Как мы автоматизировали процесс найма новых сотрудников в Битрикс24

Ситуация

К нам обратился клиент — компания, которая занимается дистрибьюцией алкогольных и безалкогольных напитков.

Компании регулярно требуются новые сотрудники — в месяц открывается в среднем 15–20 новых вакансий, но этот процесс не был структурирован. Руководители отделов передавали заявки на сотрудников в отдел персонала устно или по электронной почте, и весь бизнес-процесс — от поиска сотрудника до собеседования и испытательного срока — вёлся полностью вне CRM-системы. В результате:

• Процесс был хаотичным: руководители не понимали, какой статус найма — подобраны ли уже подходящие кандидаты, сколько из них успешно прошли собеседование и когда финальный кандидат будет готов приступить к работе.
• На найм персонала уходило много рабочего времени HR-специалистов — нужно было организовывать встречи с руководителями, вручную составлять заявки на организацию рабочего места и не забывать напоминать о собеседованиях.
• Не было единой базы кандидатов: если по каким-либо причинам отдел персонала или руководитель решал вернуться к резервному кандидату, было сложно найти его контакты и вспомнить, когда и по какой причине он был переведён в резерв.

И тогда руководство компании обратилось к нам, чтобы мы помогли автоматизировать и упорядочить процесс найма сотрудников.

Решение

Мы начали с того, что разделили процесс найма на три этапа, и для каждого из них создали отдельную воронку:

• Заявка на подбор сотрудника
• Непосредственно процесс отбора
• Трудоустройство успешного кандидата и его интеграция в работу

Воронка 1: Заявка на подбор сотрудника

Работа в этой воронке начинается, когда у руководителя отдела появляется потребность в новом сотруднике.

1. На первом этапе руководитель — инициатор процесса — создаёт в Битрикс24 карточку вакансии и указывает в ней всю информацию, которая нужна HR-специалисту для размещения вакансии на специализированной площадке:

• Название и характеристику должности
• Информацию об условиях найма и трудоустройства
• Размер оклада и иных выплат
• Требования к кандидату и т. д.

2. На следующем этапе заполненная заявка отправляется исполнительному директору. Без его одобрения не может быть открыта ни одна вакансия, поэтому этот этап мы также сделали обязательным — пропустить его в Битрикс24 нельзя.

Исполнительный директор может согласовать заявку или отклонить её. Если заявка согласована, HR-специалист получает уведомление и размещает вакансию на профессиональных площадках.

3. Когда появляется подходящий кандидат, специалист создаёт карточку кандидата, указывая его имя и контактные данные, а также прикладывая резюме. Тем самым запускается следующий бизнес-процесс — добавление кандидата.

4. Кроме того, в этой воронке реализован и процесс организации рабочего места для будущего сотрудника: IT-отделу выдаётся автоматическое задание выдать оборудование и заранее подготовить доступы.

Воронка 2: Воронка кандидата

Воронка кандидата охватывает несколько этапов от предварительного согласования его кандидатуры руководителем до начала трудоустройства.

1. После того, как специалисты HR-отдела нашли подходящего кандидата, руководитель отдела (инициатор заявки на подбор) должен согласовать его резюме.
2. Получив в Битрикс24 сообщение об одобрении руководителя, HR-специалист назначает кандидату собеседование с отделом персонала. По итогам собеседования он может либо скрыть карточку в CRM как неуспешную, если собеседование не пройдено, либо перевести её на следующий этап.
3. Далее Битрикс24 автоматически формирует письма для кандидатов с запросом дополнительной информации для службы безопасности, после чего карточка переходит на этап проверки. По итогам проверки служба безопасности может:

• Согласовать кандидатуру (и тогда карточка возвращается к HR-специалисту, который назначает собеседование с руководителем).
• Не согласовать (в этом случае руководитель, в зависимости от причин отклонения, всё-таки может допустить кандидата до этапа собеседования).

4. Если кандидат успешно проходит собеседование, HR-специалист получает уведомление и связывается с кандидатом — в этот момент создаётся новая карточка в следующей воронке — воронке трудоустройства. Если кандидат не проходит этот этап отбора или отказывается принять предложение о работе, карточка автоматически архивируется.

Иногда у клиента появлялась необходимость вернуться к кандидатам, которые не были приняты в компанию. HR-специалистам приходилось тратить много времени на поиск их контактов и резюме либо в архиве электронной почты, либо на сервисах для подбора сотрудников.

Чтобы упростить работу, мы реализовали в Битрикс24 дополнительный функционал, позволяющий работать с архивными карточками: все кандидаты с закрытыми статусами автоматически попадают в отдельную базу, и HR-специалист может посмотреть всю историю работы с каждым кандидатом и при необходимости заново назначить собеседование.

Воронка 3: Трудоустройство

Финальная воронка — трудоустройство нового сотрудника. После успешного прохождения всех этапов отбора ему автоматически уходит письмо с запросом документов, необходимых отделу персонала для его оформления на работу. Когда HR-специалист получает документы, он переводит карточку сотрудника на следующий этап — непосредственно оформление.

В этот момент сотрудники IT-отдела через Битрикс24 автоматически получают задание предоставить новому сотруднику все необходимые доступы, подготовить необходимое для работы оборудование и рабочее место.

Как только всё готово со стороны IT- и HR-служб, сотрудник может приступить к работе на испытательном сроке. В день его завершения руководитель отдела получает напоминание о необходимости подвести его итоги. Если сотрудник отлично проявил себя, то руководитель может и не дожидаться этой даты и завершить испытательный срок раньше положенного — в этом случае ему нужно самостоятельно запустить этот процесс в CRM.

После завершения испытательного срока карточка сотрудника автоматически переходит на следующий этап — HR-специалист организует встречу сотрудника и руководителя для подведения итогов и получения обратной связи. После этой встречи карточка закрывается как успешная.