Как настроить смарт-процессы в Битрикс24

Смарт-процессы — это современный инструмент в Битрикс24, который позволяет без программирования создавать собственные системы для управления проектами, заявками, кандидатами или любыми другими важными объектами в вашей работе.

Что это такое смарт-процесс?

Представьте, что вам нужно управлять не просто задачами, а целыми «пакетами» информации — например, маркетинговой кампанией, рекрутинговой вакансией или заявкой на обслуживание от клиента. Обычные задачи и CRM не всегда удобны для таких сложных сущностей.

Смарт-процесс — это ваш собственный цифровой конструктор. Вы создаете свой тип записей (например, «Маркетинг-кампания» или «Заявка на IT-обслуживание»), определяете для него этапы жизненного цикла (статусы), нужные поля (бюджет, дедлайн, приоритет) и правила автоматизации. Все это настраивается в визуальном редакторе.

Проще говоря: Это возможность построить внутри Битрикс24 идеально подходящую под ваши нужды мини-CRM для любого бизнес-процесса.

Зачем это нужно?

Структурировать хаос и централизовать информацию.

• Пример для службы поддержки: Каждое обращение клиента — это карточка «Заявка» с полной историей: кто обращался, какие решения уже предлагались, какие инженеры привлекались. Новый сотрудник видит всю картину с первого взгляда.

Автоматизировать рутину и исключить человеческий фактор.

• Пример для отдела закупок: Когда карточка «Заявка на закупку» переходит в статус «Согласовано», робот автоматически формирует и отправляет на почту типовой запрос коммерческих предложений (КП) трем заранее выбранным поставщикам.

Повысить управляемость и прозрачность.

• Пример для директора по производству: В Смарт-процессе «Производственный заказ» видно, на каком цехе «завис» каждый заказ, и можно проанализировать статистику по среднему времени прохождения каждого этапа, чтобы найти «узкие места».

Как это работает?

Логика Смарт-процесса строится на трех китах:

• Сущность (Смарт-список): Это ядро — ваш новый тип данных (например, «Заявка на закупку»). Вы сами определяете, какая информация будет в его карточке: текстовые поля, даты, списки, файлы.
• Стадии (Воронка): Это жизненный цикл сущности. Карточка движется по этапам, как сделка по воронке продаж (например, «Черновик» → «На согласовании» → «Одобрено» → «Закуплено»). Каждому этапу можно задать свой цвет и правила.
• Автоматизация (Роботы): Это мозг процесса. Вы настраиваете триггеры («Если произошло событие») и действия («то выполнить»). Например: Если статус заявки изменился на «Одобрено», то создать задачу бухгалтеру на оплату и отправить уведомление заявителю.

Все управление происходит в интуитивном визуальном конструкторе через перетаскивание блоков.

Как это настроить? Практический пример

Шаг 1: Создаем шаблон

• В левом меню Битрикс24 перейдите в Автоматизация.
• Выберите Смарт-процессы.
• Нажмите зеленую кнопку «Создать смарт-процесс».

Шаг 2: Настраиваем поля карточки

Теперь определим, какую информацию мы будем хранить.

• В открывшемся конструкторе перейдите во вкладку «Поля».
• Нажмите «Добавить поле». Система предлагает много типов. Для начала добавьте:
  • Название (уже есть по умолчанию)
  • Бюджет (тип поля «Сумма и число»)
  • Канал продвижения (тип «Список», значения: `Контекстная реклама`, `Социальные сети`, `Email-рассылка`)
  • Дата запуска и Дата завершения (тип «Дата/Время»)
  • Ответственный (тип «Привязка к пользователю»)

Шаг 3: Создаем воронку стадий

Стадии — это этапы жизни нашей кампании.

• Перейдите во вкладку «Стадии».
• Нажмите «Добавить стадию» и создайте воронку:
  • `Идея` (цвет серый)
  • `Бриф на дизайн` (цвет синий)
  • `Креативы на согласовании` (цвет желтый)
  • `Запущена` (цвет зеленый)
  • `Завершена` (цвет фиолетовый)
• Расположите их в нужном порядке.

Шаг 4: Добавляем робота для автоматизации

Автоматизируем самый рутинный переход: когда кампанию перевели в стадию «Креативы на согласовании», нужно поставить задачу руководителю.

• Перейдите во вкладку «Роботы».
• Нажмите «Добавить робот» и выберите шаблон «Смена стадии».
• Настройте действие: Выберите «Создать задачу».
  • В поле «Исполнитель» укажите руководителя отдела (можно выбрать конкретного или по роли).
  • В поле «Заголовок» напишите: `Согласовать креативы для кампании «[Название]»`.
  • Установите срок, например, `1 рабочий день`.
• Нажмите «Сохранить робота».

Шаг 5: Настраиваем права доступа и публикуем

• Во вкладке «Права» установите, кто может просматривать, создавать и редактировать элементы этого процесса. Например, менеджерам — полный доступ, а директору по маркетингу — еще и право менять стадии.
• Проверьте настройки и нажмите «Сохранить и начать использование» в правом верхнем углу.

В итоге

Начать лучше с одного такого небольшого процесса. Увидев результат, вы сможете по тому же принципу автоматизировать согласование отпусков в HR, обработку входящих заявок в маркетинге или контроль этапов ключевых проектов.