Настройка Битрикс24 для юридической компании

Ситуация

Компания “Azjurist.ru”, которая работает в юридической сфере, обратилась к нам после неудачного внедрения Битрикс24.

У клиента было две основные задачи которые не удавалось решить:

Все офисы ( а их 5 по всей России ) должны работать в одном портале, но переходить на коробочную версию редакции “Энтерпрайз” им вовсе не хотелось. Предотвратить “утечку” персональных данных клиентов — работники офиса должны их увидеть только когда клиент “подходит” к их офису.

Дополнительные задачи для внедрения:

• Подключить к Битрикс24 5 сайтов;
• Сохранять запись клиента на встречу с специалистом, после конвертации лида в сделку;
• Настроить особые виды календаря для различных офисов и колл-центра;
• Создать распределение лидов между менеджерами;
• Создать новые воронки и структурировать их;
• Создать шаблоны рабочих документов в Битрикс24.

Решение

Начнем с деления на офисы в их портале. Мы создали для каждого офиса свои группы и настроить вид календарей в этих группах. Для сотрудников Колл-центра сделали видимыми все календари, каждого офиса и каждого сотрудника ,но в воронках продаж сотрудник колл-центра видит только те сделки, за которые он ответственен.

Далее мы должны создать две воронки: “Первичная встреча” и “Дожим” и настроить их.

Немаловажным таском было предотвращение “утечки” данных. Менеджеры Колл-центра ведут сделку в Лидах и в воронке “Первичная встреча”, а сотрудники офиса должны знать о клиенте лишь дату встречи и ФИО клиента для заказа пропуска. Когда лид попадает на этап КОНСУЛЬТАЦИЯ, то создаётся сделка и контакт в воронке ОБЩЕЕ и когда созданную сделку забирает работник офиса, тем самым подтверждая, что клиент пришёл в офис, то лид закрывается. До того момента пока клиент не придет в офис, для сотрудника офиса закрыта карточка Контакта. Когда сделка переходит к работнику офиса в главной воронке, то ему открываются персональные данные клиента и он начинает полноценно работать с клиентом.

При конвертации лида в сделку, встроенными возможностями Битрикс24, нельзя переносить бронирование сотрудника для встречи, но это позволяет функционал бизнес процессов.

Чтобы повысить скорость обработки лидов и распределять их на тех кто сейчас менее загружен, мы заменили стандартное распределение лидов на бизнес процесс. Когда лид попадает в Битрикс24, то всем менеджерам приходит уведомление, о том, что нужно принять лид. Чтобы это сделать, нужно просто нажать кнопку “Взять”. В некоторых компаниях это решение приводит к неравномерной нагрузке. Тут можно добавить допустимый лимит отказов или допустимый лимит разницы в активных сделках между менеджерами, НО наш клиент сказал, что у него самые ответственные менеджеры и такого быть не может, поэтому ему не нужна такая доработка.

Последним этапом было создание шаблонов документов и подключении сайтов. Мы ввели в Битрикс24 все документы, которыми пользуется компания нашего клиента, настроили их и теперь вся информация в этих документах заполняется автоматически, избавляя работников офиса от рутинной работы и дает возможность сосредоточиться на работе с клиентом.