КАК АВТОМАТИЗИРОВАТЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ И УВЕЛИЧИТЬ ПРИБЫЛЬ

Сокращение рутинных задач дает бизнесу мощный толчок в развитии, способствует росту прибыли за счет повышения эффективности сотрудников. Человеческий фактор сокращается, и ситуации с неверно выставленным счетом или не вовремя отправленным товаром клиенту практически не возникают. Это возможно благодаря автоматизации бизнес-процессов. В статье расскажем, как это осуществить.

Нет времени сейчас читать? Отправим ссылку на статью в мессенджер, чтобы не потерять

Автоматизация бизнес-процессов предприятия — это перенос шаблонных задач в специальные сервисы, что позволяет:

1. Сократить издержки компании. При налаженных бизнес-процессах участие сотрудников нужно только в нестандартных ситуациях. С таким подходом расходы на персонал сокращаются.
2. Увеличить доходы компании. С помощью автоматизации можно обрабатывать в разы больше заявок с сайтов, соцсетей и других каналов, откуда приходят клиенты с помощью настроенных чат-ботов.
3. Экономить время менеджеров, чтобы они решали действительно важные вопросы, а не тратили время на рутину. Представьте, что нужно сообщить о новой акции всем вашим клиентам. Сколько времени на это потратит отдел продаж, если будет обзванивать вручную? Робот сделает это за час. Упорядочить и ускорить бизнес-процессы — ключевая задача автоматизации. .
4. Сократить количество ошибок и неточностей в процессах, что значит сократить возможные издержки. Простой пример: в оформлении накладных в службе доставки интернет-магазина сотрудник может совершить мелкую ошибку, из-за которой пострадает клиент. Этого можно избежать благодаря сервисам, которые не ошибаются. Проблема с упущенными лидами, забытыми задачами, безнаказанной прокрастинацией и слитыми данными тоже решается благодаря автоматизации основных бизнес-процессов.
5. Экономия времени руководителя. Все задачи будут выставлены в программе, руководителю не придется каждому объяснять, что нужно сделать. Работа всей компании будет в одной системе, и если сотруднику нужна какая-либо информация, он не будет никого отвлекать, а запросит доступ или сделает выгрузку данных самостоятельно.

Звучит все очень здорово, но автоматизация — это не волшебная таблетка. Для того, чтобы это работало, важно грамотно описать бизнес-процессы. Без этого пункта сама по себе автоматизация ничего не даст. Например, можно автоматизировать процессы, которые и так не занимали много времени. Или настройка займет больше времени, чем выполнение задач вручную. Вы рискуете потратить бюджет впустую и только усугубить проблемы.

Описание бизнес-процесса — это пошаговое описание действий при выполнении задач. Включая ответственность, порядок принятия решений и взаимодействия с другими сотрудниками. Иначе источником регламента становится человек и компания сильно зависит от ключевых сотрудников. Например, у вас есть топовый менеджер, на котором держится весь отдел продаж. У него своя стратегия работы и он приносит большее количество прибыли по сравнению с другими менеджерами. Если этот сотрудник уйдет, то остальные менеджеры не смогут поддерживать работу на том же уровне.

Также прописанные бизнес-процессы сильно облегчают ввод новых сотрудников в работу.

Скачать бесплатно руководство
"5 шагов для роста продаж"

Имя

Телефон

Скачать

Прописанные бизнес-процессы позволяют увидеть все, что происходит в бизнесе сверху. Это картинка, которая наглядно демонстрирует все операции и выдает на поверхность все недоработки, которые мешают развитию. У нас большой опыт в описании процессов для разных по типу деятельности и масштабов компаний. И у каждого клиента мы находили множество ошибок и узких мест, которые шокировали владельцев бизнеса. Очень сложно самостоятельно заметить все недочеты в работе, когда в компании много отделов, взаимодействующих друг с другом. На схеме сразу видно узкие места и повторяющиеся процессы, которые рентабельнее автоматизировать, чем выполнять руками.

Еще описание бизнес-процессов решает проблему, когда на один и тот же процесс разные участники смотрят по-разному. Это является причиной сбоев в его выполнении. Регламент процессов обязует всей действовать по одному алгоритму.

Итоговый вариант описанных бизнес-процессов может выглядеть по-разному, в зависимости от масштаба компании и задач:

1. Карта или схема, которая иллюстрирует все процессы и фиксирует действия исполнителей;
   

   Рис. 1 Схема бизнес-процесса на примере онлайн-магазина *картинка взята из интернета

2. Таблица — в столбцах описываются параметры, которые важно учитывать в бизнес-процессах.
   

   Рис. 2 Таблица бизнес-процесса *картинка взята из интернета.

3. Документы “as is” и “to be”. В AS IS документе описывается, как выглядит ситуация в компании сейчас. Далее — переход к модели TO BE, что является залогом автоматизации «правильных», усовершенствованных процессов.
4. Регламент или инструкция — текстовый документ с пошаговым описанием необходимых действий исходя из сценария развития ситуации. Включает в себя определение плановых показателей на следующий период и анализ результативности предложенных изменений.

Вид описанных бизнес-процессов — не самое важное. Главное, чтобы при описании-бизнес процессов вы получили ответы на следующие вопросы:

• Как протекает бизнес-процесс: где его точка А и точка Б?
• С какими процессами он связан?
• Какой порядок операций?
• Кто ответственный за каждую операцию?
• Какие документы, инструменты и базы данных используются в работе с операцией?
• Как определить, что операция выполнена успешно, по каким критериям?
• Что происходит после неуспешного выполнения?

Не менее важный пункт: выбрать подходящую систему. На рынке множество вариантов под разные нужды:

Программные продукты 1С — автоматизируют разные отделы в компании от бухгалтерии до управлением персонала.

CRM-системы — позволяют автоматизировать, оптимизировать и анализировать продажи, маркетинг, работу над проектам. У нас есть отдельные обзорные статьи на эту тему, которые можно прочитать здесь.

ERP-системы — инструмент для планирования ресурсов предприятия, который позволяет связать все информационные ресурсы в единый механизм.

Смоделировать и описать бизнес-процессы самостоятельно бывает очень сложно. За годы работы взгляд замыливается и владельцы не видят все узкие места. Если у вас есть вопросы по описанию и автоматизации бизнес-процессов, то заполните эту форму. Специалисты с большим опытом в этой сфере свяжутся с вами и ответят на все вопросы.