Удобно и без ошибок: как в Битрикс24 выстроить сложный процесс комплектации строительного объекта

Ситуация

Наш клиент — строительная компания, которая реализует крупные проекты. Чтобы построить объект, необходимо предварительно укомплектовывать его нужными материалами и оборудованием. Это сложный процесс: ответственный сотрудник формирует список необходимых позиций, руководители подразделений согласовывают его, и, наконец, отдел снабжения выбирает поставщика с наиболее выгодными условиями, закупает и поставляет позиции на объект.

Все внутренние бизнес-процессы в компании были выстроены за пределами CRM-системы. Учёт был организован в таблицах Excel или Google — сотрудники составляли заявки на комплектацию и отмечали в таблицах закупленные позиции, а согласовывались заявки в групповых чатах.

Проблема

Работать так было неудобно, и часто возникали проблемы и задержки.

• Таблицы приходилось вести и актуализировать вручную — это занимало много времени сотрудников и увеличивало риск ошибок при работе с заявками.
• Сообщения часто терялись в чатах, и поэтому процесс согласования затягивался. Кроме того, зачастую было непонятно, по какой причине тот или иной участник отклонил изначальную заявку, и корректировать её было трудно.
• Процесс был непрозрачным: руководитель объекта не видел, на каком этапе находится заявка и когда ожидается поставка материалов и оборудования, и ему было сложно планировать работу. В результате зафиксированные в договоре сроки завершения проекта иногда нарушались, а деньги от заказчика могли поступать нестабильно, что приводило к кассовым разрывам.
• Было сложно определиться с поставщиком: все они предлагали разные условия доставки и оплаты, итоговые сметы составлялись вручную в таблицах Excel. При этом неизбежно возникали ошибки, в результате компания могла выбрать не самого выгодного поставщика и теряла деньги.

После того, как руководство компании обсудило с нами эти проблемы, мы предложили перенести все внутренние бизнес-процессы из мессенджеров и таблиц в CRM-систему — это могло бы решить все сложности, с которыми сталкивалась компания. И нашей задачей стало полностью перевести этот процесс в Битрикс24.

Решение

Мы смоделировали бизнес-процессы компании в виде двух отдельных воронок смарт-процессов:

1. Создание заявки на комплектацию и её согласование ответственными сотрудниками.
2. Комплектация строительного объекта (подготовка поставки и сама поставка материалов и оборудования).

Процесс согласования заявки

Первая часть охватывает процессы от момента создания заявки на комплектацию объекта до её согласования проектно-техническим отделом (ПТО) и директором.

Этап 1. Новая заявка

Ответственный: руководитель проекта

Задача: создать карточку согласования заявки

Инициатор (чаще всего это руководитель проекта по строительству объекта) создаёт в Битрикс24 заявку на комплектацию и фиксирует в ней данные по объекту:

• наименование объекта (его выбирают из готового справочника);
• регион, в котором он будет реализован;
• статус договора и др.

Пользователь может добавить новые позиции товаров и материалов — для этого внутри карточки заявки на комплектации есть отдельная вкладка «Комплектация объектов». Руководитель объекта всегда видит, на каком этапе находится комплектация каждой заказанной позиции и может планировать работы на объекте.

После того как руководитель внёс в карточку все нужные позиции, он переносит её на следующий этап согласования.

Этап 2. Согласование заявки в ПТО

Ответственный: сотрудник ПТО

Задача: согласовать заявку на комплектацию

Сотрудник ПТО видит в задании всю необходимую информацию об объекте и любой позиции, которую планирует заказать руководитель объекта. В карточке он фиксирует, есть ли в наличии заключённый договор, добавляет комментарии и принимает решение о согласовании заявки.

Если заявка не согласована, то она возвращается на начальный этап. Система уведомляет об этом руководителя объекта, который дорабатывает заявку с учётом комментариев ПТО и повторно отправляет её на согласование. Согласованная заявка перемещается на следующий этап.

