Первые настройки для Битрикс24

Спойлер: 80% проблем с CRM возникают из-за того, что на старте не настроили права доступа и поля. Мы исправляли это у десятков клиентов. Теперь рассказываем, как не наступать на те же грабли.

Мы работаем с Битрикс24 с 2018 года. Внедряли его в ритейле, производстве, логистике, сфере услуг. Настроили больше 150 порталов — от 5 пользователей до 500.

И каждый раз, когда мы заходим в новый проект, мы видим одни и те же ошибки. Кто-то не настроил права доступа, и менеджеры видят чужие сделки. Кто-то не создал нужные поля, и в карточках клиентов не хватает ключевой информации. Кто-то не подключил телефонию, и звонки не привязываются к сделкам.

В этой статье мы собрали всё, что нужно знать о настройке Битрикс24. Не теорию — практику, которую мы проверяли на реальных проектах.

С чего мы начинаем настройку

Когда мы берём новый проект, у нас есть чек-лист из 10 пунктов. Без них система не заработает как надо.

Вот этот список:

1. Права доступа
2. Лиды и их стадии
3. Поля в карточках
4. Почта
5. Телефония
6. Бизнес-процессы
7. Интеграция с 1С
8. Воронка продаж
9. Уведомления
10. Сквозная аналитика

По каждому пункту — своя история. Давайте по порядку.

Права доступа в Битрикс24

К нам пришла компания с 50 менеджерами. Битрикс24 уже был куплен, но никто им не пользовался. Почему? Потому что менеджеры боялись: «А вдруг я что-то сломаю? А вдруг кто-то увидит мои сделки?»

Мы зашли в раздел «Сотрудники» → «Права доступа» 

Как мы это делаем:

— создаём группы пользователей: «Руководители», «Менеджеры», «Маркетологи», «Бухгалтерия»;

— для каждой группы ограничиваем доступ к разделам;

— менеджеры видят только свои сделки и контакты;

— руководители видят все сделки отдела, но не видят финансовые отчёты;

— бухгалтерия видит счета, но не видит воронку продаж.

Что получилось: менеджеры перестали бояться, начали работать в CRM. Ошибок с доступом к чужим данным — ноль.

Лиды в Битрикс24

Лиды — это потенциальные клиенты. Если их правильно настроить, они сами превращаются в сделки.

У одного клиента лиды приходили с сайта, но никто их не обрабатывал. Потому что менеджеры не видели, на каком этапе находится каждый лид.

Мы сделали три вещи:

1. Настроили стадии лидов. Добавили: «Новый», «В обработке», «Квалифицирован», «Переведён в сделку», «Закрыт без сделки».
2. Настроили цветовую маркировку — красный для новых, зелёный для квалифицированных.
3. Настроили бизнес-процесс: если лид висит в статусе «Новый» больше 2 часов, автоматически создаётся задача для менеджера.

Результат: время обработки лида сократилось с 4 часов до 40 минут. Конверсия в сделку выросла на 15%.

Поля в Битрикс24

Поля в карточках — это то, что заполняют менеджеры. Если полей слишком много — они заполняют их кое-как или не заполняют вообще.

Мы работали с клиентом, у которого в карточке сделки было 47 полей. Менеджеры тратили по 5 минут на заполнение каждой сделки. Мы сократили до 12 полей — и время заполнения упало до 1 минуты.

Настройка полей делается так:

— заходим в «Настройки» → «Настройки CRM» → выбираем объект (лиды, сделки, контакты);

— во вкладке «Поля» добавляем нужные;

— указываем тип: текст, число, дата, список, файл.

Наше правило: добавляем только те поля, которые реально используются в отчётах или бизнес-процессах. Всё остальное — мусор.

Почта в Битрикс24

Интеграция с почтой — это простая, но критичная настройка. Без неё переписка с клиентами не привязывается к сделкам.

Как мы подключаем:

— заходим в «Настройки» → «Инструменты» → «Почта»;

— нажимаем «Подключить почтовый ящик»;

— выбираем сервис: Gmail, Яндекс, Mail.ru;

— вводим логин и пароль.

У одного клиента мы подключили 15 корпоративных ящиков. После этого все письма автоматически привязывались к сделкам. Менеджеры перестали искать переписку в разных местах — всё в одном окне.

Телефония в Битрикс24

Телефония в Битрикс24 — это не просто «позвонить из CRM». Это запись разговоров, автоматическая привязка к сделке, уведомления о пропущенных звонках.

Настройка:

— заходим в «Настройки» → «Телефония»;

— выбираем оператора или настраиваем SIP-подключение;

— настраиваем номера и распределение звонков.

Кейс: у клиента 20 менеджеров тратили по 10 минут в день на набор номеров вручную. После подключения телефонии они стали звонить в один клик из карточки сделки. Экономия — 200 минут в день, или 3,3 часа. В месяц — 70 часов.

Бизнес-процессы в Битрикс24

Бизнес-процессы — это наша любимая часть. Они делают за менеджеров то, что они не любят делать.

Пример из практики:

У клиента-дистрибьютора при поступлении нового заказа нужно было:

— создать задачу кладовщику на сборку,

— отправить SMS клиенту о принятии заказа,

— создать счёт на оплату.

Раньше это делал менеджер вручную — 5 минут на каждый заказ. 50 заказов в день — 250 минут, или 4 часа.

