экономит время согласующих, потому что им больше не нужно ничего уточнять и дозапрашивать.

По мере того как сотрудники согласуют договор, их комментарии фиксируются в карточке, и к ним всегда легко вернуться.

1. Процесс начинается с этапа согласования ЗРС — договор не уходит в работу, пока исполнительный директор не одобрит его предварительный проект. 
2. Процессы согласования счетов и договоров связаны друг с другом — в карточке договора фиксируются все выставленные счета, благодаря чему контролировать их становится проще.