Внедрение Битрикс24 в праздничное агентство

Ситуация

Основная деятельность клиента: организация праздничных мероприятий в городе Горно-Алтайск. Агентство “Феерия” работает в нескольких смежных направлениях:

• Организация и проведение мероприятий;
• Оформление площадок для мероприятий;
• Продажа сопутствующих товаров в оффлайн магазине.

Основные задачи при внедрении Битрикс24 (Bitrix24):

• Формирование и автоматизация воронок продаж, с учетом бизнес-процессов агентства;
• Контролировать процесс оплат после проведения мероприятия;
• Автоматизировать коммуникацию с клиентами: подключить Instagram, Whats App и сайт на платформе MODX Evolution.
• Систематизировать продажи в магазине и при заказе мероприятия;
• Настроить бронирование сотрудников на мероприятия.

Решение

Воронки Продаж

Мы изучили бизнес-процессы компании, сформировали и настроили 3 воронки продаж:

Было принято решение использовать классический вариант CRM с лидами. Новое обращение клиента (сообщение в Whats App, Instagram или заказ на сайте) попадает в Лиды. В воронке лидов происходит определение качества лида и конвертация в сделку в соответствующей Воронке продаж.

Каждая воронка отвечает за соответствующее направление компании.

Магазин

В этой воронке сотрудниками магазина обрабатываются заказы из онлайн-источников на приобретение товаров для праздника: выявляются потребности покупателя, подготавливается товар, если его нет в наличии — делается заказ, производится предоплата и организовывается получение заказа клиентом (самовывоз из магазина или доставка).

Мероприятие

В воронке Мероприятие ведется работа по продаже услуг организации праздничных мероприятий. Здесь менеджеры проводят квалификацию клиента и выявляют потребности, ведут подготовку к мероприятию и принимают оплату. Если для мероприятия клиента требуется покупка товаров для праздника, сделка копируется в воронку Магазин, где сотрудники магазина занимаются оформлением заказа, а менеджер мероприятия контролирует эту сделку. Если 100% оплаты получено, сделка закрывается, как успешная.

Оформление

Так как помимо продажи товаров и организации мероприятий, компания занимается оформлением площадок для проведения праздников, мы сформировали отдельную воронку для этого направления.

Здесь менеджеры формируют и согласовывают предложение для клиента, принимают оплату, при необходимости, делают заказ у дизайнера, назначаются сотрудники на монтаж и демонтаж оформления. Если 100% оплаты получено, сделка закрывается, как успешная.

Соцсети и мессенджеры

Настроены интеграции Instagram и Whats App. Во всех воронках настроены автоматические уведомления клиента о заказанных услугах и оплатах. В воронке Мероприятие, если сделка закрыта как успешная, клиенту автоматически отправляется сообщение с запросом отзыва

Помимо автоматической отправки сообщений, менеджеры могут вести диалоги с клиентом в Битрикс24, без перехода в Instagram и Whats App. Вся история переписки сохраняется в карточке сделки.

Бронирование сотрудников на мероприятие

Так как для проведения мероприятий требуется бронирование сотрудников на определенную дату, в карточке сделки мы создали поле, где менеджер может указать дату и время проведения мероприятия, тип мероприятия (например, день рождения) и выбрать участвующих в нем сотрудников. При создании бронирования, менеджер видит, свободны ли выбранные сотрудники в это время. После создания бронирования, оно отражается в календаре компании. Из календаря можно перейти в карточку сделки в один клик.

Автоматизация

На всех этапах каждой воронки сотрудникам автоматически ставятся задачи, это позволяет вовремя реагировать на движение сделки по воронке и не “забывать” о клиентах.

Настроена автоматическая смена статусов, которая работает при определенных условиях. Например, за 1 день до даты мероприятия сделка автоматически переносится в этап “Подготовка к мероприятию”, где менеджеру ставятся задачи по подготовке, а клиенту автоматически уходят уведомления.

Во всех воронках, если сделка находится на этапе продолжительное время, об этом уведомляется руководитель для принятия соответствующих мер.