Задачи в Битрикс24 — возможности, примеры использования

Ключевым разделом в Bitrix24 является Задачи и Проекты.

Это мощный инструмент для ведения своего рабочего времени, ведения проектов и контроля для руководителей.

Когда мы открываем этот раздел, то видим перед собой список задач (или пустой список, если вы только начали работу). Мы можем отсортировать задачи по разным факторам, начиная с названия и датой постановки до статуса выполнения. Но это только один из видов (режимов) просмотра списка задач.

Помимо классического списка, мы можем открыть вид сроки. Перед нами откроется вид Канбан ( по аналогии с сделками), но его преимущество в том, что задачи сами разбиваются на  этапа:

• Просрочены
• На сегодня
• На этой неделе
• На следующей неделе
• Без срока
• Больше двух недель

И помимо автоматического разбиения, они также сами перемещаются по этапам.

Следующий режим имеет также как и предыдущий вид канбана, но он отличен от предыдущего тем, что мы сами настраиваем этапы и стандартных роботов Битрикса и триггеров внутри них, что вносит некую автоматизацию, с которой вы можете ознакомиться по ссылке.

Далее мы можем перейти в режим Календарь, в котором легко можно понять нагрузку по задачам на каждый день.

И последний вид — это Гант. Тут все базируется на диаграмме Ганта, что упрощает работу с задачами и сроками. Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу с сроками, которые очень легко менять (если постановщик задачи разрешил это делать).

Теперь перейдем к карточке задач. Когда мы её открываем, то в основной части мы видим название, описание задачи и комментарии для нее. Справа находятся сроки задачи, ответственный, постановщик и наблюдатели. Также мы можем просмотреть затраченное время и присвоенные теги к задаче.

Тут же мы можем перейти к той сущности (лид/сделка/контакт/компания) из которой была создана задача (если конечно она была создана из CRM).

Если в настройках задачи поставить параметр “Вести учет времени”, то мы сможем учитывать время выполнения задачи, как в популярном сервисе Toggle, но в нашем случае все интегрировано в Битриксе и на основании этого, мы можем создавать отчеты и аналитику.

Если вы являетесь руководителем, то вы сможете справа в вкладке Еще настроить права доступа к задачам для всех ваших сотрудников.

В Битриксе вы можете настроить шаблон задачи. Это означает, что мы можем заранее заготовить задачу, а после регулярно ее использовать. В настройках мы можем выставить периодичность создания и ее условие.

И последним разделом, который мы разберем будут Проекты и Группы. И эти два понятия (проекты и группы) в Битриксе ничем не отличаются, кроме одной детали. В проектах мы можем выставлять дату окончания, а в группах такого нет.

Каждая группа (проект) является по своей сути небольшим Битриксом внутри Битрикса. В группах своя живая лента, свои чаты, свои календари и даже свое дисковое пространство. Мы можем вести один проект и не путаться в миллионах чатов, задач, все в одном месте.

Группы и проекты удобны чтобы совместить какую то задачу, которую требуется разбивать на более мелкие и делегировать на различных сотрудников. Группы помогают держат все вместе и  не распыляться по всему порталу.

Если вам нужна помощь в настройке Битрикс24, вы можете оставить заявку на консультацию. Наши специалисты свяжутся с вами и помогут решить ваши вопросы.