Этап 3. Согласование заявки директором

Ответственный: директор

Задача: согласовать заявку на комплектацию

Директор также изучает заявку и может согласовать или отклонить её. Если он отклоняет заявку, то она возвращается на первый этап, чтобы руководитель объекта скорректировал её и повторно запустил в работу. Если согласует, то включается вторая воронка — комплектация, а карточка переходит на этап поставки.

Все комментарии сотрудников сохраняются в карточке элемента — это позволяет отслеживать историю работы над заявкой. Кроме того, система отправляет автоматические уведомления о каждом новом комментарии всем участникам процесса.

Процесс комплектации объектов

Когда карточка согласования переходит на этап поставки, начинает работать вторая воронка — комплектация объектов в соответствии с утверждённой заявкой.

Этап 1. Проработка в отделе снабжения

Ответственный: сотрудник отдела снабжения

Задача: подтвердить начало выполнения задания на поставку

Эта задача ставится сотруднику отдела снабжения, который отвечает за регион реализации проекта. Чтобы начать работу, специалист изучает перечень требуемого оборудования, предварительно оценивает общую стоимость закупки и фиксирует её в поле «Бюджет».

Если бюджет по заявке превышает определённый лимит, то дополнительно ставится задание на подготовку конъюнктурного анализа. Этот анализ сотрудник формирует прямо внутри карточки комплектации, указывая для каждого поставщика его название, стоимость и сроки поставки, а также условия доставки и оплаты.

Здесь мы использовали функционал зависимых полей: например, если пользователь указывает, что доставка не включена в стоимость, то ему предлагается заполнить дополнительное поле — стоимость доставки.

Итоговая стоимость поставки с учётом всех затрат рассчитывается автоматически, и карточка конъюнктурного анализа выглядит так:

Точно так же сотрудник добавляет ещё несколько предложений от поставщиков, чтобы в дальнейшем можно было их сравнивать между собой. После этого карточка комплектации переходит на следующий этап.

Этап 2. Согласование в службе безопасности и ПТО

Ответственный: сотрудники службы безопасности и ПТО

Задача: согласовать карточку комплектации

В своих заданиях сотрудники видят детальную информацию о каждой позиции к заказу и сводную таблицу конъюнктурного анализа с предложениями от поставщиков. Они могут либо вернуть карточку на доработку (на предыдущий этап), либо согласовать и перевести на следующий.

Этап 3. Согласование с директором

Ответственный: директор

Задача: согласовать карточку комплектации

Директор также изучает комплектацию объекта, выбирает оптимальное предложение и в специальном поле фиксирует результат согласования. Если ни одно предложение его не устроило, он возвращает карточку на этап проработки в отдел снабжения. Если она согласована, то движется на следующий этап.

Этап 4. Начало физической поставки

Ответственный: сотрудник отдела снабжения

Задача: загрузить документы, подтверждающие начало производства и поставки

На этом этапе сотрудник загружает спецификации, письма от заводов, договор и указывает, от имени какого юрлица компания будет сотрудничать с этим поставщиком.

Этап 5. Получение поставки на объекте

Ответственный: руководитель объекта

Задача: загрузить необходимые документы

Руководитель загружает УПД и фото заполненного журнала учёта ТМЦ на объекте строительства по данной заявке, а также указывает количество полученных в поставке позиций.

Этап 6. Проверка документов

Ответственный: сотрудник отдела снабжения

Задача: проверить и подтвердить наличие документов

После того как поставку получают на объекте, сотрудник отдела снабжения проверяет, что все необходимые документы корректно заполнены, загружены в полном объёме и в хорошем качестве и доставлены в бухгалтерию. Если с документами есть проблемы, то сотрудник возвращает карточку на доработку. А после устранения всех замечаний переводит её на следующий этап.

Этап 7. Подтверждение в бухгалтерии

Ответственный: сотрудник бухгалтерии

Задача: проверить наличие оригиналов документов

Бухгалтер, ответственный за эту задачу, выбирается из списка автоматически — в зависимости от определённого на прошлых этапах юридического лица. Когда он всё подтверждает, процесс комплектации завершается, и карточка заявки закрывается как успешная.