Мы настроили бизнес-процесс в разделе «CRM» → «Настройки CRM» → «Бизнес-процессы». Теперь всё делается автоматически. Экономия — 4 часа в день, или 80 часов в месяц.

Интеграция с 1С: самый сложный, но важный пункт

Интеграция с 1С — это боль для многих. Мы настроили её больше 100 раз.

Что мы делаем:

— проверяем, что в 1С установлены нужные модули;

— в Битрикс24 заходим в «Настройки» → «Интеграция» → «1С»;

— настраиваем адрес, порт, логин, пароль;

— выбираем, что синхронизировать: номенклатуру, клиентов, сделки, заказы.

Важный момент: если неправильно настроить соответствие полей, данные поедут. Мы всегда делаем тестовую синхронизацию на 10 документах, проверяем, и только потом запускаем в продакшн.

Воронка продаж в Битрикс24

Воронка продаж — это визуализация пути клиента. Если она настроена неправильно, менеджеры не понимают, на каком этапе они находятся.

Настройка:

— заходим в «CRM» → «Настройки CRM» → «Справочники» → «Стадии сделок»;

— создаём стадии: «Первичный контакт», «Выявление потребностей», «КП», «Переговоры», «Договор», «Оплата»;

— для каждой стадии указываем вероятность успеха.

Кейс: у клиента было 5 стадий, но менеджеры пропускали «Выявление потребностей» и сразу шли в «КП». Конверсия была 20%. Мы добавили обязательный этап «Выявление потребностей» и обучили менеджеров. Через месяц конверсия выросла до 24%.

Уведомления в Битрикс24

Уведомления — это то, что держит менеджеров в тонусе. Без них сделки зависают, клиенты уходят.

Мы настраиваем уведомления на:

— новые лиды,

— изменение статуса сделки,

— приближающиеся дедлайны,

— входящие сообщения,

— предстоящие встречи.

Настройка: «Настройки» → «Уведомления» → выбираем события и способы доставки (браузер, email, SMS).

Сквозная аналитика в Битрикс24

Сквозная аналитика — это когда ты видишь, откуда пришёл клиент и сколько он принёс денег.

Настройка:

— заходим в «CRM» → «Сквозная аналитика»;

— подключаем Google Analytics или Яндекс.Метрику;

— настраиваем отслеживание конверсий.

У одного клиента мы настроили сквозную аналитику и увидели, что 40% бюджета уходит на каналы, которые не приносят продаж. Перенаправили бюджет — и ROI вырос на 30%.

Мобильное приложение в Битрикс24

Мобильное приложение — это просто. Скачали из App Store или Google Play, вошли под своим логином — и всё.

Но есть нюанс: нужно настроить уведомления в приложении, чтобы менеджеры не пропускали важные события, даже когда они не за компьютером.

Портал и открытые линии в Битрикс24

Открытые линии — это интеграция с мессенджерами и соцсетями. Клиенты пишут в Telegram, WhatsApp, Viber, ВКонтакте — а всё приходит в один ящик в Битрикс24.

Настройка:

— заходим в «Контакт-центр» → «Открытые линии»;

— нажимаем «Подключить канал»;

— выбираем Telegram, Viber и тд и следуем инструкции.

У одного клиента мы подключили 5 каналов. Теперь все обращения в одном месте, менеджеры не переключаются между приложениями.

Отдел продаж в Битрикс24

Настройка отдела продаж — это не про технику, а про организацию.

Что мы делаем:

— создаём структуру: группы, подразделения;

— назначаем руководителей;

— настраиваем права доступа;

— создаём воронку;

— настраиваем автоматизацию.

Важно: без системы мотивации и KPI даже самая крутая CRM не работает. Мы всегда помогаем клиентам настроить отчёты по каждому менеджеру.

Интеграции в Битрикс24

Битрикс24 можно интегрировать с чем угодно. Мы чаще всего подключаем:

— платежные системы (Яндекс.Касса)

— службы доставки (СДЭК, Почта России),

— маркетинговые инструменты (MailChimp, SendPulse),

— аналитику (Google Analytics, Яндекс.Метрика).

Настройка: «Настройки» → «Интеграции» → выбираем сервис.

Отчёты в Битрикс24

Отчёты — это то, ради чего вообще заводится CRM. Без них ты не знаешь, кто продаёт, а кто нет.

Мы настраиваем отчёты:

— воронка продаж,

— динамика продаж,

— работа менеджеров,

— источники лидов,

— прогноз продаж.

Настройка: «CRM» → «Отчёты» → выбираем тип → настраиваем параметры.

Задачи и проекты в Битрикс24

Задачи и проекты — это второй по важности модуль после CRM. Мы используем его для планирования работы.

Настройка:

— создаём проекты под направления работы;

— настраиваем шаблоны задач;

— определяем роли участников.

Кейс: у клиента-агентства 30 человек работали над проектами. Без системы задачи терялись, дедлайны срывались. Мы настроили проекты, зависимости между задачами, автоматическое создание задач по расписанию. Срывов дедлайнов стало на 70% меньше.

Роботы в Битрикс24

условия.

Примеры роботов, которых мы настроили:

— при новом лиде — отправить приветственное письмо;

— при смене статуса сделки — создать задачу менеджеру;

— при долгом отсутствии активности — отправить напоминание.

Настройка: «CRM» → «Настройки CRM» → «Автоматизация» → выбираем тип → создаём робота.